02.08.2023

Фахівець/фахівчиня медіа компоненту програми Український фонд швидкого реагування IREX

ЗАВЕРШЕНО

Додано:
dia3dzed

Запит на пропозиції (ЗП)/Request for Proposal (RfP)

Фахівець/фахівчиня медіа компоненту URRF з:

а) оцінки стану й спроможності медіа-організації в соціальних медіа та проведення тренінгів з мобільної журналістики й веденню соціальних медіа (SMM);

б) проведення тренінгів для прес-служб обласних військових адміністрацій на теми ведення соціальних мереж та сайту державних адміністрацій, а також створення якісного контенту для поширення онлайн.

Програма “Український фонд швидкого реагування” втілюється Радою міжнародних наукових досліджень та обмінів (IREX) за фінансової підтримки Державного департаменту США з березня 2022 року.

Програма “Український фонд швидкого реагування” була створена з метою задоволення критичних потреб та підвищення стійкості українського уряду, громадянського суспільства та цивільного населення на тлі повномасштабного вторгнення рф. До основних цілей програми входять: поширення засобів пом’якшення наслідків бойових дій для цивільного населення і громадянського суспільства; координація і планування зусиль уряду, ГО і зовнішніх партнерів у реагуванні на виклики війни; гарантування захищеної комунікації між ключовими стейкхолдерами; розповсюдження інформації, що стосується конфлікту, серед населення.

Більше про програму на Facebook-сторінці https://www.facebook.com/UkraineRapidResponseFund

З липня 2023 року розпочався медіа-компонент програми, націлений на допомогу прифронтовим медіа. Зважаючи на це, програма “Український фонд швидкого реагування” IREX шукає фахівця/фахівчиню з:

а) оцінки стану та спроможності медіа-організації та проведення тренінгів з мобільної журналістики і веденню соціальних медіа (SMM);

Основним завданням фахівця/чині в рамках медіа-компоненту програми «Український фонд швидкого реагування» буде:

для медіа організацій - оцінка стану медіа та надання тренінгів ;

для прес-служб обласних військових адміністрацій - проведення тренінгів.

Загальний пул учасників медіа – 17 регіональних медіа. Передбачена співпраця за контрактом на 5 місяців. Часткова зайнятість (орієнтовно 60 годин на період контракту) та погодинна ставка.

Загальний пул учасників прес-служб (представники комунікаційних підрозділів, що безпосередньо займаються наповненням та веденням соціальних мереж і сайту державної адміністрації) залежить від формату, який пропонуватимуть апліканти/тренери:

Онлайн: кількість учасників – до 60 людей. Максимальна тривалість годин: 12 (1-2 години протягом 3-5 днів). Передбачена співпраця за контрактом на 1 місяць. Часткова зайнятість (орієнтовно 20 годин на період контракту) та погодинна ставка.

Зацікавлені сторони можуть подавати пропозиції як на один компонент (медіа або прес-служби) так і на два компоненти (дві окремі пропозиції).

Зацікавленим сторонам необхідно підготувати та подати українською мовою свою цінову пропозицію:

- заповнений Додаток 2 (у т.ч. таблицю 1- оберіть відповідно для Медіа та/або Прес-Служб). Ціни мають включати в себе необхідні податки та збори та залишатися в силі не менше 60 діб після завершення дати подання запиту на пропозиції;

- заповнений Додаток 3 (портфоліо);

- резюме всіх залучених виконавців.

У випадку вашої зацікавленості, просимо надсилати повний пакет документів до 23:00 18 серпня 2023 р. на електронну адресу [email protected] з темою листа “URRF MEDIA: SMM/MOJO_Прізвище заявника” Заявник несе відповідальність за вчасність подання та достовірність поданих комерційних пропозицій.

