Керівник(-ця) відділу з адміністративних питань/Administration Team Leader

Данська рада у справах біженців (ДРБ) є провідною організацією з питань соціально-правового захисту, яка вповноважена захищати, відстоювати права та просувати довгострокові рішення для постраждалого від переміщення населення.

Наразі ДРБ шукає Керівника відділу з адміністративних питань у Києві.

Загальна мета ролі:

Керівник відділу з адміністративних питань відповідає за впровадження, підтримку та вдосконалення відділу відповідно до інструкцій і політики та процедур ДРБ, пов’язаних з усіма адміністративними завданнями, а також за співпрацю з польовим персоналом щодо процесів телекомунікацій, проживання та продажу квитків.

Обов’язки:

Адміністрація

• Впроваджувати системи та процедури адміністрування ДРБ відповідно до стандартів, що стосуються проживання персоналу, забезпечуючи дотримання політики, керівних принципів та вимог донорів.
• Підтримувати та надавати інформацію міжнародному персоналу щодо віз, проживання та інших адміністративних процедур.
• Забезпечувати ефективну та безперебійну роботу адміністрації та управління офісом, а також ефективне надання послуг підтримки високого рівня для досягнення операційної мети ДРБ в Україні.
• Забезпечувати відповідность стандартам проживання у гостьових будинках ДРБ
• Готувати подання звітів та аналізу адміністрації, коли це необхідно або за запитом
• Підтримувати адміністративну команду регіональних офісів щодо різних інструментів та процедур ДРБ для стандартизації адміністративних послуг.

Загальні обов’язки:

• Відповідати за приміщення офісу ДРБ в Україні (включаючи офіси, гостьові будинки та розміщення міжнародного персоналу). Це включає, але не обмежується цим, забезпечення своєчасної сплати орендної плати, управління об’єктами та обслуговування цих приміщень у взаємодії з персоналом відділу постачання та фінансовим відділом.
• Відповідати за процес отримання віз до України іноземним персоналом, резидентство персоналу; забезпечувати своєчасної підтримки відновлення/процесу цих офіційних документів.
• Відповідати за координацію з командою безпеки за контракти, управління процесами, пов’язаними з безпекою в головному офісі — пожежна сигналізація в гостьових будинках, обладнання для пожежної безпеки, гібернаційні аптечки та аптечки як в головному офісі, так і в приміщеннях для розміщення іноземного персоналу.
• Готувати офіційні листи англійською та українською мовами та контроль за перекладом документів для офіційного використання в Представництві країни. Також забезпечення наявності та актуальності відповідних контрактів на обслуговування.
• Розробляти трекер проживання та забезпечення підтримки подорожей, проживання в готелях та транзитних гостьових будинках для персоналу ДРБ та всіх відвідувачів ДРБ.
• Контролювати завдання членів команди адміністрації, включаючи помічника адміністратора, прибиральника та адміністратора; надання їм підтримки для забезпечення досягнення командою своїх цілей та забезпечення необхідних тренінгів / коучингу для забезпечення нарощування потенціалу.
• Взаємодіяти з відповідними органами стосовно актуальних угод та процесів реєстрації іноземного персоналу та забезпечення відповідної актуальної документації для цих процесів.
• Замовляти канцелярію, прогноз та планування.
• Управління зв’язком.
• Здійснювати контроль та забезпечення належного заповнення адміністративних документів, включаючи реєстраційні документи ДРБ
• Інформування менеджера з персоналу та адміністраторів та керівника служби підтримки про рішення уряду, що впливають на візові правила та правила проживання.
• Брати активну участь у ТЗ / аналізі ставок для закупівель, пов’язаних з адмініструванням.

Досвід та технічні компетенції:

• Мінімум три роки відповідного досвіду в управлінні адмініструванням
• Сильні міжособистісні та комунікативні навички з доведеною здатністю працювати з широким колом менеджерів та співробітників
• Хороші навички фасилітації, тренерська майстерність
• Хороша увага до деталей і вміння працювати в умовах дедлайну
• Сильні комунікативні навички як письмові, так і усні
• Відмінні навички міжособистісної та командної роботи
• Досвід роботи зі стандартними процедурами закупівель та документацією

Освіта:

• Вища освіта в галузі ділового адміністрування, управління ланцюгами поставок або відповідної галузі
• Відмінні навички MS Office (Word, Excel, бази даних тощо)

Мови:

• Вільне володіння англійською мовою
• Досконало українською мовою

Усі ролі ДРБ вимагають від співробітників володіти основними компетенціями ДРБ:

• Прагнення до досконалості: зосередження уваги на досягненні результатів при забезпеченні ефективних процесів.
• Співпраця: залучення відповідних сторін та заохочення зворотного зв’язку.
• Ініціативність: спроможність брати на себе відповідальність та ініціативу, прагнення до інновацій.
• Спілкування: слухати і говорити ефективно і чесно.
• Демонстрація порядності: дотримуватися та просувати найвищі стандарти етичної та професійної поведінки щодо цінностей і Кодексу поведінки ДРБ, включаючи захист від сексуальної експлуатації, насильства та зловживань.

Ми пропонуємо:

Тривалість контракту: 3-х місячний випробувальний термін з можливістю продовження контракту

Рівень: G-Менеджер

База: Київ

Дата початку: якнайшвидше

Заробітна плата та умови будуть відповідати Умовам працевлаштування національного персоналу Данської ради у справах біженців.

Процес подачі заявки: Всі заявники повинні завантажити супровідний лист і оновлене резюме (не більше чотирьох сторінок англійською мовою) за посиланням https://candidate.hr-manager.net/ApplicationInit.aspx?cid=1036&ProjectId=168573&DepartmentId=19100&SkipAdvertisement=true 

Заявки, надіслані електронною поштою, не розглядатимуться.

Заявки приймаються до 31 серпня 2023 р.