Координатор/ка заходів і візитів / Events and Visits Coordinator

Фонд «Партнерство за сильну Україну» (ФПСУ) — це багаторічна, донорська програма, керує якою Міністерство закордонних справ, справ Співдружності Націй та розвитку Сполученого Королівства (МЗС СК) у співпраці з Урядом України.

Метою ФПСУ є забезпечення українській державі кращих умов для керування інклюзивним відновленням і відродженням України в партнерстві з громадянським суспільством і приватним сектором в умовах російської агресії. Це має сприяти розбудові більш стійкої, соціально згуртованої, інклюзивної, незалежної, демократичної, суверенної та процвітаючої України. ФПСУ надає кошти українським і міжнародним партнерам-виконавцям і реалізує проєкти з урахуванням результатів досліджень і доказової бази.

Короткий опис посади

ФПСУ шукає координатора заходів і візитів для організації та координації взаємодії з високопоставленими особами та високопосадовцями, які приїжджають з візитами, а також великих заходів за участі акторів з усієї України та з-за кордону. Це динамічна посада, яка дає чудову можливість познайомитися з усіма аспектами роботи та найважливішими зацікавленими сторонами ФПСУ, а також відвідати об’єкти програми. 

Обов’язки:

• Керівництво плануванням візитів високопоставлених національних та міжнародних зацікавлених сторін, від розробки концепції, медіа-планування до реалізації та логістики;
• Комунікація з проєктними командами з метою розробки цікавих маршрутів та можливостей для демонстрації результатів роботи ФПСУ високопосадовцям міжнародного та національного рівнів під час візитів і заходів у різних регіонах України;
• Підготовка високоякісних інформаційних матеріалів для заходів і візитів на базі детального розуміння цілей і проєктних заходів ФПСУ;
• Допомога в підготовці звітів та інформації про результати візитів високопосадовців та інших заходів для інформування партнерів ФПСУ;
• Виконання функції секретаріату керівних комітетів ФПСУ, зокрема підготовка порядку денного, збір необхідної інформації для брифів, контроль за своєчасним вжиттям подальших заходів; 
• Тісна співпраця з керівниками технічних команд з метою виявлення можливостей зведення разом зацікавлених сторін для винесення уроків, дискусій або обміну ідеями для врахування в подальшій реалізації програми та розвитку ідейного лідерства ФПСУ;
• Керування організацією заходів (підготовка місця проведення, запрошення, відеоконференції, презентаційні технології);
• Контроль за проведенням заходів, проактивне передбачення потенційних проблем та їх вирішення; 
• Допомога адміністративній команді ФПСУ в підготовці необхідної логістики.

Кваліфікація:

• Вища освіта у відповідній галузі, такій як зв’язки з громадськістю, комунікації або планування заходів;
• Щонайменше три роки досвіду організації заходів і візитів на високому рівні;
• Попередній досвід роботи у сфері міжнародного розвитку або міжнародних відносин буде перевагою;
• Підтверджений досвід підготовки високоякісних брифів для міжнародних донорів, коротких звітів та інших комунікаційних матеріалів;
• Ефективні навички міжкультурного спілкування;
• Здатність працювати в стресових умовах;
• Увага до деталей та продемонстровані навички вирішення проблем;
• Готовність та можливість періодично подорожувати в межах України;
• Досвід роботи з програмним забезпеченням Microsoft Office;
• Обов’язкове вільне володіння розмовною та письмовою англійською мовою;
• Знання української мови є дуже бажаним.

Місце роботи: Київ, Україна

Звітність Координатор підпорядковується головному спеціалісту з координації та звітності.

