Human Resources (HR) Assistant/ Асистент(-ка) з управління персоналом

Human Resources (HR) Assistant

Project Summary

The Energy Security Project (ESP) is a seven-year project funded by the United States Agency for International Development (USAID) and the largest USAID project in Ukraine so far. The USAID ESP is implemented by a USAID Contractor, Tetra Tech ES, Inc., a California-based leading provider of services in the areas of water, environment, infrastructure, resource management, energy, and international development.

The USAID ESP mission is to enhance Ukraine’s energy security, improve the energy legal and regulatory environment in the country, and increase the resilience of Ukraine’s energy supply. This will help to support the country’s economic development and sustain its democracy. USAID ESP is working closely with the Government of Ukraine (GOU) to develop competitive energy markets. By doing so, USAID ESP will facilitate private sector-led energy investments to provide affordable, reliable, resilient, and secure energy for all Ukrainians. USAID ESP is currently in the fifth year of implementation and will run through June 2025.

* Please note: Only Ukrainian nationals are eligible for this position. *

Position Summary

USAID ESP is currently looking for a Human Resources (HR) Assistant who will provide overall human resources (HR) administrative, operations, logistics, communication, and other ad hoc support to the HR unit as part of the Operations Team. This is a full-time position for the period of 1 year with the possibility of extension for another term, based in Kyiv office, with occasional business travels. This position will report to the Human Resources (HR) and Operations Manager.

The HR Assistant will work cooperatively with HR & Operations Manager, full-time employees, short-term consultants, partner organizations and entire project team to contribute to the success of project implementation.

Main Responsibilities

· Assist the HR & Operations Manager in developing and implementation of office management policies and procedures;

· Assist the HR & Operations Manager in arranging staff trainings, conducting various surveys, managing employees’ benefits, handling of requests etc.,

· Draft HR circulars and announcement letters (i.e., new joiners, departing employees, staff promotions, holidays, birthday greetings);

· Assist in full recruitment lifecycle for a variety of roles: posting job advertisements, download and shortlist candidates’ resumes, set up panel interviews, conduct reference checks, biodata verification, draft labor agreements, HR orders, addendums etc.;

· Cooperate with Directorate-General for Rendering Services to Diplomatic Missions (GDIP) on documents required for hiring full-time employees and short-term consultants according to the Ukrainian Labor Law;

· Keep updated recruiting and personnel files, folders and trackers on SharePoint;

· Assist in maintaining a tracker of all full-time employees’ and short-term consultants’ labor agreements to ensure their timely extension and modification;

· Assist in maintaining a tracker of used vacation/sick leaves;

· Assist in onboarding process (prepare onboarding presentation/material and schedule onboarding meetings);

· Draft and/or record internal and external written incoming and outgoing correspondence of the HR Unit;

· Assist in working with local authorities e.g. State Migration Service of Ukraine, Centers for the provision of administrative services, GDIP, State Border Guard Service of Ukraine, Embassies of Ukraine and etc.

· Assist staff in addressing any personnel questions or issues in collaboration with HR & Operations Manager;

· Other duties as assigned by the HR & Operations Manager.

Minimum Qualifications

· Bachelor’s degree in personnel management, business administration, finance, legal, and/or other relevant fields. A master’s degree is a plus;

· 2+ years of relevant HR and/or operations experience on USAID and/or other multi-lateral donor projects preferred;

· Fluency in Ukrainian and proficiency in English required;

· Excellent writing and communication skills, able to communicate complex information and deliver verbal and written messages effectively;

· Excellent interpersonal skills and demonstrated ability to be a self-starter and be accountable for any assigned work;

· Must be able to manage several tasks simultaneously and re-prioritize as necessary;

· Must work effectively under tight deadlines, both independently and as a team member;

· Must be able to produce accurate and complete documents in a timely manner;

· Excellent computer skills, especially on Microsoft Office Suite;

· Committed attitude to work and desire to learn and progress career in Operations/HR in international technical assistance projects;

To apply: Please submit a CV in English and a brief cover letter with the title of the position in the subject line to [email protected] 

There is no deadline associated with this position, USAID ESP may fill the position when a qualified person is found.  Only candidates who have been selected for an interview will be contacted. 

To find more about USAID Energy Security Project, visit the Project website https://energysecurityua.org, follow us on Facebook https://www.facebook.com/usaidesp/, LinkedIn https://www.linkedin.com/company/energysecurityua/ and Youtube

Асистент(-ка) з управління персоналом 

Опис проекту:

Проект з Енергетичної Безпеки (ESP) – це семирічний проект, фінансований Агентством Сполучених Штатів Америки з Міжнародного Розвитку (USAID) і найбільший проект USAID, який був здійснений в Україні до цього часу. USAID ESP реалізується USAID підрядником – Tetra Tech ES, Inc., провідним постачальником послуг в галузях водопостачання, навколишнього середовища, інфраструктури, управління ресурсами, енергетики та міжнародного розвитку, заснованої в штаті Каліфорнія.

