Логіст(ка)/ Logistics Officer

Посада: Логіст(ка)

Місце роботи (країна + місто): м. Львів, Україна

Дата початку: найближчим часом

Контекст та деталі посади: 

Французька міжнародна організація солідарності TGH (Triangle Generation Humanitaire) працює в Україні з 2016 року м. Краматорськ. Специфіка діяльності передбачае підтримку найбільш вразливих верств населення, які постраждали від конфлікту на Донбасі. Наразі, TGH хоче продовжити та посилити свою діяльність в Україні. Враховуючи ситуацію останніх тижнів, з міркувань безпеки частина команди була змушена переїхати до м. Львів, де зараз проживає вся гуманітарно-дипломатична спільнота. Тому наразі саме зі Львова, який не постраждав від бойових дій, TGH має намір продовжути впровадження заходів щодо покращення найнагальніших гуманітарних потреб.

Загальні обов’язки посади: Він / вона контролює логістичну діяльність відповідно до процедур TGН у рамках своїх забов’язень, які детально описані та перераховані нижче.

A. Управління персоналом:

• Керувати командою штатних та потенційних водіїв за контрактом TGH.
• Надавати підтримку помічнику логістика.

B. Закупівля:

• Сприяти та допомагати координатору департаменту з процедурами закупівлі.
• Контролювати та оновляти процедури закупівлі.
• Належним чином архівувати файли закупівлі.
• Дотримуватись та перевіряти процедури закупівлі TGH (форма замовлення, пропозиція).
• Забезпечувати використання належних шаблонів документів стосовно закупівлі.
• Він / вона несе відповідальність за управління финансами (передоплатою), наданою для закупівлі. Мати спроможність обґрунтовувати управління финансами (передоплатою) у належних документах та рахунках.
• Здійснювати контроль та перевірку якості товарів від постачальників.

C. Транспорт та перевезення вантажів:

• Сприяти та допомагати координатору департаменту в управлінні товарно-матеріальними запасами.
• Організовувати та вести моніторинг за транспортуванням товарів, матеріалів та мішків з поштою до необхідних місць, а також вчасно інформувати щодо переліку необхідних речей, які надходять до відповідного місця (склад, офіс).
• Підготовка накладних та їх відправка до місць доставки.
• Організовувати та контролювати прийом вантажів і матеріалів, що надсилаються з різних місць розташування.
• Керувати вантажно-розвантажувальними операціями та зберігати товари у якісному стані.
• Звітувати щодо будь-яких недоліків або додаткових складнощів при доставці товару.

D. Управління товарно-матеріальними запасами:

• Сприяти та допомагати координатору департаменту в управлінні товарно-матеріальними запасами.
• Щомісяця здійснювати інвентаризацію.
• Оцінювати наступне: ємність запасів товарів відповідно до виконаного замовлення на закупівлю, оцінювати додатковий простір для полиць та піддонів для майбутніх замовлень.
• Перевіряти стан складських приміщень.
• Перевіряти інвентаризаційні описи та штабелювання для кожної операції, на її початку та прикінці.

E. Майно:

• Сприяти та допомагати в інвентаризації майна.
• Перевіряти наявність сертифікату позики на все обладнання, за яке відповідає персонал.
• Здійснювати контроль за майном яке виведено з ладу або не використовується.

F. Приміщення:

• Сприяти та допомагати координатору департаменту в обслуговуванні приміщень.
• Проводити оглядати приміщень (за планом чи потребою).
• Пропонувати та перевіряти будь-які реконструкції, ремонтні роботи.
• Регулярно перевіряти безперебійне подання всіх видів постачання: водопровідна мережа, електроенергією, питна вода та вивезення сміття.
• Здійснювати планування та закупівлю запасних частин та всіх інших матеріалів чи інструментів, пов’язаних з обслуговуванням обладнання та приміщень.
• Співпраця з орендодавцями приміщень (питання оренди та щомісячних платежів).

G. Управління парком транспортних засобів:

• Сприяти та допомагати координатору департаменту з управлінням парком транспортних засобів.
• Здійснювати контроль за пересуванням транспортних засобів, реєстраційними журналами, а також водіями.
• Контролювати споживання палива щомісяця.
• Контролювати та перевиряти подальше технічне обслуговування, а також необхідність та якість ремонту автомобілів.
• Контролювати наявність пального та заправку всіх моторизованих засобів пересування.

Вищезазначений перелік обов’язків не є остаточним і може бути змінений відповідно до потреб та цілей координатора департаменту, а також програмних потреб в рамках организації.

 Необхідні знання та навички:

• Вища освіта відповідної галузі;
• Водійські права
• Досвід роботи на аналогічній посаді (є перевагою);
• Досвід роботи у МНВО (є перевагою);
• Мовні навички: Українська, Російська та Англійська (розмовний та письмовий);
• Базові знання логістики та управління ланцюгами поставок;
• Знання та застосування правил закупівлі;
• Просунуті навички роботи з (Microsoft Word, Excel, Outlook);
• Здатність керувати постачальниками;
• Організаторські навички;
• Здатність розставляти пріоритети та делегувати завдання.

 Зацікавлені кандидати повинні надіслати свої резюме та короткі мотиваційні листи на пошту [email protected]. Тільки вибрані кандидати будуть запрошені на співбесіду.