Спеціаліст/ка з реагування на надзвичайні ситуації в Програму USAID DOBRE / Emergency Response Specialist for USAID DOBRE Program

Global Communities is seeking a qualified and experienced Emergency Response Specialist for USAID-funded Decentralization Offering Better Results and Efficiency (DOBRE) Program.

The USAID Program, “Decentralization Offering Better Results and Efficiency” (DOBRE), implemented by Global Communities, has been working closely with consolidated communities (CCs) throughout Ukraine since 2016 to help them seize the opportunities and meet the challenges brought by decentralization.  DOBRE has been providing partner CCs with technical and material assistance to enable them to improve their services to citizens, manage finances effectively and transparently, facilitate local economic development, create opportunities for youth, and engage with their citizens openly and accountably. DOBRE recently received a three-year extension and additional funding, to continue and expand its work with CCs. An additional area of focus for DOBRE is its Emergency Response (ER), where DOBRE is providing CCs in the areas most affected by the fighting with material assistance to help the CCs meet their immediate needs and restore municipal services that have been disrupted or damaged by the war. DOBRE is currently reaching out to 54 CCs to help them identify their top priorities and needs.

ESSENTIAL DUTIES AND RESPONSIBILITIES:

The Emergency Response Specialist will assist the Local Government Service Delivery Expert (LGSD Expert) to manage and monitor all aspects of the process of soliciting, receiving, recording, and reviewing the CCs’ requests for material assistance under the Emergency Response; the preparation of purchase requests and their submission to DOBRE’s procurement department; and supporting the procurement process as needed. The Emergency Response Specialist will report to DOBRE’s Local Government Service Delivery Expert, who is overseeing the implementation of the Emergency Response.

SPECIFIC RESPONSIBILITIES

• Monitor entries into the database of data on CCs’ requests under the ER.
• Review the entries for accuracy, completeness, and compatibility with DOBRE’s policies related to the ER and report any discrepancies to the LGSD Expert.
• Facilitate the preparation and submission of purchase requests related to the ER to DOBRE’s Procurement Department.
• Support as needed the procurement of goods for the ER by responding to questions and helping clarify issues related to purchase requests. Facilitate communication with DOBRE’s Program Officers, who work directly with the recipient CCs.
• Perform other duties and tasks related to the ER as requested by the LGSD Expert.
• Provide information and reports on the ER as requested by DOBRE’s Chief of Party, Deputy Chief of Party and the LGSD Expert.
• Maintain collegial and constructive working relations with DOBRE and Global Communities staff members.

KNOWLEDGE, SKILLS, AND ABILITIES

• Relevant experience in developing, managing, and maintaining electronic databases.
• A clear understanding of the administrative and territorial structure of Ukraine and the powers of national and regional authorities and local self-government.
• An understanding of the life cycle of project management.
• An understanding of approaches to public procurements will be an advantage.
• An ability to work effectively and congenially with colleagues and to work constructively with government officials.
• An ability to meet deadlines.

EDUCATION and/or EXPERIENCE

• Master’s degree in Public Administration, Municipal Planning and Development, or another relevant field.
• At least 3 years of experience in local government management, project management, public procurements, or related field.
• Successful record in rapid response projects in municipal service delivery and related issues will be an advantage.

LANGUAGE SKILLS  

• Fluency in Ukrainian and good working knowledge of English and Russian.

 WORKING CONDITIONS 

Able to sit at a computer and operate a keyboard, for extended periods of time. Must be able and willing to frequently travel domestically to regional offices and program sites.

Candidates are asked to submit their CVs and Cover Letters to [email protected] by COB June 11, 2023 indicating position title in the subject line.

Глобал Комьюнітіз шукає кваліфікованого та досвідченого Спеціаліста з реагування на надзвичайні ситуації в Програму «Децентралізація приносить кращі результати та ефективність» (DOBRE), яка фінансується USAID.

