Менеджер/ка з адміністративних і фінансових питань/ Operations and Finance Manager

Deloitte is seeking qualified candidates to serve as Operations and Finance Manager in support of the USAID Health Reform Support (HRS). The position is full-time and will be based in Kyiv, Ukraine.

Project Background and Summary:

The purpose of USAID Health Reform Support is to support a transparent, accountable, and effective health care system that is capable of meeting the health needs of the Ukrainian people. Advancing health sector reforms, enhancing transparency, and tackling corruption will reduce out-of-pocket payments and improve access and availability of high quality, evidence-based health care services for Ukrainians. Elimination of corruption is a cross-cutting theme across all objectives to be achieved by this activity, which include:

1. Improve health sector governance.
2. Support the transformation of the healthcare financing model.
3. Strengthen the health workforce.
4. Enhance transparency, accountability and responsiveness of the health care system.
5. Improve service delivery system at all levels.

Objective

The Operations and Finance Manager will support the Deputy Chief of Party, Operations in managing the overall operations of the project by effectively managing office administration, financials, overseeing subcontracts and local vendor agreements, and general project management.  The project’s Operations/Finance Manager will ensure USAID and Deloitte polices are followed for all financial transactions, expenditures, and procurements.  This individual will work closely with the US Headquarters team to comply with audit requirements and procedures.   

Tasks:

• Oversee project financials, administration, procurements, and local vendor agreements.
• Lead budget tracking and financial planning for the project, including cash-flow management, budget tracking, and accounting.
• Oversee the collection of payment supporting documentation and conduct internal auditing of expenses and transactions.
• Prepare drafts of relevant documentation and reports and participating in developing new projects as assigned.
• Communicate to small and large audiences about the project’s progress, successes, and challenges.
• Support annual work planning, regular work plan tracking, and resource planning.
• Support quarterly, annual reporting, and other client reporting, as needed/required.
• Input monthly transactions into Imprest Report for processing with home office.
• Communicate with US home office team regarding audits.
• Enforce local staff compliance with travel policies and procedures by reviewing all travel expenses.
• Support in developing budgets and trackers to monitor project expenses.
• Preparing and process advances, as needed.
• Support in the distribution of all grantee payments and in tracking expenditures.
• Provide logistical support for project training events including the preparation and tracking of budgets.
• Conduct monthly bank account reconciliation and daily petty cash recon.
• Support in processing local office procurements in accordance with USAID rules and regulations.
• Support in coordinating large procurements with US home office.
• Manage payments and contracts for private entrepreneurs hired by Deloitte Consulting Overseas Projects.

Qualification requirements:

• Masters level degree in accounting (preferred) or relevant degree in economics, finance, public administration, business administration or related area.
• Over 10 years of experience with ideally 5 years of experience supporting USAID Contracts in a similar function/role.
• Proven experience in management and program planning.
• Ability to work well with external partners
• Proven experience providing mentorship and leadership to teams.
• Spoken and written language proficiency in English and Ukrainian.
• Ability to work within tight deadlines and in a fast-changing environment.
• Strong organizational skills and attention to detail
• Ability to maintain focus and complete high-quality work while under pressure of multiple tasks in a politically sensitive environment.

Applications

Qualified candidates are expected to send their CVs, cover letters, and two professional letters of reference to [email protected] no later than February 13, 2022. Please indicate the following in the subject field of the email: ” Operations and Finance Manager “. Only shortlisted candidates will be invited for an interview.

УКРАЇНСЬКОЮ

Компанія «Делойт» шукає кваліфікованих кандидатів на штатну посаду Менеджера/ку з адміністративних і фінансових питань в Проєкт USAID/ Ukaid «Підтримка реформи охорони здоров‘я» (Проєкт) у м. Києві.

