Тендер на закупівлю послуг табору у Закарпатті на літо 2023 року

Hoffnungszeichen | Sign of Hope e.V. оголошує відкриту тендерну процедуру на надання послуг проведення табору у Закарпатті, Україна. 

Про організацію  

Hoffnungszeichen | Sign of Hope e.V. (SoH) – це гуманітарна організація, що займається захистом прав людини, наданням гуманітарної допомоги та співробітництвом у сфері розвитку в декількох країнах світу. Базуючись у Констанці, Німеччина, Hoffnungszeichen | Sign of Hope e.V. (SoH) присвячує свою діяльність допомозі тим, хто опинився у скрутному становищі та потребує допомоги в усьому світі. В Україні Hoffnungszeichen | Sign of Hope e.V. (SoH) підтримує людей, які потребують допомоги, надаючи їм притулок, грошову допомогу, психосоціальну підтримку та інші види діяльності. Більше інформації про діяльність Hoffnungszeichen | Sign of Hope e.V. (SoH) можна знайти тут. 

Мета тендеру 

Метою цього тендеру є визначення кваліфікованого постачальника послуг з організації табору для дітей, які постраждали від війни, у Закарпатській області України. Табір маює відбутися під час літніх канікул 2023 року. Табір має на меті забезпечити безпечне, сприятливе та цікаве середовище, де діти зможуть отримати психосоціальну підтримку та взяти участь у рекреаційних заходах, освітніх програмах та майстер-класах з розвитку навичок. Основними завданнями таборів є 

• Сприяння добробуту: Створення позитивного та інклюзивного середовища, яке сприяє фізичному, емоційному та соціальному благополуччю внутрішньо переміщених та вразливих дітей.
• Особистісний розвиток: Запропонуйте низку освітніх та розвиваючих заходів, які сприятимуть особистісному розвитку та підвищенню впевненості в собі дітей, що беруть участь у програмі.
• Відпочинок та розваги: Надавати можливості для розважальних заходів, занять спортом, мистецтвом та культурного дозвілля, щоб діти отримали приємні та незабутні враження під час перебування в інтернаті.
• Соціальна інтеграція: Сприяти соціальній взаємодії та інтеграції дітей ВПО, заохочуючи їх до командної роботи, співпраці та взаємоповаги.

Період надання послуг  

Табір має бути організований 18-31 серпня 2023 року. 

Тривалість табору 

Тривалість табору має становити 14 днів.  

Дедлайн подачі заявок: 5 липня 2023 22.00 EET (за київським часом) 

Мова пропозиції  

Пропозиція та вся кореспонденція і документи, що стосуються Пропозиції, якими обмінюються учасники тендеру та Hoffnungszeichen | Sign of Hope e.V. (SoH), повинні бути написані українською або англійською мовами. 

Валюта пропозиції  

Усі ціни вказані в гривнях та євро. 

Період дії пропозицій  

Пропозиції залишаються дійсними протягом 90 днів після дати подання, зазначеної вище. 

ТЕХНІЧНЕ ЗАВДАННЯ 

1. Обсяг послуг, які повинен надати учасник тендеру

• Планування табору: Розробити комплексну програму табору, яка включатиме різноманітні заходи, що відповідають специфічним потребам та інтересам дітей, які постраждали від наслідків війни.
• Реалізація табору: Запропонувати та реалізувати програму табору в рамках правового поля України. Табір має зміцнити психосоціальне благополуччя дітей. Забезпечити надання відповідного та безпечного житла з достатньою кількістю місця, кваліфікованим персоналом, доступним 24 години на добу, необхідним обладнанням, харчуванням з мін. 3-разове харчування + перекуси. Знаходитится в координацією з органами державної влади з приводу імплеиентації табору. 
• Охорона та безпека: Створіть і підтримуйте відповідні протоколи та заходи безпеки, щоб забезпечити добробут і безпеку всіх учасників табору.
• Сильна політика захисту дітей, включаючи страхування, закони про охорону здоров’я та безпеку, дискримінацію за ознакою інвалідності, гігієну харчування, пожежну безпеку та інші. 
• Оцінювання та звітування: Проводьте регулярне оцінювання ефективності табірної програми та своєчасно надавайте звіти підрядній організації.

