Оголошення про закупівлю послуг логістичної компанії (логіста)

Громадська організація “Молодіжна громадська організація “Студентський клуб” оголошує конкурс з пошуку та відбору надавача логістичних послуг з організації проживання, харчування, відшкодування вартості проїзду та страхування учасників заходу, що проходитиме в період з 10 по 14 липня 2023 року в с. Левків Глибочицької об’єднаної територіальної громади Житомирської області в рамках проекту ПРООН 01000157 “Сприяння безпеці людей в Україні шляхом реагування на багатовимірну кризу, спричинену війною” в рамках грантової угоди номер CSYP-GA-YE-2023-13 та проекту “Програма обмінів у рамках національної програми залучення молоді до відновлення України “ВідНОВА:UA”

Програма здійснюється Міністерством молоді та спорту України, Державною установою “Всеукраїнський молодіжний центр” та громадською організацією “Центр політичних студій та аналітики “Ейдос” за фінансової підтримки Міністерства закордонних справ Данії та Уряду Японії.

Код за ЄДРПОУ: 25753976

Місцезнаходження: 10003, м. Житомир, вул. Лесі Українки 13, кв. 45

Уповноважена особа Замовника, яка здійснює зв’язок з учасниками – керівник проекту Виговський Володимир Іванович – тел.: +38 067 230 99 11.

Інформація про предмет закупівлі: логістичні послуги з організації проживання, харчування, відшкодування вартості проїзду та страхування 30 учасників заходу у період з 09 липня 2023 року по 15 липня 2023 року.

Вимоги до предмету закупівлі:

I.Вимоги до місця проживання:

1. Проживання учасників заходу в кількості 30 осіб з 09 липня 2023 року по 15 липня 2023 року (6 днів) у м. Житомир або на території Глибочицької територіальної громади
2. Комфортні умови проживання європейського готельного рівня, класу не вище ніж «три зірки».
3. Одно- або двомісне розміщення учасників у номерах зі зручностями (санвузол, душ).
4. Наявність власного кафе (ресторану) для організації харчування учасників заходу.
5. Наявність приміщення (конференц-залу) для проведення організаційних заходів.
6. Наявність приміщення для проведення фізкультурно-оздоровчих заходів (спортмайданчик, басейн, SPA тощо) для проведення відповідних заходів згідно програми їх проведення.
7. Цілодобовий доступ до укриття на території готелю або поруч з ним на відстані до 50 м на випадок повітряної тривоги.

II. Вимоги до послуг харчування:

1. Організація смачного, повноцінного та якісного харчування для 30 осіб у такому порядку:
   • 09 липня 2023 року – вечеря;
   • з 10 по 14 липня 2023 року (щоденно) – сніданок, кава-пауза, обід, кава-пауза, вечеря;
   • 15 липня 2023 року – сніданок.
2. Місце для організації харчування (кафе, ресторан тощо) має бути у приміщенні (на  території) місця проживання учасників.
3. Можливість надання кейтерингових послуг.

III. Вимоги до компенсації проїзду:

1. Компенсація проїзних квитків учасникам заходу та у зворотному напрямку за умови надання будь-якого ідентифікаційного документу (паспорт, водійські права, службове посвідчення, тощо). Компенсація проїзду відбувається по квитках на потяг (купе, Інтерсіті 2 клас) або автобус / маршрутку. Відшкодування проводиться по тих квитках, що будуть надані учасниками і учасницями. Авансування зворотних квитків не допускається 

IV. Вимоги до страхування:

1. Оформлення страхування 30 учасників від нещасних випадків і травмування  на період проведення заходу з 09 по 15 липня 2023 року.
2. Страхова компанія з гарною репутацією та позитивною історією.

Валюта закупівлі: Національна валюта України – гривня. 

Вимоги до оформлення пропозиції:

1. Логістична компанія (або логіст) складають кошториси на запропоновані послуги. (Загальний кошторис має бути розбитий окремо на кожну послугу з деталізацією усіх складових для розуміння якості, кількості та вартості замовлених послуг).
2. Логістична компанія (або логіст) надає пропозицію вартості власних послуг. 