Місія USAID ESP – підвищити енергетичну безпеку України, поліпшити правове та регуляторне середовище в енергетичній галузі країни та збільшити стійкість енергопостачання України. Це допоможе підтримати економічний розвиток країни та забезпечити сталість демократії. USAID ESP тісно співпрацює з урядом України для розвитку конкурентоспроможних енергетичних ринків. Цим самим USAID ESP сприятиме інвестиціям приватного сектору в енергетику, щоб забезпечити доступну, надійну, стійку та безпечну енергію для всіх українців. USAID ESP наразі знаходиться на п’ятому році реалізації і буде діяти до червня 2025 року.

• Зверніть увагу: Тільки громадяни України можуть претендувати на цю посаду. *

Опис посади

На даний момент USAID ESP шукає Асистент(-ка) з управління персоналом, який буде забезпечувати загальну адміністративну, операційну, логістичну, комунікаційну та іншу підтримку HR-підрозділу, як частина Команди операцій. Ця посада повна зайнятість на період 1 року з можливістю подальшого продовження, базується в офісі в Києві з можливістю відряджень. Звіт проходитиме до менеджера з ресурсів людських ресурсів (HR) та операцій.

Асистент(-ка) з управління персоналом буде працювати спільно з менеджером HR & Operations, повноцінними співробітниками, короткостроковими консультантами, партнерськими організаціями та всією проектною командою для сприяння успішності виконання проекту.

Основні обов’язки

· Допомогти менеджеру з ресурсів людських ресурсів (HR) та операцій у розробці та впровадженні політик та процедур з управління офісом;

· Допомогти менеджеру з ресурсів людських ресурсів (HR) та операцій у проведенні навчань персоналу, проведенні різних опитувань, управлінні користюванням співробітників, обробці запитів тощо;

· Підготовка проектів документів HR та листів (наприклад, про нових співробітників, звільнення співробітників, підвищення заробітної плати співробітників, святкування днів народження);

· Допомога у повному життєвому циклі найму персоналу для різних посад: розміщення вакансій, завантаження та скорочення резюме кандидатів, організація інтерв’ю панелей, здійснення перевірки рекомендацій, перевірки біографічних даних, складання трудових угод, HR-доручень, додатків до них тощо;

· Співпраця з Головним управлінням з надання послуг дипломатичним місіям (ГУДПДМ) щодо необхідних документів для найму повноцінних співробітників та короткострокових консультантів відповідно до Українського трудового законодавства;

· Підтримка актуальних файлів і трекерів з працевлаштування та персоналу на SharePoint;

· Допомога у підтриманні трекеру угод з усіма повноцінними співробітниками та короткостроковими консультантами для забезпечення своєчасного їх продовження та зміни;

· Допомога у підтриманні трекеру використання відпусток/лікарняних;

· Підтримка процесу інтеграції нових співробітників (підготовка презентації/матеріалів та розклад зустрічей для інтеграції);

· Підготовка та/або реєстрація внутрішньої та зовнішньої кореспонденції підрозділу HR;

· Співпраця з місцевими органами, наприклад, Державною міграційною службою України, Центрами надання адміністративних послуг, ГУДПДМ, Державною прикордонною службою України, посольствами України та іншими;

· Надання співробітникам відповідей на будь-які питання чи проблеми, співпраця з менеджером HR & Operations;

· Інші обов’язки, які призначає менеджер HR & Operations.

Мінімальні вимоги

· Бакалаврська ступінь у керівництві персоналом, бізнес-адміністрації, фінансах, праві або інших відповідних галузях. Магістратура є перевагою;

· 2+ роки досвіду роботи в сфері HR та/або операцій на проектах USAID або інших міжнародних донорів – бажано;

· Володіння українською та англійською мовами – обов’язково;

· Відмінні навички письма та комунікації, здатність передавати складну інформацію та ефективно передавати вербальні та письмові повідомлення;

· Відмінні міжособистісні навички та демонстрована здатність до самостійної роботи та відповідальності за призначену роботу;

· Здатність керувати кількома завданнями одночасно та перепріоритизувати їх за потреби;

· Здатність ефективно працювати під тиском термінових строків як самостійно, так і у складі команди;

· Здатність створювати точні та повні документи своєчасно;

· Відмінні комп’ютерні навички, особливо у пакеті Microsoft Office;

· Відданість роботі та бажання навчатися та розвивати кар’єру в операціях/HR на проектах міжнародної технічної допомоги;

Для подачі заявки: Відправте резюме англійською мовою та короткий мотиваційний лист з назвою посади в рядку теми на адресу [email protected].

Цієї посади не має терміну подачі заявок, USAID ESP може зайняти посаду, коли буде знайдено відповідну особу. Лише кандидати, які будуть обрані на співбесіду, будуть повідомлені.

Щоб дізнатися більше про Проект з Енергетичної Безпеки USAID, відвідайте веб-сайт проекту https://energysecurityua.org, слідкуйте за нами на Facebook https://www.facebook.com/usaidesp/, LinkedIn https://www.linkedin.com/company/energysecurityua/ та YouTube