2. Критерії прийнятності 

Зацікавлені постачальники послуг повинні відповідати наступним кваліфікаційним критеріям для участі в цьому тендері: 

• Юридична реєстрація, яка підтверджує, що учасник тендеру може організовувати Табір згідно з українським законодавством і що учасник тендеру відповідає всім необхідним законодавчим нормам. 
• Можливість надання послуг табору з денним перебуванням для дітей віком від 7 до 16 років, 120 дітей на 1 табір.
• Відповідний досвід: Продемонструйте підтверджений досвід організації та управління дитячими таборами, бажано з досвідом роботи з ВПО та проведення психосоціальних заходів для вразливих категорій дітей.
• Кваліфікований персонал: Мати команду кваліфікованих фахівців, включаючи координаторів табору, тренерів, психологів та допоміжний персонал, здатних надавати високоякісні послуги.
• Ресурси та обладнання: Володіти необхідними ресурсами, обладнанням та устаткуванням для проведення запланованих заходів і забезпечення безпечного та приємного відпочинку на таборі.
• Політика безпеки та захисту дітей: наявність встановленої політики безпеки та заходів у закладі учасника тендеру для захисту вразливих дітей.

Процес подання заявки 

Це відкрита тендерна процедура. Усіх зацікавлених учасників тендеру просимо подавати свої пропозиції виключно в електронному вигляді на електронну адресу [email protected] з поміткою в темі листа “GFFO PROJECT CHILDREN CAMP” не пізніше 5 липня 2023 року, 22.00 EET (за київським часом). Заявки, отримані пізніше зазначеного терміну, розглядатися не будуть. Якщо пропозиції є неповними, учасники тендеру можуть подати документи, яких не вистачає, протягом встановленого терміну на запит SoH.  

Пропозиція повинна включати наступні документи: 

• Технічна пропозиція (відповідно до Технічного завдання вище), включаючи проект програми табору.
• Фінансову пропозицію, що включає також розбивку вартості табору на одну дитину/день з описом того, що в неї входить, та умови оплати (в євро та гривнях). 
• Документи, що підтверджують право на здійснення відповідної діяльності (наприклад, реєстрація компанії, офіційні сертифікати/ліцензії тощо).
• Інформація про наявність кваліфікованого персоналу (вчителів, психологів, вихователів тощо).
• Інформація в довільній формі, що підтверджує безпеку місця проведення табору (сертифікація кухні, сертифікація будівлі, наявність бомбосховища і т.д.).
• Інформація про безпеку та механізми запобігання та захисту дітей під час проведення табору. 

Додаткова інформація 

• Надані скани документів повинні бути розбірливими та якісними.
• Учасник тендеру несе відповідальність за достовірність інформації, наданої у своїй пропозиції.
• Всі побічні витрати (податки, доставка тощо) повинні бути включені в остаточну ціну пропозиції. Будь-які витрати, що перевищують ціну пропозиції, не покриваються.
• Всі платежі за контрактом будуть здійснюватися безпосередньо Hoffnungszeichen | Sign of Hope V.

Строк визначення переможця: протягом 7 робочих днів з дня закінчення строку подання заявок, з можливістю продовження цього строку у разі необхідності письмового уточнення інформації, що міститься у пропозиціях. 

Результати тендеру: будуть повідомлені всім учасникам не пізніше 5 робочих днів з дати прийняття рішення про переможця шляхом надсилання електронного листа на адресу учасників тендеру. Переможцю тендеру буде надіслано відповідний електронний лист протягом 5 робочих днів з моменту визначення такого переможця. У разі, якщо два або більше учасників тендеру наберуть однакову кількість балів, буде проведено жеребкування. 

