Senior Project Manager / Старший/а проектний/а менеджер/ка

​​​​Фонд «Партнерство за сильну Україну» (ФПСУ) — це багаторічна, мультидонорова фінансована програма, координатором якої є Міністерство закордонних справ, у справах Співдружності Націй та розвитку Сполученого Королівства (МЗС Британії) та здійснюється у співпраці з Урядом України.

Метою ФПСУ є створення покращених умов для української держави у партнерстві з громадянським суспільством та приватним сектором, щоб очолити інклюзивне національне, відновлення і відродження в контексті російської агресії. Цей результат покликаний сприяти відновленню більш стійкої, соціально згуртованої, інклюзивної, демократичної та процвітаючої України. ФПСУ надає кошти українським і міжнародним партнерам і реалізує проєкти, засновані на дослідженнях і фактичних даних.

Старший менеджер відповідає за моніторинг і виконання завдань, пов’язаних із управлінням проектами, технічним потенціалом, управлінням і керівництвом.

Обов’язки:

Реалізація та управління проєктною діяльністю

• Керівництво впровадженням практичного та тактичного управління програмою, в тому числі контроль за реалізацією проєктних заходів, фінансованих ФПСУ, а також управління та узгодження з планом робіт за проєктом.
• Визначення проблем або потенційних ризиків і приймання поінформованих рішень щодо усунення цих проблем у координації (за необхідності) з керівником проєкту та заступником керівника групи.
• Координація з фінансовим підрозділом з питань розробки та управління бюджетом проєкту, в тому числі моніторингу витрат і відстежування відхилень від бюджету та загальної суми виділених коштів, а також забезпечення відповідності політикам ФПСУ та МЗС Великобританії.
• Управління наданням постійної підтримки проєктному підрозділу та керівнику проєкту.

Технічне керівництво та підтримка

• Здійснення періодичних виїздів для моніторингу адміністрування проєкту, в тому числі проведення навчання, проведення чи реагування на результати аудитів, надання вихідних даних для планування робіт, проведення технічних досліджень та виконання інших операційних завдань.
• Співпраця з підрозділом досліджень, моніторингу, оцінки та навчання (RMEL) та з технічним підрозділом для надання інформації, необхідної для розробки результатів згідно з теорією змін ФПСУ та її схемою.
• Тісна співпраця з керівниками напрямків RMEL і гендерної рівності та соціальної інклюзії (GESI) з метою надання підтримки в розробці схеми теорії змін та активна участь у моніторингу досягнення результатів, визначених у схемі теорії змін.
• Сприяння в розробці концепцій і документів проєктів у відповідності до положення про управління коштами фонду. За потреби участь в оцінці та підготовці регулярної звітності щодо статусу проєктів.

 Управління грантами та субпідрядними договорами

• Забезпечення реалізації проєктної діяльності та досягнення результатів, пов’язаних із грантами та субпідрядними договорами, згідно з графіком, у відповідності до затверджених специфікацій та в межах виділеного бюджету.
• Тісна співпраця з фінансовими та закупівельними підрозділами для управління адмініструванням субпідрядних договорів, у тому числі сприяння аналізу результатів спільно з керівником проєкту в разі необхідності.
• Координація з закупівельним підрозділом для визначення та інформування про потенційних постачальників. Надання специфікацій і технічних завдань за погодженням з керівником проєкту. За потреби участь у роботі оціночного комітету, а також надання закупівлям інформації про бюджетні статті, на базі якої приймаються закупівельні рішення.
• Підтримка у розробці планів реалізації проєктів та робочих планів грантоотримувачів, а також контроль за ходом реалізації грантоотримувачами згідно з вимогами ФПСУ та МЗС Великобританії. Забезпечення підтримки у проведенні технічного аналізу результатів реалізації грантових проєктів.
• Розробка інструментів управління проєктами, а також фінансових і адміністративних інструментів, необхідних для управління проєктом, у координації з керівником проєкту, директором із договірної роботи та внутрішнього контролю та заступником керівника групи Проєкту.
• Надання підтримки фінансовому підрозділу для координації закриття проєкту.

