Асистент/ка з адміністративних питань

Право на захист (Фонд) – провідна правозахисна громадська організація, яка комплексно працює над вирішенням проблем міграції, її причин та наслідків – шукає кандидата на посаду Асистента(-ки) з адміністративних питань.

ЗАГАЛЬНІ ВІДОМОСТІ ПРО ПОСАДУ

Асистента(-ка) з адміністративних питань підпорядковується Керівнику регіонального офісу і тісно співпрацює з регіональною командою на місці та командою фінансово-адміністративного відділу Фонду.

ОБОВ’ЯЗКИ ТА ВІДПОВІДАЛЬНІСТЬ

• Збір, систематизація та зберігання документації та матеріалів за результатами діяльності регіонального офісу у паперовій та електронній формі;
• Організація побуту регіонального офісу БФ «Право на захист», підтримка взаємодії з власниками офісного приміщення та надавачами інших послуг (зв’язку, комунальних послуг, послуг з утримання приміщення, перевезень), допомога у закупівлях і налагодженні обладнання та приміщення, наявності необхідної оргтехніки; забезпечення підготовки приміщення БФ «Право на захист» до прийому клієнтів;
• Збір фінансової документації (рахунки, тощо) команди та подання її на відшкодування витрат, відповідно до процедур БФ «Право на захист» та у визначені строки; замовлення необхідних послуг, канцелярських товарів тощо;
• Підтримка контактів з постачальниками з питань організації тренінгів, семінарів, робочих зустрічей, публічних заходів, прес-конференцій;
• Бронювання готелів, квитків на потяг/автобус/літак на підставі належним чином затверджених форм дозволу на поїздку та інших супутніх документів (запрошень тощо), підготовка наказів про ділові візити команди проекту;
• Підготовка різноманітних протоколів засідань, контроль за тим, щоб персонал дотримувався термінів виконання завдань, визначених зазначеними протоколами (за наявності), підготовка наказів, пов’язаних з організацією зустрічей, робочих груп, публічних заходів, круглих столів тощо;
• Збереження та оновлення бази даних персоналу та кадрових паперових документів;
• Моніторинг обліку персоналу в ССО, щоденні записи заїзду/виїзду; підтвердження наявності списків відвідувань тренінгів, зустрічей та заходів, належним чином підписаних учасниками;
• Моніторинг контрактів з постачальниками, ініціювання продовження до закінчення терміну дії та розірвання контрактів з постачальниками (з персоналом, оренда, Інтернет, закупівлі тощо), оцінка ефективності постачальників та заповнення відповідного шаблону;
• Контроль за тим, що вся документація підготовлена прозоро та підзвітно;
• Переклад різноманітних вхідних/вихідних документів та усний переклад за потреби;
• Будь-яка інша відповідальність, яка вважається необхідною або делегована керівником для забезпечення рівня обслуговування, який вимагається Фондом та/або донором;
• Розуміння та дотримання Кодексу поведінки та інших політик Фонду.

ПРОФЕСІЙНІ ВИМОГИ

• Вища освіта в галузі менеджменту, адміністрування або іншій відповідній галузі і щонайменше один рік відповідного досвіду роботи, бажано в секторі НУО;
• Досвід роботи на аналогічній посаді не менше 1 року;
• Гарні комунікативні навички;
• Здатність і готовність навчатися;
• Здатність встановлювати пріоритети, ініціативність та самостійність у виконанні поставлених завдань;
• Відмінні навички роботи з Microsoft Office;
• Сильні організаційні здібності;
• Вільне володіння українською, російською, знання англійської мови буде перевагою;
• Гнучкість та відповідальність.

МИ ПРОПОНУЄМО

Фонд пропонує успішному кандидату:

• Контракт до 29 грудня 2023 року з можливістю продовження, що залежатиме від виконання завдань та подальшого фінансування;
• Можливість працювати з однією з найсильніших українських правозахисних та гуманітарних НУО;
• Наставництво;
• Дружня та енергійна команда.

ПРОЦЕС ПОДАЧІ ЗАЯВКИ

Надсилайте резюме на адресу [email protected] з назвою “Адміністративний асистент_Хмельницький”. Відповіді будуть надіслані лише тим особам, які були відібрані для співбесіди. Без телефонних дзвінків, будь ласка.

ДАТА ЗАВЕРШЕННЯ ПРИЙОМУ ЗАЯВОК

15 жовтня 2023 р. Якщо буде визначено відповідного кандидата, Фонд залишає за собою право дострокового завершення конкурсу.