Надсилаючи пропозиції електронною поштою, переконайтеся, що вони підписані, відправляються у форматі *pdf чи *word і не містити вірусів чи пошкоджень. Запропоновані послуги будуть розглядатися і оцінюватися відповідно до повноти пропозиції та її відповідності до вимог (Додаток 1). Вибір постачальника залежатиме від того, чия пропозиція відповідає вимогам та критеріям оцінки та є найбільш економічно вигідною. На підставі чого буде укладено договір. Звертаємо увагу на те, що IREX не несе відповідальності за будь-які витрати, пов’язані з підготовкою та подачею постачальником пропозиції, незалежно від результату або способу проведення процесу відбору. Замовник вимагає від учасників уникати конфліктів інтересів. У випадку участі в тендері учасників, які є пов’язаними особами, тендерні пропозиції таких учасників буде відхилено.

Замовник залишає за собою право скасувати закупівлю послуг або не визначати переможця без будь-яких зобов’язань. Успішним кандидатам у першому раунді відбору замовник потенційно надішле письмове завдання та запрошення на співбесіду.

Дякуємо за увагу! Чекаємо на ваші пропозиції.

З повагою

Команда програми “Український фонд швидкого реагування” IREX

Додаток 1

Перелік вимог до Запиту на пропозиції

Зміст вимог

Фахівець/фахівчиня працюватиме з командою програми та її партнерами в

а) медіа шляхом проведення оцінки стану та спроможності 17 медіа-організації в соціальних медіа та проведення тренінгів з мобільної журналістики і веденню соціальних медіа;

Передбачена співпраця за контрактом на 5 місяців. Часткова зайнятість (орієнтовно 60 годин).

Б)прес-службами шляхом проведення тренінгів на теми ведення соціальних мереж та сайту державних адміністрацій, а також створення якісного контенту для поширення онлайн.

Передбачена співпраця за контрактом на 1 місяць.

Часткова зайнятість (орієнтовно 20 годин на місяць) та погодинна ставка.

Вимоги до кандидатів/кандидаток:

Досвід роботи з медіа-організаціями, медіа-командами, донорськими програмами, та/або прес-службами, та програмами міжнародної технічної допомоги від 2 років обов’язковий
Мати досвід проведення оцінки медіа, спроможностей організації
Досвід роботи з соціальними мережами та мобільною журналістикою від 2 років
Досвід у журналістиці або роботі зі ЗМІ та/або з прес-службами буде перевагою.
Експертиза у веденні соціальних мереж та створенню контенту за допомогою мобільної журналістики, адаптація практик під потреби локальних медіа та прес-служб
Досвід звітування та напрацювання аналізу та рекомендацій для розвитку медіа в даній сфері
Знання англійської мови буде суттєвою перевагою

Перелік та опис очікуваних результатів

MEDIA (a)

Проведення аналізу та оцінку спроможності медіа-організації (формат роботи: онлайн та офлайн) у сфері соціальних медіа та проведення тренінгів з мобільної журналістики і веденню соціальних медіа
Підготовка аналітичного звіту та рекомендацій для кожного з партнерів
Розробка і надання плану дій роботи і тренінгів з медіа-організаціями
Відбір медіа-організацій у групи за рівнем розвитку для проведення відповідних тренінгів
Підготовка тренінгових матеріалів та сесій, їх наповнення, створення графіків тренінгів та проведення тренінгів (групові чи індивідуальні, згідно оцінки медіа-організацій)
Покращення роботи з соціальними мережами та їх показниками
Надання рекомендацій та плану дій для кожного медіа по результатам тренінгів
80% з плану дій має бути реальним до впровадження поточною командою медіа, а також реалізуватися під час компоненту SMM-менторство (з відібраними медіа) та грантового компоненту по створенню контенту за допомогою мобільної журналістики (з відібраними медіа)
Взаємодія з медіа-командою URRF на кожному з етапів роботи
Надання рекомендацій медіа-команді URRF щодо медіа, які потребують нагальної подальної підтримки ментора SMM.