SoH залишає за собою право вимагати від учасників тендеру додаткові матеріали або інформацію, що підтверджують відповідність певним положенням пропозиції. Учасники тендеру погоджуються з тим, що SoH не повертає матеріали, подані на будь-якому етапі тендеру.  

Договір про надання послуг табору буде укладений Hoffnungszeichen I Sign of Hope e.V. Договір, запропонований учасниками тендеру, не буде прийнятий.  

У разі будь-яких уточнень пишіть на [email protected].

Критерії та вагові коефіцієнти для оцінки поданих пропозицій: 

1. Фінансова пропозиція (гонорар): 40%
2. Оцінка програми табору (різноманітність програми, креативність, кількість дітей у групі, можливість для дітей обирати теми, психосоціальна підтримка та інтеграційні заходи): 25%
3. Оцінка політики безпеки, охорони та захисту табору (доступ для дітей з інвалідністю, стандарти безпеки, заходи щодо захисту дітей, місце розташування, обладнання): 25%
4. Оцінка наявності кваліфікованого персоналу в таборі (підготовка, досвід, кількість персоналу на групу): 10%

Tender for the procurement of overnight camp services in Zakarpattia, Ukraine for the summer 2023

Hoffnungszeichen | Sign of Hope e.V. is announcing an open tender procedure for provision of an overnight camp in Zakarpattia, Ukraine. 

About the organisation

Hoffnungszeichen | Sign of Hope e.V. (SoH) is a humanitarian and development organisation promoting Human Rights, providing Humanitarian Assistance and Development Cooperation in several countries around the world. Based in Constance, Germany, Sign of Hope is dedicated to helping those in distress and exploited people worldwide. In Ukraine, Sign of Hope supports people in need through shelter, cash assistance, psycho-social support and other activities. More information about SoH activities can be found here: https://www.hoffnungszeichen.de/english

Purpose of the tender

The purpose of this tender is to identify a qualified service provider for organising an overnight camp for children affected by war in Zakarpattia, Ukraine during the summer holidays 2023. The camp aims to provide a safe, supportive, and engaging environment where children can obtain psycho-social support and participate in recreational activities, educational programmes, and skill-building workshops. The main objectives of the camp are:

• Promoting Well-being: Create a positive and inclusive environment that fosters the physical, emotional, and social well-being of internally displaced and vulnerable children.
• Personal Development: Offer a range of educational and skill-building activities that enhance the personal development and self-confidence of participating children.
• Recreation and Fun: Provide opportunities for recreational activities, sports, arts, and cultural experiences, enabling children to have enjoyable and memorable experiences during their stay.
• Social Integration: Facilitate social interactions and integration among IDP children by encouraging teamwork, collaboration, and mutual respect.

Period of service delivery

The camp should be organised during 18 – 31 August 2023.

Duration of the camp

Duration of the camp should be 14 days (13 nights).

Application deadline: 5 July 22.00 EET (Kyiv time)

Language of the proposal

The Proposal and all correspondence and documents relating to the Proposal exchanged by the bidders and Sign of Hope shall be written in Ukrainian or English.

Proposal currency

All prices shall be quoted in both UAH and EUR.

Period of Validity of Proposals

Proposals shall remain valid for 90 days after the date of Proposal submission indicated above.

TERMS OF REFERENCE

1. Scope of services to be provided by the bidder

• Camp planning: Develop a comprehensive camp programme that includes a diverse range of activities catering to the specific needs and interests of children affected by consequences of war.
• Camp implementation: Implement the camp programme within the legal frame in Ukraine, ensure the provision of qualified staff for 24 hours, necessary equipment, accommodation, catering with a min. 3 meals a day + snacks, materials, and facilities to deliver the planned activities. Stay in communication with local authorities in terms of camp provision.
• Safety and Security: Establish and maintain appropriate safety protocols and measures to ensure the well-being and security of all camp participants.
• Strong safeguarding and child protection policy in place, including insurance, laws about health and safety, disability discrimination, food hygiene, fire and planning requirements.
• Evaluation and reporting: Conduct regular evaluations to assess the effectiveness of the camp programme and provide timely reports to the contracting organisation.

