Івент-менеджер/ка & адміністратор/ка офісу
ЗАВЕРШЕНО
Громадянська мережа ОПОРА оголошує конкурс на посаду івент-менеджера/ки &адміністратора/ки офісу.
Основні обов’язки :
- Комплексна організація заходів:
- Розробка концепцій спільно з ініціатором заходу
- Розробка бюджету спільно з ініціатором заходу
- Підбір локації проведення заходу
- Комунікація та координація з постачальниками ( з адміністрацією локації, постачальниками технічного забезпечення, послуг кейтерингу)
- Забезпечення укладання договорів з постачальниками
- Контроль за виконанням робіт підрядників
- Бронювання готелів ресторанів, трансферів, підготовка інструкцій для учасників заходу щодо логістики, підключення онлайн чи інших аспектів
- Ведення документообігу та контроль оплати рахунків
- Узгодження заходу та комунікація з бухгалтерією, юристами та комунікаційниками ОПОРИ
- Упорядкування звітності, статистики за підсумками заходу
2. Забезпечення поточної роботи офісу:
- Поточне документування та облік вхідної-вихідної документації і кореспонденції
- Забезпечення офісу витратними матеріалами, їх закупівля
- Розподіл матеріальних засобів, їх контроль та звітування щодо обігу
3. Організація та проведення заходів в рамках програмної діяльності:
- Підготовка та організація технічної частини заходів в рамках програмної діяльності організації
- Контроль за наданням послуг з боку постачальників товарів та послуг, необхідних для організації заходів і подій
- Координація процесу укладання угод з постачальниками послуг, контроль надання з їх боку документів
- Бронювання приміщень, організація трансферів, підключення онлайн, підготовка інструкцій для виконавців
- Звітність та документування проведення події.
Вимоги до кандидата:
- Досвід роботи івент-менеджером не менше 1 року
- Володіння українською та англійською мовами на рівні не нижче В2
- Навички оперативного і довгострокового планування
- Високі комунікативні та організаційні навички
- Високий рівень стресостійкості та вміння вирішувати конфлікти
- Відповідальність і пунктуальність
- Вміння результативно взаємодіяти з командою
- Вміння прораховувати бюджет
- Наявність особистої бази перевірених локацій та постачальників
- Знання основ діловодства
- Знаходження в Києві
Ми гарантуємо конкурентну оплату, яка залежить від результатів співбесіди та попереднього досвіду кандидата/тки
Якщо вас зацікавила пропозиція, надсилайте резюме в листі з темою «Інвент-менеджер/ка &адміністратор/ка офісу» на адресу [email protected] до 21 липня 2023 року.