 Контроль і координація

• Спільно з підрозділом управління кадрами та підбору персоналу надання підтримки в підборі тимчасового проєктного персоналу згідно з практикою Кімонікс та відповідними державними постановами.
• Допомога команді управління коштами фонду в оцінці спроможності грантоотримувачів і встановлення систем контролю за витратами та звітування про використання коштів.
• За необхідності контроль, розвиток і оцінка призначеного персоналу. Забезпечення персоналу регулярного конструктивного зворотного зв’язку щодо продуктивності, оперативного вирішення проблем, а також часу та можливостей для професійного зростання.
• Тісний зв’язок із технічним персоналом і надання необхідної допомоги з питань, пов’язаних із уточненнями, управлінням даними та моніторингом для відстежування проєктної діяльності та ефективності.
•  Поїздки на об’єкти та в інші місця країни за потреби для надання підтримки в розробці та реалізації проєктних активностей.
•  У разі необхідності виконання обов’язків керівника проєкту.
•  Виконання будь-яких інших відповідних обов’язків, призначених керівником або співробітником аналогічного рівня.

​Кваліфікація:

Старший проєктний менеджер повинен відповідати наступним вимогам до кваліфікації та досвіду:

• Мінімум 6 років управління проєктами або відповідний досвід, бажано досвід у сфері стабілізації.
• Необхідний ступінь бакалавра або еквівалентний досвід роботи.
• Вільне володіння українською та англійською мовами є обов’язковим.
• Досвід реалізації проєктів розвитку, фінансованих донорами є обов’язковим. Дуже бажаний досвід роботи з МЗС Великобританії.
• Демонстрована здатність чітко та лаконічно висловлювати думки в усній і письмовій формі.
• Володіння критичними навичками управління проєктами, в тому числі управління бюджетом, відносини з клієнтами та знання клієнта, а також управління персоналом.
• Сильні навички роботи з MS Office, текстовими редакторами, а також уважність до деталей.
•  Демонстрована здатність дотримуватися стандартних практик і процедур, отримувати загальні інструкції та контролювати хід робіт і забезпечувати суттєву підтримку в досягненні кінцевих результатів.
•  Підприємливість, стресостійкість, самостійність, здатність працювати як самостійно, так і в команді. Уміння адаптуватись, гнучкість, зосередженість на знаходженні рішень. Здатність ефективно працювати в швидкоплинному середовищі та здатність працювати над кількома проєктами одночасно.
• Демонстрована винахідливість у вирішенні проблем та ініціативність у опануванні нових навичок.
• Бажано досвід керівництва співробітниками або наставництва.

Інструкції щодо подання резюме:

Подавайтеся за допомогою цього посилання до 24 квітня 2023 р. Для позицій, де англійська мова є обов’язковою, бажано (але не обов’язково) надсилати резюме на англійській мові. Заявки розглядатимуться на постійній основі. Без запитань по телефону, будь ласка. Кімонікс зв’яжеться з фіналістами.

https://app.smartsheet.com/b/form/a44f8791237c4df2a2c0d3d2ad86b2ca 

The Partnership Fund for a Resilient Ukraine (PFRU) is a multi-year, multi-donor[1] funded programme managed by the UK’s Foreign, Commonwealth and Development Office (FCDO) and governed in collaboration with the Government of Ukraine.

The PFRU’s aim is to set improved conditions for the Ukrainian state, in partnership with civil society and the private sector, to lead on inclusive national recovery and revitalization in the context of Russia’s aggression. This outcome is designed to facilitate the rebuilding of a more resilient, socially cohesive, inclusive, independent, democratic, sovereign and prosperous Ukraine. The PFRU provides funds to Ukrainian and international delivery partners and implements projects based on research and evidence.

 The senior manager is responsible for monitoring and completing tasks related to project management, technical capacity, and management and leadership.

