Тендер з організації конференції у гібридному форматі
ЗАВЕРШЕНО
Громадська організація «Вокс Україна» за підтримки The National Endowment Foundation (NED) планує 19 травня 2023 року провести конференцію, присвячену реформам, стійкості та відновленню України за участі українців та іноземців.
Ми хотіли б запросити компанії з організації заходів до участі в тендері з організації цієї події.
Наші побажання щодо складових заходу нижче.
Дата, час: 19 травня, офіційна частина 9:30 – 19:30
Попередня структура програми заходу:
|
9:30 – 10:00 Реєстрація учасників, вітальна кава |
|
|
10:00 – 10:10 Вітальне слово 1 10:10 – 10:20 Вітальне слово 1 10:20 – 10:30 Вітальне слово 3 |
|
|
10:30 – 10:50 Виступ дослідниці з презентацією 1 |
|
|
10:50 – 11:50 Панельна дискусія 1: 4 спікери, модератор |
10:50 – 11:50 Панельна дискусія 2: 4 спікери, модератор |
|
11:50 -12:10 Кава-перерва |
|
|
12:10 – 12:50 Відкрите інтерв’ю: 2 гостя, один інтерв’юєр |
|
|
12:50 – 13:50 Панельна дискусія 3: 4 спікери, модератор |
|
|
13:50 -14:30 Обід |
|
|
14:30 – 15:30 Панельна дискусія 4: 4 спікери, модератор |
|
|
15:30 – 15:50 Виступ дослідниці з презентацією 2 |
|
|
15:50 –16:10 Кава-перерва |
|
|
16:10 – 16:40 Онлайн-виступ |
|
|
16:40 – 17:40 Панельна дискусія 5: 4 спікери, модератор |
|
|
17:40 –18:20 Відкрите інтерв’ю: 2 гостя, один інтерв’юєр |
|
|
18:20 –18:30 Завершальні ремарки |
|
|
18:30 – 19:20 Кава, спілкування |
18:30 – 19:30 Вечеря для спікерів |
Тема: реформи під час війни та відновлення України
Кількість учасників: 150 осіб
Потреби:
Місце проведення та харчування:
- приміщення для заходу у готелі (головний зал на 100-150 осіб, зона фуршету, другий зал для паралельної сесії (до 70 осіб), ресторан для вечері спікерів). У разі повітряної тривоги має бути доступне укриття чи зал має бути у підвальному поверсі. Можливі готелі: Hilton, Radisson, Intercontinental, Opera, Hyatt або аналогічний за класом.
- постійно діюча зона фуршету з оновленнями асортименту: 4 кава-брейки, один обід, вечеря на 25 осіб.. Кава-брейк: 4 солодкі, 4 солоні види закусок, чай, кава, сік, вода. Обід: салати у фуршетній подачі, м’ясні страви (шашлики), овочеві страви, закуски, 3 види десертів, чай, кава, сік, вода.
- Вечеря для спікерів (орієнтовно 25 осіб): 3-4 страви (салат, гарнір, основна страва, десерт) + напої у ресторані готелю.
Технічний супровід:
- відеозйомка події для трансляції у Zoom та на екранах під час події;
- відеотрансляція у Zoom для зареєстрованих, можливість приєднання через Zoom для доповідачів;
- синхронний переклад (зокрема у Zoom) + навушники для учасників заходу;
- звукове обладнання для доповідачів та ведучого заходу (у панелі максимум 4 доповідачі та модератор, + ведучий заходу);
- світлове обладнання;
- 3-4 великі екрани для залів, де відбуватимуться виступи (два у основному залі, 1-2 у залі для паралельної сесії). Уточніть, будь ласка, розмір пропонованих екранів у пропозиції.
Логістика та проживання:
- забезпечення зручної логістики та покриття транспортних витрат (в обидва боки) для приїзду трьох доповідачів із-за кордону;
- розміщення трьох доповідачів із-за кордону у готелі, де відбуватиметься конференція, або у готелі аналогічного класу, що розташований не далі 1 км від нього, – 2 доби;
- покриття транспортних витрат (в обидва боки) для 10 журналістів з регіонів України;
- розміщення 10 журналістів у готелі, де відбуватиметься захід, або у іншому готелі не далі 1,5 км від нього – 2 доби.
Також, за можливості, надайте, будь ласка, посилання на 3 конференції, до організації яких ви долучалися.
Дедлайн прийняття пропозицій: 10 квітня, понеділок, 23:59.
Пропозиції надсилайте не емейл [email protected] (Ксенія Алеканкіна, керівниця проєкту «Індекс реформ», ГО «Вокс Україна»)