Критерії оцінки та вибору логістичної компанії (логіста):

1. Логістична компанія (логіст) має бути належним чином зареєстрована та згідно реєстраційних документів мати право займатися даним видом діяльності.
2. Зрозуміле та детальне викладення пропозиції. Пропозиція має містити відповіді щодо всіх пунктів заявлених замовником в оголошенні.
3. Співвідношення ціни та якості запропонованих послуг. (Враховуються додаткові матеріали, що свідчать про якість запропонованих послуг (листи, грамоти, сертифікати, подяки, гарантії тощо)).   
4. Сума оплати послуг логістичної компанії (логіста) буде враховуватись при виборі переможця. Перевага бути надаватись мінімальній оплаті.
5. Перевагою у виборі логістичної компанії також буде досвід роботи з громадськими організаціями, досвід роботи у відповідній сфері, пропозиція надати дану послугу на  безкоштовній основі.           
6. Перевагою у виборі логістичної компанії (логіста) будуть пропозиції у яких  надавачами послуг проживання та харчування будуть фізичні чи юридичні особи з досвідом співпраці з громадськими організаціями в організації подібних заходів.

Вимоги до документів на логістичні послуги:

1. Надавач логістичних послуг повинен оформити та надати Замовнику наступні документи щодо наданих послуг:
   • копію договору та акту наданих послуг на проживання з деталізацією послуги;
   • копію договору та акт наданих послуг на харчування з меню та кожен день;
   • копію договору та акту наданих послуг страхування (страховий поліс);
   • копію (оригінал) відомості відшкодування проїзду із зазначенням прізвища, ім’я, по-батькові учасника проекту, документу на підставі якого відбулась компенсація, контактного телефону особи та підпису. А, також, копій (оригіналів) проїзних документів на підставі яких відбувалась компенсація.
2. Надавач логістичних послуг надає на вимогу Замовника і інші документи що стосуються організації замовлених послуг і не враховані у вищезазначеному переліку.

Підписання договору та оплата:

1. Після вибору переможця Замовником та затвердження його зі сторони ПРООН, протягом двох днів сторони підписують Договір про надання логістичних послуг та Додаток 1 (Кошторис з деталізацією по кожній окремій послузі)
2. Замовник перераховує 30% від загальної суми усіх послуг зазначених в кошторисі на поточний рахунок логістичної компанії (логіста) протягом двох днів з дня підписання договору.
3. Решта суми буде перерахована після надання усіх послуг згідно Договору, отримання усіх документів щодо наданих послуг, та підписання сторонами акту здачі-прийняття виконаних робіт (наданих послуг). Кінцеві терміни оплати будуть обумовлені при підписанні Договору.

Перелік документів для участі у тендері:

1. Комерційна пропозиція з деталізацією, в т.ч. меню
2. Реєстраційні документи
   • Для юридичних осіб:
     • копія виписки з Єдиного державного реєстру юридичних осіб, фізичних осіб-підприємців, та громадських формувань;
     • копія Статуту
   • Для фізичних осіб-підприємців:
     • копія виписки про реєстрацію у державного реєстратора із зазначенням видів діяльності;
     • копія свідоцтва про сплату єдиного податку із зазначенням видів діяльності (у випадку, якщо приватний підприємець – платник єдиного податку);
     • копія квитанції про сплату податкових авансових платежів (у випадку, якщо приватний підприємець працює із застосуванням загальної системи оподаткування);
     • копія документа, який підтверджує те, що ФОП, якому замовляються послуги, має право займатися таким видом діяльності (у випадку, якщо приватний підприємець працює із застосуванням загальної системи оподаткування).
3. Пакет документів (на власний розсуд) на підтвердження володіння предметом закупівлі та якості запропонованої послуги ( наприклад: свідоцтво на право власності готелю, лист довільної форми щодо переваг запропонованої пропозиції, тощо. 

 Термін надання комерційної пропозиції: з 27 червня 2023 року до 03 липня 2023 року включно.

Пропозиції з комплектом документів можна надсилати на електронну пошту aku@ukr.net з темою листа «Постачальник послуг логістичної компанії».