Administrative Support Assistant / Асистент(-ка) з адміністративної підтримки

Administrative Support Assistant

Project Summary

The Energy Security Project (ESP) is a seven-year project funded by the United States Agency for International Development (USAID) and the largest USAID project in Ukraine so far. The USAID ESP is implemented by a USAID Contractor, Tetra Tech ES, Inc., a California-based leading provider of services in the areas of water, environment, infrastructure, resource management, energy, and international development.

The USAID ESP mission is to enhance Ukraine’s energy security, improve the energy legal and regulatory environment in the country, and increase the resilience of Ukraine’s energy supply. This will help to support the country’s economic development and sustain its democracy. USAID ESP is working closely with the Government of Ukraine (GOU) to develop competitive energy markets. By doing so, USAID ESP will facilitate private sector-led energy investments to provide affordable, reliable, resilient, and secure energy for all Ukrainians. USAID ESP is currently in the fifth year of implementation and will run through June 2025.

* Please note: Only Ukrainian nationals are eligible for this position. *

* The position is pending USAID’s approval.*

Position Summary

USAID ESP is currently looking for an Administrative Support Assistant who will be responsible for a timely provision of administrative and logistical support to the Ministry of Infrastructure of Ukraine (MIU) Support Project Team. The Administrative Support Assistant will ensure coordination and effective sharing of information and resources within the team. This is a long-term position, imbedded to the Ministry of Infrastructure of Ukraine for the period of 1 year with the possibility of extension for another term. This position will be based in the office of Ministry of Infrastructure of Ukraine in Kyiv and is expected to be present there for all business days, but it may involve occasional travels. The position will be reporting to the MIU Support Project Manager.

Main Responsibilities

· Assist in logistical arrangements for team members for participating in various events and meetings as requested;
· Greet and assist visitors and help schedule meetings and events;
· Support the preparation of technical presentations, reports, papers and other documents in coordination with relevant team member;
· Work with team member on facilitating documents delivery, processing, and signing;
· Assist with reviewing, printing, scanning, organizing, storing, managing, distributing and tracking of team members’ documents;
· Oversee postage, courier services and document exchange between team members, vendors, clients, and etc.;
· Other duties as assigned;

Qualifications

· Bachelor’s or Master’s degree, preferably in Business Administration or Public Administration or any related field;
· Minimum of three (3) years of relevant experience;
· Prior experience with USAID-funded projects is strongly preferred;
· Proficiency in computer applications including MS Office: Word, Excel and PowerPoint;
· Must speak, read and write in English;
· Excellent writing and communication skills, able to communicate complex information and deliver verbal and written messages effectively;
· Good analytical and problem-solving skills;
· Strong organizational, teamwork and technical skills;
· Must be able to manage several tasks simultaneously and re-prioritize as necessary;
· Must work effectively under deadlines, both independently and as a team member;
· Must be able to produce accurate and complete documents in a timely manner;
· Must have excellent listening skills and highly developed sense of responsibility and commitment to customer service;
· Experience working on USAID or other international donor-funded projects is a plus.

To apply: Please submit a CV in English and a brief cover letter with the title of the position in the subject line to [email protected]

There is no deadline associated with this position, USAID ESP may fill the position when a qualified person is found. Only candidates who have been selected for an interview will be contacted.

To find more about USAID Energy Security Project, visit the Project website https://energysecurityua.org, follow us on Facebook https://www.facebook.com/usaidesp/, LinkedIn https://www.linkedin.com/company/energysecurityua/ and Youtube

Асистент(-ка) з адміністративної підтримки

Опис проекту:

Проект енергетичної безпеки (ESP) – це семирічний проект, що фінансується Агентством США з міжнародного розвитку (USAID) і є найбільшим проектом USAID в Україні до цього часу. USAID ESP реалізується з допомогою контрактної організації USAID, Tetra Tech ES, Inc., провідного постачальника послуг з водопостачання, довкілля, інфраструктури, управління ресурсами, енергетики та міжнародного розвитку, заснованої в Каліфорнії.