Інструкції щодо подання резюме:

Подавайтеся за допомогою цього посилання до  29 серпня 2023 р. Для позицій, де англійська мова є обов’язковою, бажано (але не обов’язково) надсилати резюме на англійській мові. Заявки розглядатимуться на постійній основі. Без запитань по телефону, будь ласка. Кімонікс зв’яжеться з фіналістами.

https://app.smartsheet.com/b/form/a44f8791237c4df2a2c0d3d2ad86b2ca

«Кімонікс» – це роботодавець, що надає рівні можливості всім кандидатам і працівникам, і у якого немає при відборі та працевлаштуванні персоналу дискримінації за расою, кольором шкіри, віросповіданням, статтю, національністю, політичними переконаннями, сексуальною орієнтацією, гендерною ідентичністю, сімейним статусом, інвалідністю, генетичною інформацією, віком, членством у професійних організаціях або за іншими факторами, не пов’язаними з виконанням професійних обов’язків.

Programme Background 

The Partnership Fund for a Resilient Ukraine (PFRU) is a multi-year, multi-donor funded programme managed by the UK’s Foreign, Commonwealth, and Development Office (FCDO) and governed in collaboration with the Government of Ukraine.        

The PFRU’s aim is to set improved conditions for the Ukrainian state, in partnership with civil society and the private sector, to lead on inclusive national recovery and revitalisation in the context of Russia’s aggression. This outcome is designed to facilitate the rebuilding of a more resilient, socially cohesive, inclusive, independent, democratic, sovereign and prosperous Ukraine. The PFRU provides funds to Ukrainian and international delivery partners and implements projects based on research and evidence.  

PFRU seeks an Events and Visits Coordinator to lead and coordinate the engagement with VIP and senior visiting officials as well as major events that bring together actors from across Ukraine and beyond. This is a fast-paced role with excellent exposure to all elements of PFRU’s work and its most important stakeholders as well as the potential for field visits. 

Responsibilities Include: 

• Lead visit planning for senior national and international stakeholders, from conceptualisation, media planning to delivery and logistics;
• Liaise with project teams to develop engaging itineraries and opportunities to showcase PFRU’s results through visits to and events in various regions of Ukraine by high-level international and national officials;
• Produce high-quality briefing materials for events and visits based on a detailed grasp of PFRU’s objectives and activities;
• Assist with drafting reports and read-outs from VIP visits and other events to update PFRU partners;
• Act as the Secretariat for PFRU’s governance committees, preparing agendas, collating necessary briefing and ensuring timely follow-up;
• Work closely with technical leads to identify opportunities to bring together stakeholders for lesson learning, discussion or exchange of ideas to inform both programme implementation, and advance PFRU thought leadership;
• Manage event operations (venue preparation, invitations, video conferencing, and presentation technology);
• Oversee events and proactively anticipate potential issues and ensure these are solved;
• Support the PFRU administrative team with the necessary logistical preparations.

Qualifications: 

• University degree in a relevant field such as public relations, communications, or event planning;
• At least three years of experience organising high-level events and visits;
• Prior experience in the fields of international development or international relations preferred;
• Proven experience in drafting high-quality briefing for international donors, short reports and other communications materials;
• Effective cross-cultural interpersonal skills;
• Ability to work under pressure;
• Attention to detail and demonstrated problem-solving skills;
• Willingness and ability to occasionally travel within Ukraine;
• Experience with Microsoft Office software;
• Strongly required fluent level of spoken and written English; 
• Ukrainian language skills are highly desirable.

Place of Assignment Kyiv, Ukraine

Supervision

Reports to the Coordination and Reporting Lead.    

Application Details

Apply using the following link by August 29th. For roles requiring English language skills, English language CVs are preferred (but not required). Candidates will be reviewed on a rolling basis. No telephone inquiries, please. Chemonics will contact finalists.

https://app.smartsheet.com/b/form/a44f8791237c4df2a2c0d3d2ad86b2ca

Chemonics is an equal opportunity employer and does not discriminate in its selection and employment practices on the basis of race, color, religion, sex, national origin, political affiliation, sexual orientation, gender identity, marital status, disability, genetic information, age, membership in an employee organization, or other non-merit factors.