HR assistant/ Aсистент_ка з кадрів

Фонд «Партнерство за сильну Україну» (ФПСУ) — це багаторічна, мультидонорова фінансована програма, координатором якої є Міністерство закордонних справ, у справах Співдружності Націй та розвитку Сполученого Королівства (МЗС Британії) та здійснюється у співпраці з Урядом України.

Метою ФПСУ є створення покращених умов для української держави у партнерстві з громадянським суспільством та приватним сектором, щоб очолити інклюзивне національне відновлення і відродження в контексті російської агресії. Цей результат покликаний сприяти відновленню більш стійкої, соціально згуртованої, інклюзивної, демократичної та процвітаючої України. ФПСУ надає кошти українським і міжнародним партнерам і реалізує проєкти, засновані на дослідженнях і фактичних даних.

Основні обов’язки та відповідальність

• Допомагати Менеджеру з персоналу у розробці та впровадженні політики та процедур управління офісом  

• Допомагати Менеджеру з персоналу у навчанні персоналу, виплатах працівникам, обробці запитів тощо.  

• Допомога в процесі підбору персоналу – розміщувати оголошення про вакансії, перевіряти отримані резюме та відбирати заявки, призначати співбесіди, збирати рекомендації, складати трудові договори, накази, доповнення  

• Співпрацювати з ГДІП щодо документів, необхідних для прийняття на роботу відповідно до законодавства про працю  

• Керувати файлами найму та персоналу, а також трекерами в папках SharePoint  

• Відстеження контрактів та відпусток персоналу підтримки 

• Допомога в орієнтації нових співробітників  

• Складати та/або записувати внутрішню та зовнішню письмову вхідну та вихідну кореспонденцію відділу кадрів  

• Допомога персоналу у вирішенні будь-яких кадрових питань або проблем у співпраці з Менеджером з персоналу  

• Надавати адміністративну підтримку, пов’язану з кадрами  

• Інші завдання за призначенням експерта з персоналу або уповноваженої особи. 

Кваліфікація

 Ступінь бакалавра в галузі ділового адміністрування, фінансів, права, менеджменту або іншої відповідної галузі є обов’язковим

• Мінімум 2 роки відповідного досвіду роботи в управлінні підбором персоналу або кадровому підрозділі є обов’язковим.
• Великий досвід роботи з текстовим редактором (Microsoft Word), електронними таблицями (Microsoft Excel), електронною поштою (Microsoft Outlook) є обов’язковим.
• Гарні  усні та письмові комунікативні навички англійською та українською мовами.

Місце роботи

Київ, Україна

Звітність

Aссистент з кадрів буде підпорядковуватися безпосередньо Менеджеру з персоналу

Інструкції щодо подання резюме:

 Подавайтеся за допомогою цього посилання до 21 червня 2023 р. Для позицій, де англійська мова є обов’язковою, бажано (але не обов’язково) надсилати резюме на англійській мові. Заявки розглядатимуться на постійній основі. Без запитань по телефону, будь ласка. Кімонікс зв’яжеться з фіналістами.

https://app.smartsheet.com/b/form/a44f8791237c4df2a2c0d3d2ad86b2ca

Programme Background

The Partnership Fund for a Resilient Ukraine (PFRU) is a multi-year, multi-donor funded programme managed by the UK’s Foreign, Commonwealth and Development Office (FCDO) and governed in collaboration with the Government of Ukraine.  

 The PFRU’s aim is to set improved conditions for the Ukrainian state, in partnership with civil society and the private sector, to lead on inclusive national recovery and revitalization in the context of Russia’s aggression. This outcome is designed to facilitate the rebuilding of a more resilient, socially cohesive, inclusive, democratic, and prosperous Ukraine.  The PFRU provides funds to Ukrainian and international delivery partners and implements projects based on research and evidence.

Responsibilities

• Assist the HR Manager in developing and implementation of office management policies and procedures.  

• Assist the HR Manager in staff training, employee benefits, handling of requests etc.,  

• Assist during recruitment process – post job advertisements, check CVs received and shortlist applications, set up interviews, collect references, draft employment contracts, orders, addendums  

• Cooperate with GDIP on documents needed for hiring according to the labor law  

• Manage recruitment and personnel files and trackers in SharePoint folders  

• Support personnel contract tracking and leave tracking 

• Assist in orientation of new employees  

• Draft and/or record internal and external written incoming and outgoing correspondence of the HR unit  

• Assist staff in addressing any personnel questions or issues in collaboration with HR Manager  

• Provides administrative support related to Human Resources  

• Other tasks as assigned by the HR Manager or designee.

Qualifications

1. Bachelor’s degree in business administration, finance, law, management or another relevant field required.
2. Minimum 2 years of relevant experience working in recruitment management or human resources is required.
3. Strong experience with Word processing (Microsoft Word), spreadsheet (Microsoft Excel), e-mails (Microsoft Outlook) are required.
4. Strong verbal and written communication skills in English and Ukrainian are required.

 Location of Assignment

Kyiv, Ukraine

Supervision and Reporting

HR assistant will report to HR Manager  

Application Details

Apply using the following link by June 21th. For roles requiring English language skills, English language CVs are preferred (but not required). Applications will be considered on a rolling basis. No telephone inquiries, please. Chemonics will contact finalists.

https://app.smartsheet.com/b/form/a44f8791237c4df2a2c0d3d2ad86b2ca