Тендер на закупівлю послуг з організації публічних заходів і логістичного супроводу для Фрідом Хауc, Інк. в Україні

Представництво міжнародної правозахисної організації Фрідом Хауc, Інк. в Україні оголошує конкурс з пошуку підрядника для надання послуг з організації і логістичного супроводу серії онлайн й офлайн тренінгів, конференцій, презентацій та інших публічних подій на довгостроковий період.

Дата оголошення про тендер: 16 січня 2023 року.

Термін подання тендерних пропозицій: до 05 лютого 2023 року включно.

Деталізація послуг, які надає підрядник:

1. Організація офлайн чи змішених (онлайн/офлайн) заходів у м. Київ, м. Варшава або у інших регіонах України та/або Польщі (закупівля залізничних та автобусних квитків, калькуляція компенсації учасникам витрат на проїзд, бронювання місць у готелях, пошук та оренда конференц-залів чи площ для проведення заходів, в тому числі – з урахуванням безпекової ситуації, пов’язаної з повномасштабним вторгненням Росії в Україну (у готелях мають бути безпечні укриття або укриття, переобладнані під конференц-зали), а також – організація кава-брейків, купівля канцтоварів, організація технічної підтримки під час проведення заходу тощо).
2. Контроль та планування витрат згідно з бюджетом заходу відповідно до домовленостей з командою Представництва Фрідом Хаус, Інк. в Україні.
3. Підготовка усієї необхідної супровідної документації про підтвердження витрат відповідно до вимог національного законодавства та внутрішніх політик звітування Представництва.

Організації, які зацікавлені надіслати свої пропозиції, повинні мати досвід:

1. співробітництва з українськими та/чи міжнародними громадськими організаціями, які були замовниками послуг з організації заходів. Досвід співпраці та надання послуг логістичного супроводу для міжнародних місій та організацій, а також логістичного супроводу заходів на ЛГБТ+ та гендерну тематику буде додатковою перевагою;
2. організації заходів в м. Київ, м. Варшава або в інших регіонах України та/або Польщі, в тому числі у онлайн-форматах;
3. організації «гібридних» заходів у м. Київ, м. Варшава або у інших регіонах України та/або Польщі, під час яких обмежена частина учасників/учасниць бере участь у зустрічах офлайн, а частина – онлайн;
4. забезпечення координації та управління безпекою, в тому числі «гібридних» заходів у м. Київ, м. Варшава чи у інших регіонах України та/або Польщі;
5. надання послуг технічної підтримки під час онлайн-заходів на різних платформах (Zoom, Microsoft Teams, тощо) з можливістю трансляції наживо на сторінці соціальної мережі Facebook, відеохостінгу Youtube і т.д.;
6. співпраця з синхронними перекладач(к)ами під час проведення заходів, які мають досвід здійснення перекладу під час міжнародних заходів та зустрічей (бажано).

Разом із вашою ціновою пропозицією (орієнтовна калькуляція в додатку) просимо надсилати:

1. копії Свідоцтва про державну реєстрацію та податковий статус (відповідні коди КВЕД) юридичної особи або фізичної особи-підприємця (ФОП);
2. супровідний лист із прикладами проведених заходів у м. Київ, м. Варшава або у інших регіонах України та/або Польщі, співпраці з українськими та/або польськими та міжнародними організаціями і місіями, а також надання послуг організації та логістичного супроводу заходів в онлайн форматі та офлайн, у тому числі – в умовах карантинних обмежень та воєнного стану;
3. письмові відгуки/рекомендаційні листи від компаній-замовників (за наявності);
4. письмові підтвердження спеціальних пропозицій від готелів, поліграфічних компаній тощо (за наявності).

Строк надання послуг: до 31 грудня 2023 року з можливістю продовження контракту на наступний рік. Графік надання послуг погоджується із замовником заздалегідь.

Чекаємо на ваші пропозиції українською мовою за адресою: ukraine@freedomhouse.org до 05 лютого 2023 року включно.

До участі у відборі тендерних пропозицій допускаються тендерні пропозиції, які повністю відповідають умовам цього тендерного оголошення.

Тендерні пропозиції мають бути чинними впродовж тридцяти (30) календарних днів з кінцевого терміну подання пропозицій та не підлягатимуть внесенню змін з боку учасників тендеру до повного завершення тендерного відбору. Перевага буде надана компанії, пропозиція якої відповідатиме зазначеним в тендері критеріям та яка запропонує найнижчу ціну за умови потрібної кваліфікації та досвіду постачальника. 

Результати будуть повідомлені організації-переможцю шляхом надсилання підтверджуючого e-mail протягом не більше ніж п’ять робочих днів з дати прийняття фінального рішення.