Період виконання обов‘язків: лютий 2022 – вересень 2022

Інформація про Проєкт:

Мета діяльності Проєкту полягає у створенні прозорої, підзвітної та ефективної системи охорони здоров’я, яка здатна задовольняти потреби населення України, сприянні успішному реформуванню сектору охорони здоров’я, підвищенні прозорості та боротьбі з корупцією, а також покращенні доступу до високоякісних медичних послуг, що ґрунтуються на доказовій медицині, на території України. Ліквідація корупції є компонентом кожного завдання, яке має бути виконане в рамках Проєкту, а саме:

1. Покращення управління у секторі охорони здоров’я.
2. Сприяння трансформуванню моделі фінансування охорони здоров’я.
3. Зміцнення кадрового потенціалу сектору охорони здоров’я.
4. Підвищення прозорості, підзвітності системи охорони здоров’я та її чутливості до змін.
5. Покращення системи надання послуг на всіх рівнях.

Завдання:

Менеджер/ка з адміністративних і фінансових питань підтримуватиме заступника керівника Проєкту з операційних питань в управлінні офісним адмініструванням, фінансами, нагляді за субконтрактами та угодами з місцевими постачальникам, а також в загальному управлінні проєктом. Менеджер/ка з адміністративних і фінансових питань проєкту забезпечить дотримання політик USAID та Deloitte щодо всіх фінансових операцій, витрат і закупівель. Ця особа буде тісно співпрацювати з командою головного офісу в США для дотримання вимог і процедур аудиту.

Обов‘язки:

• Нагляд за фінансами проєкту, адмініструванням, закупівлями та угодами з місцевими постачальниками.
• Керування бюджетом та фінансовим плануванням проєкту, включаючи управління грошовими потоками, управління витратами та бухгалтерський облік.
• Нагляд за збором платіжної документації та проведення внутрішнього аудит витрат і фінансових операцій.
• Підготовка робочих версій відповідної документації й звітів та участь у розробці нових проєктів за необхідності.
• Комунікація з малою та великою аудиторією про прогрес, успіхи та перешкоди.
• Підтримка процесу річного планування роботи Проєкту, регулярне відстеження прогресу виконання плану роботи та планування ресурсів.
• Підтримка процесів квартальної, річної звітності та іншої клієнтської звітності, якщо це потрібно/вимагається.
• Внесення інформації щодо щомісячних транзакцій до авансового звіту для обробки головним офісом.
• Підтримка комунікації з командою головного офісу в США щодо аудитів.
• Забезпечення дотримання місцевим персоналом політики та процедур подорожей шляхом моніторингу витрат на відрядження.
• Підтримка в розробці бюджетів і трекерів для моніторингу витрат проєкту.
• Підготовка та обробка авансових платежів за необхідності.
• Підтримка розподілу всіх платежів грантоотримувачів та відстеження витрат.
• Надання матеріально-технічної підтримки навчальних заходів проєкту, включно з підготовкою та моніторингом бюджетів.
• Проведення щомісячної звірки банківських рахунків та щоденної перевірки готівкових коштів.
• Підтримка в обробці закупівель до місцевого офіса відповідно до правил та положень USAID.
• Підтримка координації великих закупівель з головним офісом в США.
• Управління платежами та контрактами для приватних підприємців, найнятих Deloitte Consulting Overseas Projects.

Кваліфікаційні вимоги:

• Освітній ступінь магістра з бухгалтерського обліку (бажано) або відповідний ступінь з економіки, фінансів, державного управління, ділового адміністрування чи суміжної галузі.
• Понад 10 років досвіду, в ідеалі 5 років досвіду підтримки контрактів USAID на аналогічній посаді/ролі.
• Підтверджений досвід управління та планування програм.
• Вміння добре працювати із зовнішніми партнерами
• Попередній управлінський досвід, досвід наставництва та керівництва командам.
• Володіння усною та письмовою англійською та українською мовами.
• Здатність працювати зі стислими термінами та в умовах, що швидко змінюються.
• Сильні організаторські здібності та увага до деталей
• Вміння зосереджуватись і виконувати якісну роботу, перебуваючи під тиском кількох завдань у політично чутливому середовищі.

Кандидати, які відповідають вищезгаданим вимогам, повинні надіслати своє резюме та супровідного листа на адресу [email protected]  не пізніше 13 лютого 2022 р. У полі теми електронного листа зазначте посаду: «Operations and Finance Manager». На співбесіду будуть запрошені лише кандидати, які пройдуть попередній відбір.