Місія USAID ESP – підвищення енергетичної безпеки України, поліпшення енергетичного правового та регуляторного середовища в країні та збільшення стійкості енергопостачання України. Це сприятиме підтримці економічного розвитку країни та забезпеченню її демократії. USAID ESP співпрацює з Урядом України для розвитку конкурентоспроможних енергетичних ринків. Це дозволить підтримувати інвестиції в енергетику, які очолює приватний сектор, забезпечуючи доступну, надійну, стійку та безпечну енергію для всіх українців. USAID ESP наразі знаходиться на п’ятому році реалізації і буде діяти до червня 2025 року.

• Зверніть увагу: ця посада доступна лише громадянам України. *

• Посада знаходиться на розгляді USAID. *

Короткий опис посади:

Наразі USAID ESP шукає Асистент(-ка) з адміністративної підтримки, який(-ка)буде відповідати за своєчасне надання адміністративної та логістичної підтримки команді проекту підтримки Міністерства інфраструктури України (MIU). Асистент(-ка) з адміністративної підтримки буде забезпечувати координацію та ефективний обмін інформацією та ресурсами всередині команди. Це довгострокова посада, яка вбудована в Міністерство інфраструктури України на період 1 рік з можливістю продовження. Посада розташована в офісі Міністерства інфраструктури України в Києві та передбачає можливість відряджень. Лінія звітування – до менеджера проекту підтримки MIU.

Основні обов’язки:

· Допомагати в організації логістичних аспектів для членів команди щодо участі в різних заходах та зустрічах за запитом;
· Зустрічати і допомагати відвідувачам та допомагати у плануванні зустрічей та заходів;
· Підтримувати підготовку технічних презентацій, звітів, статей та інших документів у співпраці з відповідними членами команди;
· Працювати з членами команди щодо забезпечення доставки, обробки та підписання документів;
· Допомагати в перегляді, друку, скануванні, організації, зберіганні, управлінні, розподілі та відстеженні документів членів команди;
· Контролювати пошту, кур’єрські служби та обмін документами між членами команди, вендорами, клієнтами та іншими сторонами;
· Інші обов’язки, які будуть надані.

Вимоги:

· Бакалаврська або магістерська ступінь, перевага надається сфері бізнесу або публічного управління чи будь-якому іншому відповідному напрямку;
· Мінімум три (3) роки досвіду відповідної роботи;
· Досвід роботи на проектах, що фінансуються USAID, має вагу;
· Володіння комп’ютерними програмами, включаючи MS Office: Word, Excel і PowerPoint;
· Вміння спілкуватися, читати та писати англійською мовою;
· Відмінні навички письма та комунікації, здатність передавати складну інформацію та ефективно вести вербальну та письмову комунікацію;
· Добрі аналітичні та проблемні навички;
· Сильні організаційні, командні та технічні навички;
· Здатність керувати кількома завданнями одночасно та відновлювати їх пріоритети за необхідності;
· Здатність ефективно працювати з дотриманням термінів як незалежний виконавець, так і у складі команди;
· Здатність вчасно створювати точні та повні документи;
· Відмінні навички слухання та розвинуте почуття відповідальності та зобов’язаності перед клієнтами;
· Досвід роботи на проектах, що фінансуються USAID або іншими міжнародними донорами, є перевагою.

Для подачі заявки: Будь ласка, надішліть резюме англійською мовою та короткий супровідний лист із зазначенням назви посади у рядку теми на адресу [email protected].

Термін подачі заявок не визначено, USAID ESP може замістити вакансію, як тільки буде знайдена відповідна особа. Кандидати, які пройшли відбір на співбесіду, будуть повідомлені.

Щоб дізнатися більше про Проект енергетичної безпеки USAID, відвідайте сайт проекту https://energysecurityua.org, слідкуйте за нами на Facebook https://www.facebook.com/usaidesp/, LinkedIn https://www.linkedin.com/company/energysecurityua/ та Youtube.