Responsibilities:

Activity Implementation and management

• Leads on the implementation of practical and tactical program management, including oversight of the delivery of PFRU funded interventions and management and alignment with the project work plan.
• Identifies issues or potential risks and makes informed decisions on how to address the issues, communicating, when appropriate, with the Project Director and Deputy Team Lead.
• Coordinate with fund team to design and manage project budget, including monitoring costs, and tracking expenditures against budget and total obligated funds, and ensuring compliance with PFRU and FCDO policies.
• Manages day-to-day support to project team and Project Director lead.

 Technical leadership and support

• Conducts periodic field visits to monitor project administration, including conducting training, conducting or responding to audits, providing input to work planning, conducting technical research, and performing other operational tasks.
• Working with the RMEL and technical team to inform the development of outputs in line with the PFRU theory of change and change grid.
• Work closely with the RMEL and GESI leads to Contribute to design of change grid, and play an active role in monitoring the achievement of outputs and outcomes as defined in the change grid.
• Contribute to the development of project concepts and documents in alignment with the fund manual. Participates in assessments and regular reporting on project progress as needed.

Grants and subcontract management

• Ensures that activities and deliverables related to grants and subcontracts are achieved on schedule, in accordance with approved specifications and within the allocated budget.
• Works closely with fund management and procurement teams to manage subcontract administration, including facilitating review of deliverables with Project Director as required.
• Coordinates with procurement team to identify and inform on potential suppliers. Provide specifications and terms of reference in coordination with the Project Director. Participates as needed on the evaluation committee, in additional to providing procurement with budget line information from which the procurement is derived.
• Inform development of grantee implementation plans and workplans, and monitor grantee progress in compliance with PFRU and FCDO requirements. Provide support to technical review of grant deliverables.
• Develops project management, financial, and administrative tools necessary for the management of the project, in coordination with Project Director, Contracts and Compliance Director, and Deputy Team Lead Projects.
• Support fund team to coordinate project closeout.

 Supervision and coordination

• With Human Resources and Recruitment team, contributes to recruitment of short-term project personnel in accordance with Chemonics’ practice and pertinent government regulations.
• Assist fund management team in assessing the capacity of grantees and establishes controls for expenditures and reporting on use of funds.
• As necessary, supervises, develops, and evaluates assigned staff. Ensures staff receive regular constructive performance feedback, prompt resolution of problems, and the time and opportunity to grow professionally.
• Closely liaises with and provide necessary assistance to technical staff on issues related to the refinement, data management, and monitoring to track the activities and performance.
• Travels to field locations and elsewhere in country if/as needed to support activity development and implementation.
• Serve as acting Project Director as necessary.
• Performs any other relevant duties as assigned by supervisor or equivalent.

 Qualifications:

The Senior Project Manager will have the following qualifications and experience requirements:

• Minimum 6 years of project management or relevant experience, with experience in stabilization preferred.
• Bachelor’s degree or equivalent work experience required.
• Fluent Ukrainian and English required.
• Experience implementing donor funded development projects required. FCDO experience strongly preferred.
• Demonstrated ability to communicate clearly and concisely orally and in writing.
• Mastery of critical project management skills, including budget management, client relations and knowledge of client, and personnel management.
• Strong MS Office, word processing abilities, and attention to detail.
• Demonstrated ability to follow standard practices and procedures, receive general instruction and supervision on work progress, and make significant contribution to end results.
• Entrepreneurial, stress resilient, and autonomous, and able to work both independently and collaboratively. Adaptable, flexible, and solution oriented. Ability to work effectively in fast paced environments, and ability to work on several projects at a time.
• Demonstrated resourcefulness in problem-solving and initiative to learn new skills.
• Experience supervising or mentoring employees preferred.

Application instructions:

Apply using the following link by April 24th. For roles requiring English language skills, English language CVs are preferred (but not required). Applications will be considered on a rolling basis. No telephone inquiries, please. Chemonics will contact finalists.

Application link: https://app.smartsheet.com/b/form/a44f8791237c4df2a2c0d3d2ad86b2ca