Компенсація витрат волонтерам і угоди з ФОП. Нюанси складання договорів ГО з контрагентами

У Києві проходить тиждень European Pro Bono Week 2020, протягом якого кращі юристи країни безкоштовно консультують представників громадських об’єднань. Темою четвертої онлайн зустрічі стали “Договори громадської організації”.

Зоя Красюк

Під час вебінару партнерка юридичної фірми Spensers розповіла на що в першу чергу варто звертати увагу при укладанні договорів, як правильно компенсувати витрати волонтерам та оформлювати співпрацю з ФОП, аби уникнути ризиків.

Ось витримка з її лекції:

НАДІЙНІСТЬ КОНТРАГЕНТА

Перед складанням договору завжди необхідно перевіряти надійність контрагента (особи або установи, що бере на себе відомі зобов’язання за угодою). Якщо він є офшорною компанією, то як наслідок контролюючі органи можуть застосувати проти вас серйозні штрафні санкції. Також важливо, щоб ви і ваш контрагент могли виконати всі взяті на себе зобов’язання і мали для цього необхідні ресурси. Крім цього, вид вашої діяльності повинен відповідати тим послугам та роботам, які ви надаєте чи виконуєте. Тобто, якщо фірма займається, наприклад, виробництвом маркетингової продукції, то замовляти у неї перевезення вантажів не варто.

Потім варто викласти на папері свої побажання і погодити їх з контрагентом. Договір є укладеним, якщо сторони досягли згоди з усіх істотних умов.

ВИКОРИСТАННЯ ШАБЛОНІВ

Експертка вкрай не рекомендує використовувати будь-які шаблони договорів, наприклад, які взяті з інтернету. Інакше можна опинитися в рамках чужої угоди, яка завадить реалізувати в повному обсязі задумане. Кожен договір – індивідуальний. Головне, щоб сторони домовилися, а документальне оформлення їх домовленості – справа техніки. На папері можна прописати все, що завгодно, головне, щоб це не суперечило чинному законодавству. 

ПОПЕРЕДНІЙ ДОГОВІР

Якщо не всі умови погоджені, але певні домовленості вже необхідно зафіксувати, спікерка пропонує укласти попередній договір або договір про наміри. 

Виконання зобов’язання може забезпечуватися неустойкою, порукою, гарантією, заставою, притриманням, задатком, правом довірчої власності.

Потрібно чітко розмежовувати аванс і завдаток. В останньому випадку, якщо прописані зобов’язання не виконані, виплачується подвійна сума.

ПРАВО ПІДПИСУ

Важливо переконатися, що особа, яка підписує документ, має на це право. Вам повинні надати статут компанії, який описує повноваження підписанта або виписку, в якій зазначено, що він є діючим керівником підприємства. Якщо вартість угоди перевищує 50 відсотків від вартості чистих активів організації за останній звітний період, то підписувати таку угоду керівник має право лише за угодою з органом управління (якщо це не передбачено статутом).

ВИЗНАЧЕННЯ ПОНЯТЬ

Обов’язково варто прописати визначення, що таке “сторони”, “домовленість”, “об’єкт інтелектуальної власності”, “передача”, “продукт” та інші використовувані в договорі поняття.

ЦІНА

У договорі важливо прописувати ціни. Будь-яка послуга або робота, сума якої не прописана, може викликати питання у контролюючих органів. Наприклад, якщо програміст продав вам програму, але в договорі ви не вказали її вартість, то це може бути розцінено, як безоплатне використання інтелектуальної власності. В такому випадку доведеться виплатити 4 відсоткі від доходу (виручки) отриманої від реалізації продукції (товарів, робіт, послуг)  за рік, що передує звітному, які підлягають включенню до складу інших доходів.

Ціни необхідно вказувати в національній валюті, гривнях. Однак закон дозволяє прописувати суму, еквівалентну іноземній валюті, і прив’язати її до курсу. Необхідно уточнити, звідки буде взята інформація про курс, наприклад, на якому сайті.

ПИТАННЯ-ВІДПОВІДІ

В кінці лекції партнерка юридичної фірми Spensers Зоя Красюк відповіла на запитання учасників European Pro Bono Week 2020 в Києві.

Як правильно скласти угоду ГО з ФОП, щоб їх не визнали договорами трудового права?

– Ми не радимо укладати договори з фізичними особами-підприємцями, які є співробітниками вашого підприємства. Якщо ви це зробили, то як мінімум послуги, які надає такий співробітник ні в якому разі не повинні стикатися з його штатною діяльністю. Інакше це погано може закінчиться. Наприклад, якщо ви укладете договір з вашим штатним бухгалтером, це буде інкриміновано, як явне виведення грошей з вашої компанії через ФОП, – пояснила Зоя Красюк.

Які норми повинні бути прописані в договорах з волонтерами, щоб була можливість компенсувати їхні витрати (на відрядження, харчування, проїзд та інші)?

– Є окремий закон про волонтерську діяльність, і він передбачає дві форми співпраці з волонтерами: оплатну і безоплатну. Обидві форми припускають компенсацію всіх витрат. Тобто, ви можете підписати волонтерський договір і в ньому передбачити, що всі підтверджені витрати будуть компенсовані. Але тут повинна бути правильно складена звітність, яка підтверджує, що ці витрати зроблені в рамках співпраці з волонтером і в рамках господарської діяльності самого ГО.

Нагадаємо, які ще лекції пройшли впродовж European Pro Bono Week 2020:

1. “Трудові відносини в громадській організації”. Юристка київського офісу найбільшої міжнародної юридичної фірми Dentons Олександра Піскун поділилася досвідом, як правильно оформити трудові відносини в часи пандемії, коли співробітники працюють вдома чи в офісі.
2. “Судовий процес: до чого має бути готова громадська організація, збираючись до суду?”. Юристка міжнародної юридичної фірми DLA Piper Ukraine Марина Опірська розповіла про типові помилки при підготовці до розгляду справи.
3. “Зовнішній аудит громадських організацій”. Засновник аудиторської компанії Олександр Марінченко дав декілька слушних порад, як підвищити шанс на отримання гранту від донорів і де шукати аудиторів для проєктів.

Перший Європейський тиждень Pro Bono провели в листопаді 2019 року більш ніж в 10 містах, включаючи Париж, Мадрид, Мілан, Франкфурт і Брюссель. У Києві його організувала МО PILnet за підтримки Українська фундація правової допомоги та програми Pro Bono Lab Української школи практичних знань.

Тема нинішнього тижня: “Pro bono у відповідь на глобальну кризу”. Відзначимо, що зараз експерти різних юридичних компаній стали більш охоче допомагати ГО, розуміючи свою соціальну відповідальність і важливість підтримки один одного в період пандемії Covid-19.