Програма USAID «Децентралізація приносить кращі результати та ефективність» (DOBRE), яку впроваджує Глобал Комьюнітіз, з 2016 року тісно співпрацює з територіальними громадами (ТГ) в Україні, щоб допомогти їм скористатися можливостями та подолати виклики, пов’язані з децентралізацією. DOBRE надає партнерським громадам технічну та матеріальну допомогу, щоб вони могли покращити надання послуг громадянам, ефективно і прозоро управляти фінансами, сприяти місцевому економічному розвитку, створювати можливості для молоді, відкрито і підзвітно взаємодіяти з громадянами. Програма DOBRE нещодавно отримала трирічне продовження та додаткове фінансування для роботи з громадами. Додатковою сферою уваги DOBRE є екстрене реагування на отреби громад, постраждалих внаслідок військових дій (ЕР). DOBRE надає матеріальну допомогу громадам в тих районах, які найбільше постраждали від бойових дій, для забезпечення невідкладних потреб і відновлення муніципальних послуг, які зазнали руйнівнь і пошкоджень під час війни. Зараз DOBRE звертається до 54 ТГ для допомоги у визначенні головних пріоритетів і потреб.

 ОСНОВНІ ОБОВ’ЯЗКИ

Спеціаліст з реагування на надзвичайні ситуації допомагатиме Експерту з послуг місцевого самоврядування керувати та контролювати всі аспекти процесу запиту, отримання, реєстрації та перегляду заявок від ТГ на матеріальну допомогу в рамках екстреного реагування (ЕР) на надзвичайні ситуації; підготовка заявок на закупівлю та подача їх до відділу закупівель DOBRE; та супровід процесу закупівель за потреби. Спеціаліст з реагування на надзвичайні ситуації підпорядковуватиметься Експерту з послуг місцевого самоврядування, який наглядає за впровадженням екстреного реагування на надзвичайні ситуації.

СПЕЦИФІЧНІ ОБОВ’ЯЗКИ

• Моніторинг записів в базі даних за запитами громад по ЕР.
• Перевірка записів на предмет точності, повноти та сумісності з політикою DOBRE, пов’язаною з ЕР, повідомлення про будь-які невідповідності Експерту.
• Сприяти підготовці та подачі заявок на закупівлю, пов’язаних із EР, до відділу закупівель.
• За потреби підтримувати закупівлю товарів для ЕР, відповідаючи на запитання та допомагаючи роз’яснити питання, пов’язані із заявками на закупівлю. Сприяти спілкуванню з Програмними спеціалістами  DOBRE, які працюють безпосередньо з одержувачами в громадах.
• Виконувати інші обов’язки та завдання, пов’язані з ЕР, відповідно до вимог Експерта.
• Надавати інформацію та звіти про ЕР на вимогу керівника DOBRE, заступника керівника та Експерта.
• Підтримувати колегіальні та конструктивні робочі відносини з співробітниками DOBRE та Глобал Комьюнітіз.

ЗНАННЯ, ВМІННЯ ТА НАВИЧКИ

• Відповідний досвід розробки, управління та підтримки електронних баз даних.
• Чітке розуміння адміністративно-територіального устрою України та повноважень національних і регіональних органів влади та місцевого самоврядування.
• Розуміння циклу управління проектами.
• Розуміння підходів до державних закупівель буде перевагою.
• Здатність ефективно та доброзичливо працювати з колегами та конструктивно працювати з урядовцями.
• Здатність дотримуватись термінів.

ОСВІТА та/або ДОСВІД

• Ступінь магістра в сфері державного управління, муніципального планування та розвитку або в іншій відповідній галузі.
• Принаймні 3 роки досвіду роботи в органах місцевого самоврядування, управлінні проектами, в державних закупівлях або в суміжній сфері.
• Успішний досвід у проектах швидкого реагування у сфері надання муніципальних послуг та пов’язаних з ними питань буде перевагою.

МОВНІ НАВИЧКИ

Вільне володіння українською та хороше знання англійської та російської мов.

УМОВИ ПРАЦІ

Здатність сидіти за комп’ютером і працювати з клавіатурою протягом тривалого часу. Можливість і бажання часто подорожувати по країні до регіональних офісів і програмних сайтів.

Кандидати мають надіслати свої резюме та супровідний лист на електронну адресу [email protected] до кінця робочого дня 11 червня 2023 року, вказавши назву посади в темі.