Спеціаліст/ка з організації заходів

Благодійна організація «Благодійний фонд «Стабілізейшен суппорт сервісез» оголошує відкритий тендер на закупівлю послуг спеціаліста/ки з організації заходів.

Дата оголошення про тендер: 15 серпня 2023 року

Термін подання тендерних пропозицій: до 06 вересня 2023 року

Всі тендерні пропозиції, отримані організатором після кінцевого терміну їх подання, а саме після 00:00 07 вересня 2023 року, розгляду не підлягатимуть.

Деталізація послуг, які надає підрядник:

1. Організація офлайн/онлайн подій протягом проєкту, участь в розробці їх концепції та сценаріїв;
2. Формування бюджету, чек-листів, калькуляцій та їх погодження;
3. Комунікація з підрядниками необхідними для проведення події (комунікація з логістичними компаніями, організація локації, комунікація з фотографами), а також партнерами та спікерами;
4. Ведення документообігу, контроль сплати рахунків;
5. Узгодження переліку робіт з зовнішніми замовниками/підрядниками та структурними підрозділами в середині організації;
6. Підготовка локації та контроль заходу під час його проведення, взаємодія з персоналом на локаціях та координація їх роботи;
7. Оперативне вирішення питань, які можуть виникнути під час проведення заходу;
8. Взаємодія з медіа відділом організації для забезпечення якісного висвітлення події;
9. Співпраця з менеджерами напрямів фонду;
10. Складання звітності за підсумками заходів.

Вимоги до кваліфікації підрядника:

1. Практичний досвід організації подій;
2. Досвід співпраці з підрядними організаціями для реалізації подій;
3. Досвід роботи з кошторисами, бюджетами, тендерними процедурами;
4. Готовність до строкової співпраці в межах проєкту;
5. Бажано досвід громадської діяльності та/або роботи в міжнародних/донорських організаціях, органах державної влади, тощо;
6. Володіння англійською мовою на рівні В1 та вище;
7. Високі навички самоорганізації, планування, комунікації з людьми та відповідальність; 
8. Володіння здатністю креативно та стратегічно мислити, працювати в команді й адмініструвати роботу.

Умови:

Між БО «БФ «ССС» та підрядником буде підписано угоду про надання послуг, в якому буде детально викладено умови співпраці.

Вимоги до підрядника – учасника тендеру:

1. Обов’язкова реєстрація фізичною особою-підприємцем 3 групи, без ПДВ.
2. Наявність відповідних КВЕДів.

Учасник тендеру надає організатору наступні документи:

1. Копія документу, що підтверджує державну реєстрацію;
2. Копія документу, що підтверджує податковий статус;
3. Тендерна пропозиція, заповнена за зразком (додається);
4. Резюме.

У разі відсутності реєстрації фізичної особи-підприємця, учасник  надає організатору наступні документи:

1. Тендерна пропозиція, заповнена за зразком (вказавши в п4., що “Готовий/а зареєструвати ФОП”);
2. Резюме.

Істотні критерії (умови) відбору тендерних пропозицій:

1. Відповідність учасника кваліфікаційним вимогам тендерного оголошення;
2. Відповідність поданих документів умовам тендерного оголошення;

Відбір підрядника буде здійснюватися на основі професійного досвіду кандидатів та їхньої компетенції, що відповідають вимогам, наведеним вище.

Тендерні документи повинні бути складені українською мовою, підписані повноваженою особою учасника та засвідчені печаткою (за наявності) та надіслані до 23:59 06 вересня 2023 року у письмовому (електронному, відсканованому) форматі з поміткою “Відкриті торги: послуги спеціаліста/ки з організації заходів» на адресу: [email protected].

Тендерна процедура:

• Тендерні пропозиції повинні залишатися чинними впродовж шістдесяти (60) календарних днів з граничного терміну подання Тендерних пропозицій.
• До участі у відборі тендерних пропозицій допускаються тендерні пропозиції, які повністю відповідають умовам цього тендерного оголошення.
• Тендерні пропозиції, мають бути чинними та не підлягатимуть внесенню змін з боку учасників тендеру, що їх подали, до повного завершення надання послуг.
• Визначення переможця тендеру, відбудеться шляхом розгляду та перевірки наданих пропозицій на відповідність умовам конкурсу, викладеним у тендерній документації. Перевага буде надана постачальнику, пропозиція якого відповідатиме зазначеним в тендерному оголошенні критеріям та відповідатиме професійному досвіду та компетенціям.
• Очікується, що співбесіди з підрядниками, які увійдуть до списку після первісного відбору, будуть проводитися особисто або за допомогою Teams/Zoom. Відповідь електронною поштою після остаточного туру співбесід отримають тільки ті підрядники, які пройшли відбір. Також відібрані підрядники, будуть сповіщені через електронну пошту, протягом 3 днів після кінцевого терміну подання тендерних пропозицій.
• Результати тендеру будуть повідомлені організатором учаснику тендеру, який переміг, шляхом надсилання відповідного повідомлення електронною поштою протягом не більше ніж трьох робочих днів з дати прийняття рішення про визначення переможця.

Додаткові застереження:

• Учасник цієї загальної процедури (відкритого тендеру) приймає до уваги та погоджується з тим, що організатор тендеру залишає за собою право вимагати від учасника тендеру додаткові документи та/або інформацію, що підтверджують відповідність окремих положень документів вимогам та умовам цього тендерного оголошення.
• Учасник цієї загальної процедури (відкритого тендеру) надсилаючи документи для участі у загальній процедурі (відкритому тендері) за цим тендерним оголошенням підтверджує своє розуміння та згоду з тим, що організатор тендеру може відхилити його тендерну пропозицію у випадку, якщо пропозиції інших учасників міститимуть більш вигідні умови, та що організатор тендеру не обмежений у прийнятті будь-якої іншої пропозиції з більш вигідними для нього умовами.

Індивідуальний підхід та рівні можливості

БО «БФ «ССС» застосовує індивідуальний підхід та поважає права людини у всіх сферах її діяльності. БО «БФ «ССС» прагне створювати умови праці, що відповідають принципам гендерної рівності та культурно-особистісного різноманіття персоналу. Підрядники повинні поважати рівні права осіб та прагнути створити атмосферу, в якій відмінності людей підтримують та цінують.

Запитання щодо тендеру можна надсилати в електронному вигляді за ел. адресою: [email protected] до 06 вересня 2023 року.