Прес-служби (б)

Розробка і надання плану дій роботи і тренінгів з прес-службами (онлайн формати)
Підготовка тренінгових матеріалів та сесій, їх наповнення, створення графіків тренінгів та проведення тренінгів
Покращення роботи з соціальними мережами та їх показниками
Взаємодія з медіа-командою URRF на кожному з етапів роботи
Надання рекомендацій медіа-команді URRF щодо медіа, які потребують нагальної подальшої підтримки ментора SMM.

Валюта пропозиції

Валютою тендерної пропозиції є долар США. Сума виплат у гривні за контрактом буде обраховуватися відповідно до офіційного курсу гривні до долара США, встановленого Національним банком України на дату підписання кожного Акта прийому-передачі. Пропозиція та фінальна ціна не повинна містити у собі ПДВ.

Строк дії пропозиції

5 місяців для медіа

1 місяць для Прес-служб

У виняткових випадках IREX може звернутися з проханням до автора пропозиції подовжити строк дії пропозиції. У цьому випадку сторони повинні підтвердити згоду у письмовій формі.

Неповні пропозиції

Не допускаються

Умови оплати

Із постачальником, обраним у результаті цього конкурсу, буде укладено договір із погодинною оплатою, які будуть надані за весь період. Тип договору буде залежати від статусу юридичної чи фізичної особи виконавця.

Оплата за надані постачальником послуги/види робіт буде здійсненою у гривні (без ПДВ).

Деталі щодо розміру, термінів та інших умов оплати послуг Виконавця є предметом узгодження між сторонами та будуть відображені в договорі.

Розрахунок

Безготівковий розрахунок

Інші умови

Якщо кількість потенційних постачальників менше ніж 3 (три), дана закупівля переоголошується. Організація залишає за собою право визначити переможця.

Організація залишає за собою право замовити одне або декілька завдань одночасно, або замовити не повний обсяг завдань.

Організація залишає за собою право скасувати закупівлю послуг без будь-яких зобов’язань.

Тривалість договору, який передбачається укласти

Термін надання послуг: 6 місяців з дати укладення договору.

Критерії оцінювання пропозиції

Критерій оцінки	Ваговий коефіцієнт	Документи, які підтверджують відповідність критерію
Ціна: порівняльна оцінка	30	Тендерна пропозиція, Додаток 2, Таблиця 1
Якість портфоліо, що базується на попередньому досвіді проведення послуг подібного виду	40	Тендерна пропозиція, Додаток 2, Таблиця 1
Резюме	30	Тендерна пропозиція, Додаток 2, Таблиця 1

Контактна особа для уточнень

(звернення виключно у письмовому вигляді)

Зацікавлені сторони, можуть задавати уточнювальні запитання за е-адресою: [email protected] до 18 серпня 2023 року.

Кінцевий термін подання пропозицій – до 23:00 18 серпня 2023 року на е-адресу [email protected],

Кінцевий термін подання пропозицій – з темою листа “URRF MEDIA: SMM/MOJO_Прізвище заявника”

Таблиця нижче допоможе перевірити повноту вашої заявки. Переконайтеся, що всі вказані документи є в наявності:

Документи, що мають бути надані разом із ціновою пропозицією, в т.ч. документи, що підтверджують відповідність вимогам:		Документи додано до цінової пропозиції (ТАК / НІ)
Документи на ведення комерційної діяльності (за наявністю)	Заповнена та підписана форма пропозиції (Додаток 2)	☐	☐
	Копія Свідоцтва платника ПДВ (за умови реєстрації платником ПДВ) або Свідоцтва про сплату єдиного податку або витяги з реєстрів платників ПДВ та платників єдиного податку	☐	☐
	Копія Свідоцтва про державну реєстрацію юридичної особи або ФОП або Виписки з єдиного державного реєстру юридичних осіб та фізичних осіб-підприємців	☐	☐
Кваліфікаційні документи	Резюме (Додаток 4) Портфоліо (Додаток 3)	☐	☐

Додаток 2

Таблиця 1 для медіа

Цінова пропозиція _________________

(назва учасника)

Код ЄДРПОУ/ інд.номер__________________________________________________________, контактні дані___________________________________________________________________, П.І.Б. __________________________________________________________________________

Цим листом _______________ (назва організації за наявності) в особі ______________________ (ПІП уповноваженої особи) повідомляє що бажає взяти участь у конкурсі, що проводить Рада міжнародних наукових досліджень та обмінів (IREX) – “Фахівець/фахівчиня SMM/MOJO_медіа компонент URRF” та погоджується із умовами конкурсу. Підтверджую достовірність наданих IREX даних.

