ГО «АЛЬЯНС.ГЛОБАЛ» та Національний ЧСЧ-консорціум оголошують конкурс на вакансію консультанта з комунікацій технічного комітету (ТК) з підготовки XII Національної ЛГБТІ-конференції

• Техкомітет з підготовки XII Національної ЛГБТІ-конференції України (#12NC2019) формується для поточного технічного, адміністративного та організаційного забезпечення цього ключового заходу національного рівня, запланованого на 11–13 вересня 2019 р. в м. Києві. Планується, що команда ТК працюватиме в складі керівника ТК та 4–5 консультантів. Загальне керівництво роботою ТК здійснюватиме оргкомітет нацконференції, який складається з представників/представниць коспонсорів та співорганізаторів.
• Консультант здійснюватиме свої функції відповідно до докладного технічного завдання (ТЗ), наведеного нижче.
• Вимоги до кандидатури консультанта:
• переважне перебування в Києві у час очікуваного виконання своїх функцій за договором (початок червня — кінець вересня 2019 р.);
• вільне володіння українською мовою (усно та письмово);
• вік від 18 років;
• рівень володіння програмами Microsoft Word та Microsoft Excel на рівні впевненого користувача.
• Як переваги при розгляді кандидатур розглядатимуться:
• досвід роботи у сфері захисту прав і свобод людини для ЛГБТІ та/або ВІЛ-сервісу,
• статус ФОП.
• Оргкомітет конференції гарантує динамічну комунікацію під час виконання консультантом своїх обов’язків та вражаючий наочний результат спільної роботи!
• Для розгляду вашої кандидатури просимо в строк до 12 години дня 12 червня 2019 р.  надіслати за адресою [email protected] з копією на [email protected]:
• лист зацікавленості з фінансовою пропозицією за виконання всього обсягу функцій і обов’язків, передбачених ТЗ,
• резюме українською мовою з посиланням на персональний профіль у Facebook.
• Оргкомітет розгляне подані заявки та надасть заявникам відповідь про результат розгляду їхніх кандидатур у строк до 14 червня включно.
  

  ТЕХНІЧНЕ ЗАВДАННЯ

  Консультант техкомітету з комунікацій:

  Основні функції і обов’язки передбачають PR-СУПРОВІД конференції відповідно до політики PR-супроводу, розробленої оргкомітетом, — на етапах підготовки, проведення та підбиття підсумків конференції, а також виконання інших функцій з інформаційного супроводження, зовнішньої і внутрішньої комунікації, а саме:

  ЗАГАЛЬНІ ФУНКЦІЇ І ОБОВ’ЯЗКИ:

  • статус контактної особи конференції з питань взаємодії із засобами масової інформації;
  • взаємодія з PR-персоналом співорганізаторів і коспонсорів конференції для вирішення таких завдань, як, наприклад:
  • узгодження комунікаційних меседжів оргкомітету з коспонсорами,
  • збір логотипів і брендбуків (з’ясування вимог до розташування лого у візуальній матриці логотипів),
  • формування цитат із прямого мовлення представників/представниць організаторів і коспонсорів, учасників/учасниць, а також госте́й і го́стей конференції для використання в інформаційних продуктах про конференцію;
  • створення, належне візуальне і текстове оформлення і постійна актуалізація ФБ-ресурсів конференції для зацікавлених осіб, включаючи:
  • оформлення секретної ФБ-групи оргкомітету,
  • створення і ведення закритої ФБ-групи для осіб, запрошених до участі в конференції;
  • ведення публічної ФБ-сторінки конференції;
  • створення і ведення ФБ-«події» конференції, підв’язаної до ФБ-сторінки конференції, запрошення до участі в «події» всіх запрошених на конференцію осіб;
  • адміністрування персонального ФБ-акаунту техкомітету, який виступає в рамках ФБ-комунікації «буфером» між орг- і техкомітетами конференції, з одного боку, і учасниками/учасницями, з іншого («буферний» акаунт використовується, наприклад, для додавання учасників/учасниць у френди з метою включення їх до ФБ-групи для учасників/учасниць);
  • оформлення ґуґл-акаунта конференції (лого, ім’я користувача тощо);
  • ведення електронної поштової скриньки орг- і техкомітетів конференції, включаючи:
  • інформування про надходження нових повідомлень тих осіб, яких вони стосуються,
  • нагляд за своєчасністю відповідей на вхідні повідомлення відповідно до норм ділової етики,
  • нагляд за тим, щоби члени оргкомітету і персонал техкомітету не відповідали на повідомлення зі своїх персональних електронних адрес,
  • листування від імені техкомітету в рамках своєї компетенції з електронної адреси оргкомітету і техкомітету конференції;

