Провідний/а економіст/ка з фінансової роботи
ЗАВЕРШЕНО
Датська рада у справах біженців (DRC) є провідною агенцією з питань захисту, повноваженнями якої є просування та захист довгострокових рішень для постраждалого від конфлікту та переміщення населення на основі гуманітарних принципів і прав людини.
DRC працює в Україні з 2014 року і продовжує значне розширення масштабів у 2022 році для впровадження реагування на надзвичайні ситуації в секторах захисту, засобів до існування, житла/непрофільних організацій та гуманітарного роззброєння та розбудови миру.
DRC активно розвивається і шукає в свою команду Провідного економіста з фінансової роботи в м. Суми.
Загальний опис вакансії
Спеціаліст з адміністративно-фінансової діяльності забезпечує загальне щоденне адміністративно-фінансове функціонування офісу та підтримку реалізації програмної діяльності ДРБ у зоні відповідальності.
Географічне розташування
Ця роль зосереджена на території та забезпечує відповідність процедурам і вказівкам DRC у межах області. Роль сприяє розробці територіальних стратегій, які перетворюються на плани дій і повсякденні завдання. Роль забезпечує підтримку та/або технічне керівництво базовими операціями. Місце служби в Сумах.
Основні обов’язки
Фінанси
- Готувати платежі, здійснені готівковим/безготівковим шляхом або банківськими переказами в формі ДРБ – Запит на Платіж
- Обслуговувати касові операції, обмін валюти, підрахунок готівки, робота з готівкою в безпечному та конфіденційному режимі
- Готувати заявки на перерахування грошей на банківський рахунок
- Забезпечувати щоденного оновлення Журналів витрат у Dynamics та Касових книгах у Excel для зображення фактичного стану наявної каси та банківського балансу в усіх валютах;
- Подавати банківські виписки та підписані касові рахунки та касові книги фінансовому менеджеру до 5 числа кожного календарного місяця;
- Забезпечувати видачу авансів та депозитів на основі схвалення менеджера з програмної та адміністративної діяльності та виплачуються протягом 4 тижнів після виникнення витрат;
- Допомагати з аудитом у кожному проекті за запитом фінансового менеджера;
- Забезпечити використання відповідної статті бюджету та проекту під час резервування витрат;
- Перевіряти та підписувати Заявки на закупівлю та Запити на платежі з фінансової сторони;
- Забезпечити опис витрат у журналах і касовій книзі, а також, що якість журналів і касової книги в цілому відповідає внутрішнім інструкціям ДРБ.
- Забезпечити належну систему зберігання фінансових документів;
- Надавати скановані ваучери фінансовому менеджеру щомісяця;
- Планувати і дотримуватись консолідованої таблиці бюджету (ФАЙЛ) для дільності (проекти/BL);
- Перевіряти журнали обліку та форми розрахунку палива, надані відділом постачання, надавати аванс на паливо та відшкодування палива;
- Забезпечити повний нагляд за контрактами: перевірка угод, підтвердження звітів, супровід персоналу Програми під час візитів;
- Активно брати участь у гармонізації операційної роботи: обмінюватися ідеями, створювати інструменти, оновлювати їх тощо;
- За потреби надавати іншу підтримку менеджеру з адміністративної та програмної діяльності в рамках адміністративно-фінансових питань.
Адміністрація
- Управляти різними адміністративними завданнями, такими як узгодження договорів на обслуговування офісу: оренда офісу, постачання питної води, забезпечення доставлення документів до київського офісу кур’єрськими службами за потреби; координація організації тренінгів/зустрічей; узгодження договорів оренди та адміністративна підтримка інших приміщень ДРБ;
- Ефективно співпрацювати з відділом постачання та програм щодо своєчасної закупівлі матеріалів (програмне/офісне приладдя, канцтовари тощо) та послуг (комунальні послуги) за потреби;
- Організувати сканування та зберігання договорів, архівування документів та передачу до Київського архіву;
- Перекладати різноманітні вхідні/вихідні листи та допомагати в організації тренінгів/зустрічей та перекладати, коли це необхідно;
- Забезпечувати організацію транспорту та розміщення персоналу;
- Організовувати та забезпечувати підтримку зустрічей і семінарів;
- Вести офіційне листування з постачальниками та органами влади;
- Виконувати інші завдання за запитом фінансового менеджера та менеджера з адміністративної та програмної діяльності.
Необхідний досвід та компетенції
- Попередній досвід роботи в фінансово-адміністративній сфері не менше 2 років;
- Досвід роботи в НГО;
- Чудове володіння MS Word, Excel та PowerPoint;
- Володіння англійською, українською та російською мовами;
- Усі посади DRC вимагають від особи, яка займає посаду, володіння основними компетенціями DRC: Прагнення до досконалості: зосередженість на досягненні результатів при забезпеченні ефективних процесів;
- Співпраця: залучення відповідних сторін і заохочення відгуків;
- Переймання ініціативи: взяти на себе відповідальність та ініціативу, прагнення до інновацій.
- Спілкування: слухати та говорити ефективно та чесно;
- Демонстрація чесності: дотримання та просування найвищих стандартів етичної та професійної поведінки щодо цінностей і Кодексу поведінки ДРК, включаючи захист від сексуальної експлуатації, насильства та переслідувань.
Освіта
- Вищий ступінь у відповідній галузі або еквівалент (фінанси, бухгалтерський облік, управління бізнесом);
- Відмінні навички роботи з Microsoft Office;
- Навички мовлення, дивана та спілкування;
- Розвинені організаторські здібності;
- Акуратність в оформленні документів;
- Компетентність вести переговори;
- Фінансова грамотність.
Ми пропонуємо
Тривалість контракту: 6 місяців з можливістю поновлення залежно від ефективності та фінансування та успішності проходження 3-х міс випробувального терміну
Рівень: Н
Місце роботи: м. Суми
Дата початку: якнайшвидше
Зарплата та умови будуть відповідати Умовам працевлаштування для національних співробітників Датської ради у справах біженців.
Процес подачі заявки
Усі заявники повинні завантажити супровідний лист і оновлене резюме (не більше чотирьох сторінок) англійською мовою за посиланням
Заявки, надіслані електронною поштою, розглядатися не будуть.
Звертаємо Вашу увагу, що у зв’язку з терміновістю набору, заявки розглядатимуться по мірі надходження та вакансія може закритися раніше кінцевого терміну подачі резюме.
Кінцевий термін подання заявок: 20/03/2023
Щоб отримати додаткову інформацію про Данську раду у справах біженців, відвідайте наш веб-сайт drc.ngo.
