Автоматизуємо документообіг та підписання документів: кейс ГО “Фундація ДЕЮРЕ” із використання сервісів пакету G Suite та «Вчасно»

ГО “Фундація ДЕЮРЕ” – це аналітично-адвокаційний центр, який займається очищенням судової влади та реформуванням системи правосуддя в Україні. В організації багато грантових проєктів та багато підрядників. В зв’язку з цим проєктні менеджери з певною періодичністю мають створювати низку договорів та актів, погоджувати їх підписання, а також вручну завантажувати у сервіс «Вчасно» для їх подальшого підписання контрагентами.

 Це забирало багато часу, а через ручний та одноманітний характер роботи в документах іноді траплялися помилки. Тому в організації з’явилась потреба автоматизувати процеси створення, погодження, та підписання документів. 

Фундація ДЕЮРЕ звернулась по допомогу до Bot&Partners, які, за підтримки Міжнародного фонду “Відродження”, зокрема:

• налаштували напівавтоматичну генерацію договорів та актів в рамках проєктів;
• автоматизували збір звітів про надані підрядниками послуги;
• налаштувати внутрішній процес погодження договорів та актів перед їх підписанням;
• налаштували завантаження згенерованих документів у сервіс «Вчасно» через API;
• зробили дашборд для автоматичного оновлення та відстеження витрат проєктних бюджетів.

Для цього Bot&Partners скористалися можливостями пакету сервісів G Suite для неприбуткових організацій (Google Apps Scripts, Google Sheets, Google Docs), а також підготували співробітникам організації гайд по користування системою на платформі Notion.

 “Тепер проєктні менеджери організації витрачають менше часу на підготовку та підписання документів, рідше припускаються механічних помилок, та бачать баланс бюджетів по проєктам в режимі онлайн. Окрім того, про необхідність подачі звітів підрядникам нагадує скрипт, що економить менеджерам не лише час, але й нервові клітини”