  У РАМКАХ ПІДГОТОВКИ КОНФЕРЕНЦІЇ

  • підготовка офіційного анонсу конференції для потенційних учасників, його узгодження з оргкомітетом і поширення по інформаційних каналах, запропонованих членами оргкомітету;
  • підготовка офіційного прес-анонсу конференції, а за необхідності — прес-анонсів окремих заходів конференції за погодженням відповідно з оргкомітетом у цілому і організаторами відповідних заходів, поширення (публікація) таких анонсів, взаємодія зі ЗМІ, які відгукнулися на прес-анонси;

  підготовка для учасників/учасниць конференції комунікаційного міні-гайду — на випадок, якщо до учасників/учасниць звертатимуться за коментарями журналісти/журналістки, — і доведення його до відома учасників/учасниць;

  • проактивний збір логотипів співорганізаторів і коспонсорів з урахуванням технічних вимог (електронний формат, параметри розділової здатності) і передання їх дизайнерові для роботи;
  • проактивний збір інформаційних матеріалів від співорганізаторів і коспонсорів і підготовка інших матеріалів для конференц-брошури (якщо вона готуватиметься за рішенням оргкомітету);
  • розроблення номенклатурного і кількісного переліку брендованої продукції, до якого може бути включено:
  • екосумки/рюкзачки,
  • блокноти,
  • ручки,
  • стрічки бейджиків,
  • бейджики,
  • джоки,
  • сувеніри (чашки, плат, настільний прапорець і ін.);
  • узгодження складу брендованої продукції з оргкомітетом шляхом опитування та урахування думок членів Оргкомітету і з урахуванням фінансових рамок кошторису конференції;

   

  ПІД ЧАС КОНФЕРЕНЦІЇ

  • координація роботи фотографа;
  • нагляд за дотриманням учасниками/учасницями умов інформаційного висвітлення конференції (використання/невикористання хештеґа, геолокаційних відміток тощо);
  • поточна взаємодія із засобами масової інформації на самій конференції (по ходу конференції), включаючи:
  • акредитацію (рішення про допуск масмедіа на локацію),
  • контроль за реєстрацією масмедіа,
  • організацію ситуативних інтерв’ю ключових осіб конференції,
  • рекомендації для масмедіа щодо мікролокацій для інтерв’ю,
  • оперативний відбір фотографій для розміщення у відкритому доступі під час конференції;

  ЗА ПІДСУМКАМИ КОНФЕРЕНЦІЇ

  • проактивний збір і зведення в один документ всіх пропозицій до підсумкового документа конференції, забезпечення однаковості формулювань, проактивне узгодження підсумкового документа з оргкомітетом, його фіналізація, публікування і розсилання на адресу зацікавлених сторін;
  • інформування всіх зацікавлених сторін про підсумковий фотоматеріал і політику його використання;
  • нагляд за повним виконанням фотографом свого ТЗ (оброблення фото, сортування по електронним папкам, надання техкомітетові всього масиву фотоматеріалу в електронному вигляді);
  • підготовка фотозвіту — відбір із масиву фотоматеріалу 15-20 найбільш характерних (вдалих) фото, які можуть бути використані для ілюстрації публікацій про конференцію та складання офіційних звітів для коспонсорів/співорганізаторів;
  • підготовка пострелізу — оперативного інформаційного повідомлення про підсумки конференції, з обов’язковими цитатами організаторів та учасників/учасниць і ілюстративом, — і його публікація до відома зацікавлених сторін не пізніше другого робочого дня після заключного дня конференції;
  • впорядкування інформації про публікації зі згадкою про НК, включаючи значимі публікації в соціальних мережах (шляхом моніторингу інформаційних ресурсів коспонсорів та пошуку через пошукові сервіси);
  • підготовка шаблону листа-подяки коспонсорам/співорганізаторам за підсумками конференції, узгодження шаблону з оргкомітетом, підготовка за затвердженим шаблоном і розсилання адресних удячних повідомлень за підписом координатора оргкомітету через ґуґл-акаунт оргкомітету (за погодженням із координатором оргкомітету така розсилка може здійснюватися ним/нею особисто);
  • формування та впорядкування фінального електронного архіву документів і матеріалів конференції та його завантаження на ґуґл-диск через ґуґл-акаунт оргкомітету;
  • підготовка звіту про власну виконану роботу як підстави для отримання оплати за контрактом.

  Консультант техкомітету з комунікацій є ХОЛДЕРОМ таких документів:

  • офіційний анонс конференції,
  • анонси окремих конференційних заходів,
  • логотипи та брендбуки коспонсорів та співорганізаторів,
  • перелік брендованої продукції,
  • комунікаційний міні-гайд для учасників та учасниць (на випадок спілкування зі ЗМІ);
  • фотобанк (після отримання від фотографа) та фотозвіт,
  • підсумковий документ конференції,
  • шаблон листа-подяки коспонсорам/співорганізаторам за підсумками конференції.