Program Support Assistant/Асистент (-ка) з підтримки програмної діяльності

Program Support Assistant

Project Summary

The Energy Security Project (ESP) is a seven-year project funded by the United States Agency for International Development (USAID) and the largest USAID project in Ukraine so far. The USAID ESP is implemented by a USAID Contractor, Tetra Tech ES, Inc., a California-based leading provider of services in the areas of water, environment, infrastructure, resource management, energy, and international development.

The USAID ESP mission is to enhance Ukraine’s energy security, improve the energy legal and regulatory environment in the country, and increase the resilience of Ukraine’s energy supply. This will help to support the country’s economic development and sustain its democracy. USAID ESP is working closely with the Government of Ukraine (GOU) to develop competitive energy markets. By doing so, USAID ESP will facilitate private sector-led energy investments to provide affordable, reliable, resilient, and secure energy for all Ukrainians. USAID ESP is currently in the fifth year of implementation and will run through June 2025.

* Please note: Only Ukrainian nationals are eligible for this position. *

 Position Summary

 USAID ESP is currently looking for Program Support Assistants who will provide technical, administrative and project management support to the ESP project team through planning, coordinating, and tracking program support services and activities for the implementation of the USAID ESP.  his is a long-term position, for the period of 1 year with the possibility of extension for another term, based in Kyiv office, with occasional business travel in Ukraine. Reporting lines will be confirmed during the hiring process.

Main Responsibilities

• Support the preparation of technical presentations, reports, papers and other deliverables in coordination with relevant team leads;
• Organize teams’ inputs into reports in coordination with relevant team leads;
• Work with multiple project teams on facilitating documents delivery, processing, and signing it by the authorized representatives;
• Assist in facilitating the approvals process, including following up with relevant parties for signing agreements, sub-contracts, memorandums of understanding, and other project documentation;
• Assist with reviewing, printing, scanning, organizing, storing, managing, distributing and tracking of project and company documents;
• Assist with maintaining documents adhering to the Project’s documents policy and procedures;
• Oversee postage, courier services and document exchange between home office and project office, employees, vendors, clients, and etc.;
• Assist with collecting original payment documents;

Qualifications

• Bachelor’s degree in business administration, finance, legal, and/or other related fields (Master’s degree preferred)
• 3+ years of relevant project management and/or operations experience on USAID and/or other multi-lateral donor projects is an advantage;
• Must speak, read and write in English;
• Excellent writing and communication skills, able to communicate complex information and deliver verbal and written messages effectively;
• Good analytical and problem-solving skills;
• Strong organizational, teamwork and technical skills;
• Must be able to manage several tasks simultaneously and re-prioritize as necessary;
• Must work effectively under deadlines, both independently and as a team member;
• Must be able to produce accurate and complete documents in a timely manner;
• Must have excellent listening skills and highly developed sense of responsibility and commitment to customer service;
• Experience working on USAID or other international donor-funded projects is a plus.

To apply: Please submit a CV in English and a brief cover letter with the title of the position in the subject line to [email protected] 

There is no deadline associated with this position, USAID ESP may fill the position when a qualified person is found.  Only candidates who have been selected for an interview will be contacted. 

To find more about USAID Energy Security Project, visit the Project website https://energysecurityua.org, follow us on Facebook https://www.facebook.com/usaidesp/, LinkedIn https://www.linkedin.com/company/energysecurityua/ and Youtube

Асистент (-ка) з підтримки програмної діяльності

Опис проекту:

Проект енергетичної безпеки (ESP) – це семирічний проект, що фінансується Агентством США з міжнародного розвитку (USAID) і є найбільшим проектом USAID в Україні до цього часу. USAID ESP реалізується з допомогою контрактної організації USAID, Tetra Tech ES, Inc., провідного постачальника послуг з водопостачання, довкілля, інфраструктури, управління ресурсами, енергетики та міжнародного розвитку, заснованої в Каліфорнії.

Місія USAID ESP – підвищення енергетичної безпеки України, поліпшення енергетичного правового та регуляторного середовища в країні та збільшення стійкості енергопостачання України. Це сприятиме підтримці економічного розвитку країни та забезпеченню її демократії. USAID ESP співпрацює з Урядом України для розвитку конкурентоспроможних енергетичних ринків. Це дозволить підтримувати інвестиції в енергетику, які очолює приватний сектор, забезпечуючи доступну, надійну, стійку та безпечну енергію для всіх українців. USAID ESP наразі знаходиться на п’ятому році реалізації і буде діяти до червня 2025 року.

• Зверніть увагу: ця посада доступна лише громадянам України. *

Короткий опис посади:

Наразі USAID ESP шукає Асистент (-ка) з підтримки програмної діяльності, який(яка) надаватимуть технічну, адміністративну та управлінську підтримку команді проекту ESP через планування, координацію та відстеження послуг та заходів підтримки програми для впровадження USAID ESP. Це довгострокова посада на період 1 рік з можливістю продовження на ще один термін., розташовані в офісі в Києві, з можливістю відряджень по Україні. Лінії звітування будуть підтверджені під час процесу найму.

Основні обов’язки:

• Підтримка підготовки технічних презентацій, звітів, статей та інших результатів спільно з відповідними керівниками команди;
• Організація внесків команд у звіти в співпраці з відповідними керівниками команд;
• Працювати з кількома проектними командами щодо забезпечення доставки, обробки та підписання документів авторизованими представниками;
• Допомога в забезпеченні процесу затвердження, включаючи контроль за підписанням угод, підпідрядних договорів, меморандумів про взаєморозуміння та іншої проектної документації;
• Допомога у перегляді, друку, скануванні, організації, зберіганні, управлінні, розподілі та відстеженні проектних та компанійських документів;
• Допомога у дотриманні документів згідно політики та процедур документів Проекту;
• Координація поштових послуг, кур’єрських послуг та обміну документами між головним офісом та проектним офісом, співробітниками, постачальниками, клієнтами тощо;
• Допомога у зборі оригінальних документів про оплату.

Кваліфікація:

• Бакалаврська ступінь у галузі бізнес-адміністрації, фінансів, права або інших відповідних галузей (магістратура привітана);
• Від 3 років досвіду в сфері управління проектами та/або операцій на проектах, фінансованих USAID або іншими багатосторонніми донорами, є перевагою;
• Вміння спілкуватися, читати та писати англійською мовою;
• Відмінні навички письма та комунікації, здатність передавати складну інформацію та ефективно вести вербальну та письмову комунікацію;
• Добрі аналітичні та проблемні навички;
• Сильні організаційні, командні та технічні навички;
• Здатність керувати кількома завданнями одночасно та відновлювати їх пріоритети за необхідності;
• Здатність ефективно працювати з дотриманням термінів як незалежний виконавець, так і у складі команди;
• Здатність вчасно створювати точні та повні документи;
• Відмінні навички слухання та розвинуте почуття відповідальності і зобов’язаності перед клієнтами;
• Досвід роботи на проектах USAID або інших міжнародних донорів є перевагою.

Для подачі заявки: Будь ласка, надішліть резюме англійською мовою та короткий супровідний лист із зазначенням назви посади у рядку теми на адресу [email protected].

Термін подачі заявок не визначено, USAID ESP може замістити вакансію, як тільки буде знайдена відповідна особа. Кандидати, які пройшли відбір на співбесіду, будуть повідомлені.

Щоб дізнатися більше про Проект енергетичної безпеки USAID, відвідайте сайт проекту https://energysecurityua.org, слідкуйте за нами на Facebook https://www.facebook.com/usaidesp/, LinkedIn https://www.linkedin.com/company/energysecurityua/ та Youtube.