Офісний(а) асистент(ка) / Office Assistant

Chemonics International Inc., міжнародна консалтингова фірма з розвитку, шукає офісного асистента(ку) для забезпечення безперебійної та відповідної фінансової діяльності проекту Chemonics. Це віддалена робота в Україні. Відібраний кандидат повинен бути готовий їздити в регіони, де працює UCBI. Вкажіть, будь ласка, звідки Ви можете працювати та які регіони Ви знаєте/ Chemonics International Inc., an international development consulting firm, seeks an Office Assistant to ensure smooth and compliance financial project operations for the ongoing Chemonics project. This is a remote work position in Ukraine. The selected candidate must be willing to travel to regions where UCBI works. Please indicate where you can work from and what regions you are familiar with.

Опис програми | Program Description

Офіс перехідних ініціатив (OTI) Агентства США з міжнародного розвитку (USAID) працює в Україні з 2014 року, допомагаючи підтримувати її демократичну та європейську трансформацію. Спочатку зосереджуючись на стабілізаційних потребах і кризі переміщення внаслідок вторгнення Росії в східну Україну, Ініціатива зі зміцнення довіри в Україні (UCBI) OTI та UCBI II скоригували цілі, щоб усе більше зосереджуватися на зміцненні довіри на місцях щодо процесів реформ на національному рівні, посилюючи об’єднуючі наративи, засновані на демократичних принципах. і громадянські цінності, а також усунення нових загроз стабільності. У лютому 2022 року OTI запустила UCBI III як механізм реагування на випадок надзвичайних ситуацій для подолання наслідків жорстокого та невиправданого вторгнення Росії. Наразі UCBI III має чотири цілі: 1) сприяти тому, щоб українські голоси зміцнювали підтримку єдності, демократії та незалежності України; 2) Дати можливість уряду та громадянському суспільству в ключових областях швидко реагувати на критичні пріоритети, викликані війною; 3) Мобілізувати українців навколо спільних цінностей, які підтримують єдність для формування майбутнього країни; 4) Сприяти зародженню зусиль щодо національного оздоровлення та боротьби зі звірствами. /The United States Agency for International Development (USAID) Office of Transition Initiatives (OTI) has been in Ukraine since 2014, helping support its democratic and European transformation. Initially focusing on stabilization needs and the displacement crisis resulting from Russia’s invasion of eastern Ukraine, OTI’s Ukraine Confidence Building Initiative (UCBI) and UCBI II adjusted objectives to focus increasingly on building local confidence around national-level reform processes, amplifying unifying narratives grounded in democratic and civic values, and addressing nascent threats to stability. In February 2022, OTI launched UCBI III as a contingency response mechanism to address the impacts of Russia’s brutal and unjustified invasion. UCBI III currently programs towards four objectives: 1) Enable Ukrainian voices to build support for Ukraine’s unity, democracy, and independence; 2) Enable government and civil society in key areas to rapidly respond to critical priorities caused by the war; 3) Mobilize Ukrainians around shared values that maintain unity to shape the country’s future; and 4) Contribute to nascent efforts for national healing and addressing atrocities. 

Нова діяльність USAID/OTI – UCBI 4 – має на меті просування об’єднаного, демократичного та орієнтованого на Європу відновлення України після вторгнення Росії. Ця мета буде досягнута за допомогою трьох початкових завдань програми: /  USAID/OTI’s new activity – UCBI 4 – has the goal of advancing Ukraine’s unified, democratic, and Europe-oriented recovery from Russia’s invasion. This goal will be met through three initial program objectives: 

1. Поліпшення раннього відновлення та реінтеграції переміщеного населення в прифронтових громадах і нещодавно відновлених районах; 2. Збільшення охоплення та залучення до наративів, які зміцнюють українську єдність і демократію; і 3. Посилення ненасильницьких громадянських дій і зв’язків у контрольованих Росією районах з рештою України. / 1. Enhanced early recovery and reintegration of displaced populations in frontline communities and newly reclaimed areas; 2. Increased reach of and engagement with narratives that strengthen Ukrainian unity and democracy; and  3. Strengthened nonviolent civic action and connections in Russian-controlled areas with the rest of Ukraine.

Principal Duties and Responsibilities

• Assist with general office administration and daily needs of office operations including drafting lease agreements, service agreements, and other administrative responsibilities.
• Submit office expense projections to the FAD on a monthly basis.
• Procure office supplies, greet and assist visitors, and schedule meetings and events.
• Manage communications with the office landlord.
• Support with office inventory management.
• Process and distribute office mail.
• Ensure office equipment is well maintained, operating properly and ensure adequate supply of consumables.
• Support office maintenance, including initiating procurement action requests for general office supplies.
• Perform administrative duties such as photo copying, scanning, and copy-editing documents.
• Operate with integrity and assurance of confidentiality, commitment to excellence, compliance with all USAID rules and regulations, contractual requirements, and Chemonics policies, systems, and values.
• Ad hoc tasks and duties as required to ensure the overall efficient implementation of UCBI 4 activities.  

Key Areas: Administration, Documentation, Compliance, Relationship Management, Monitoring, Learning, Reporting.

Qualifications

• Bachelor’s degree preferred.
• One (1) to two (2) years of professional experience.
• Experience with rapid transition programming desirable.
• Experience in programs requiring government and community-level engagement required.
• Ability to practically demonstrate successful experience with all of the core competencies listed above required.
• Ability/willingness to travel to locations where UCBI works.
• Prior work experience with Chemonics desirable.
• Fluent written and oral Ukrainian required.
• Proficient written and oral English required.

APPLICATION INSTRUCTIONS:

Send electronic submissions to [email protected] by April 4, 2022. Please insert the position you are applying for (“Office Assistant”) in the subject line and include your CV and a cover letter/statement of interest explaining interest in and qualifications. No telephone inquiries, please. Candidates will be considered on a rolling basis and only finalists will be contacted. For more information, please visit www.chemonics.com. 

“Chemonics is an equal opportunity employer and does not discriminate in its selection and employment practices on the basis of race, color, religion, sex, national origin, political affiliation, sexual orientation, gender identity, marital status, disability, genetic information, age, membership in an employee organization, or other non-merit factors.”