Постачальник повинен пояснити, як і чому він може бути найкращим виконавцем вимог IREX та вказати таке:

Кваліфікація – опис діяльності постачальника послуг (релевантна освіта, кваліфікації, додаткове навчання, перелік професійних програм, якими володіє виконавець, перелік клієнтів, які отримали ті ж самі послуги, що потрібні IREX, типи виконаних робіт, інше);

Наявність документів на ведення комерційної діяльності – реєстраційні документи, свідоцтво платника податків і т.д. У випадку відсутності таких документів зазначте про це, а також вкажіть, якими методами оплати роботи ви користувалися в такому випадку.

Вартість виконання робіт.

№	Назва послуги / завдання	Ціна за одну годину (дол.США)	Ціна загальна за послугу, (дол.США)
1.	Проведення оцінки поточної роботи з соціальними мережами, спроможності медіа організацій до опанування SMM та мобільної журналістики і використання нових знань в роботі
2.	Підготовка та проведення тренінгів SMM
3.	Підготовка та проведення тренінгів з мобільної журналістики
4.	Надання рекомендацій за результатами тренінгів
5.	Розробка і надання плану менторства по соціальним мережам для відібраних медіа-організацій
6.	Ведення компоненту менторства

Додаток 2

Таблиця 1 для прес-служб

Цінова пропозиція___________(назва учасника)

Цим листом _______________ (назва організації за наявності) в особі ______________________ (ПІП уповноваженої особи) повідомляє що бажає взяти участь у конкурсі, що проводить Рада міжнародних наукових досліджень та обмінів (IREX) – “Фахівець/фахівчиня SMM_медіа компонент URRF” та погоджується із умовами конкурсу. Підтверджую достовірність наданих IREX даних.

Постачальник повинен пояснити, як і чому він може бути найкращим виконавцем вимог IREX та вказати таке:

Кваліфікація – опис діяльності постачальника послуг (релевантна освіта, кваліфікації, додаткове навчання, перелік професійних програм, якими володіє виконавець, перелік клієнтів, які отримали ті ж самі послуги, що потрібні IREX, типи виконаних робіт, інше);

Наявність документів на ведення комерційної діяльності – реєстраційні документи, свідоцтво платника податків і т.д. У випадку відсутності таких документів зазначте про це, а також вкажіть, якими методами оплати роботи ви користувалися в такому випадку.

Вартість виконання робіт.

№	Назва послуги / завдання	Ціна за одну годину (дол.США)	Ціна загальна за послугу, (дол.США)
1.	Підготовка тренінгів з прес-службами (онлайн)
2.	Проведення тренінгів з прес-службами (онлайн)
3.	Надання рекомендацій за результатами тренінгів та звітність

Додаток 3 

Портфоліо (назва учасника) для URRF IREX 

Будь ласка, скористайтеся шаблоном нижче для Вашого портфоліо:  

Досвід оцінки медіа та/або прес-служб	Приклади (посилання на розроблені матеріали на гугл диску або відповідних платформах)
Досвід проведення тренінгів для медіа-організацій та/або прес-служб	Посилання на відкриті джерела з інформацією про проведені тренінги та програми розроблених вами тренінгів.
Досвід підготовки та проведення тренінгів з SMM	Посилання на відкриті джерела з інформацією про проведені тренінги та програми розроблених вами тренінгів
Досвід розробки і надання плану менторства щодо роботи в соціальних мереж та SMM	Приклади менторської роботи з медіа