2. Eligibility Criteria

Interested service providers must meet the following eligibility criteria to participate in this tender:

• Legal registration proving you can organise camps under the Ukrainian law and that you meet all required legal regulations.
• Capacity to provide camp services for kids from 7 to 16 years, in total 120 kids, previously selected by local authorities and State evaluation committees.
• Relevant experience: Demonstrate a proven track record in organising and managing camps for children, preferably with experience working with IDP populations and providing psycho-social activities to vulnerable children.
• Qualified Staff: Have a team of qualified professionals, including camp coordinators, trainers, psychologists, and support staff, capable of delivering high-quality services.
• Resources and Facilities: Possess the necessary resources, equipment, and facilities to facilitate the planned activities and ensure a safe and enjoyable camp experience.
• Safeguarding and child protection policy: have an established safeguarding policy and measurements across your institution to protect vulnerable children.

Application process

This is an open tender procedure. All interested bidders are requested to submit their Proposal in electronic form only, to the email address [email protected] with the subject line ‘GFFO PROJECT CHILDREN CAMP’ on or before 5 July 2023, 22.00 EET (Kyiv time). Bids received after deadline will not be considered. If offers are incomplete, bidders may be able to hand in missing documents within a deadline upon request by SoH.

The Proposal should include the following documents:

• Technical Proposal (as per Terms of Reference above), including a draft camp programme.
• Financial proposal, including also a breakdown fee per one child for the shift/camp with a description what is included in it, and payment terms (in EUR and UAH). The financial proposal shall also include the optional transfer from Kherson to the camp location and back as breakdown fee per child, to be used if needed (in EUR and UAH).
• Documents confirming the right to carry out the relevant activity (e.g. company registration, official certificates / license etc.).
• Information proving availability of qualified staff (teachers, psychologists, tutors etc.).
• Information in any form proving security of the camp spot (kitchen certification, building certification, availability of bomb shelter, etc.).
• Information regarding safeguarding and child protection.

Additional information

• The provided document scans must be legible and of high quality.
• The bidder is responsible for the accuracy of the information provided in their proposal.
• All of the side expenses (taxes, deliveries etc.) should be included into ultimate bid price. Any expenses exceeding bid price shall not be covered.
• All payments of the contract will be made directly by Hoffnungszeichen | Sign of Hope e.V.

The period for selection of the winner: within 7 business days from the application deadline, with the possibility of extending this period if necessary to clarify the information contained in the proposals in writing.

Tender results: will be communicated to all participants no later than 5 business days from the date of the decision on the winner by sending an email to the bidders. The winner of the tender will be sent a corresponding email within 5 business days from the moment when such a winner is selected. In case two or more bidders achieve the same number of points, lots will be drawn.

SoH reserves the right to request additional materials or information from bidders confirming compliance with certain provisions of the proposal. Bidders agree that SoH does not return materials submitted at any stage of the tender.

The camp services provision agreement will be set up by Hoffnungszeichen I Sign of Hope e.V. The agreement set by bidders won’t be accepted.

In case of any clarifications write to [email protected].

Criteria and weighting for the evaluation of the submitted proposals:

1. Financial Proposal (fee): 40%
2. Evaluation of the camp programme (diversity of the programme, creativity, number of children per group, possibility for children to choose topics, psycho-social support and integration activities): 25%
3. Evaluation of camp safety, security and safeguarding policy (access for children with disabilities, safety standards, child protection measurements, location, equipment): 25%
4. Evaluation of availability of the qualified staff in the camp (training, experience, number of staff per group): 10%