Консультант/ка з питань місцевих фінансів (фінансові аспекти діяльності комунальних підприємств) / Local consultant for TCs on financial management (financial aspects of municipal enterprises)

Global Communities шукає кваліфікованих короткострокових консультантів для програми USAID “Децентралізація приносить кращі результати та ефективність” (DOBRE):

ПОЗИЦІЯ:                                                                     1 (один) місцевий консультант з питань місцевих фінансів (фінансові аспекти діяльності комунальних підприємств)
ПЕРІОД ВИКОНАННЯ:                                       9 місяців (січень – вересень 2024)
МІСЦЕ ВИКОНАННЯ:                                          Київ

МЕТА:

Програма USAID “Децентралізація приносить кращі результати та ефективність” (DOBRE) – це дев’ятирічна програма, що виконується Глобал Ком’юнітіз (Global Communities) та фінансується Агентством США з міжнародного розвитку (USAID). Програма DOBRE тісно співпрацює зі 100 територіальними громадами (ТГ) у десяти областях України, щоб допомогти їм реалізувати переваги та справитися із викликами, які приносить децентралізація. Програма DOBRE надає технічну та матеріальну підтримку ТГ задля допомоги їм здійснювати урядування відкрито та підзвітно; відповідати на потреби громадян; підтримувати активну залученість громадян до прийняття рішень та вироблення політик. Підтримка з боку Програми DOBRE враховує низку секторів: стратегічне планування; просторове планування; фінансове управління; надання муніципальних послуг; місцевий економічний розвиток; зміцнення спроможності органів місцевого самоврядування; практики доброго урядування; а також гендерно орієнтовані та молодіжні політики.

Упродовж 2022-2025 років Програма DOBRE співпрацюватиме напряму із щонайменше з 60 ТГ України, аби допомогти їм подолати наслідки війни, відновити та відбудувати, і продовжувати їхню траєкторію позитивного та сталого розвитку. Партнерами Глобал Ком’юнітіз у консорціумі виконавців Програми DOBRE є Український кризовий медіа-центр (УКМЦ), Фонд розвитку місцевої демократії (FSLD/FRDL), та Малопольська школа публічної адміністрації при Краківському університеті економіки (MSAP/UEK), Польща.

Мета завдання

Ефективність управління коштами місцевих бюджетів та комунальним майном територіальних є одним із важливих завдань органів місцевого самоврядування. В умовах дії воєнного стану органи місцевого самоврядування реалізують великий обсяг нових функцій, що супроводжується змінами законодавства. Зазначене обумовлює необхідність фахового консультаційного та методологічного супроводу.

Програма USAID DOBRE буде надавати консультаційну та методичну підтримку 60 територіальних громад – партнерів через проведення вебінарів, тренінгів та надання консультацій. Окремим напрямом буде оцінювання дотримання законодавства в частині  надання фінансової підтримки та управління комунальними підприємствами органами місцевого самоврядування. В тому числі буде проаналізовано наявний стан комунальних підприємств і дотримання ними чинного законодавства та рішень засновника в частині  фінансового менеджменту.

Метою завдання є підвищення ефективності управління місцевими фінансами та комунальними підприємствами для територіальних громад – партнерів Програми USAID DOBRE через  надання консультаційної та методологічної підтримки.

Конкретні завдання:

1. Консультант щомісячно надаватиме ТГ консультації з питань фінансового управління щодо фінансових аспектів діяльності комунальних підприємств протягом терміну дії договору з фіксацією переліку консультацій в базі консультацій Програми DOBRE. Консультації можуть бути усні – надані під час спілкування консультанта з представниками територіальної громади засобами зв’язку (телефоном, в режимі відео конференції тощо) та письмові – оформлені у вигляді інформаційної фахової статті, роз’яснення та/або відео уроку. Консультант збиратиме інформацію щодо змін у фінансовому управлінні громад за результатами наданих консультацій.
2. Консультант буде залучений до проведення вебінарів та/або круглих столів з управління фінансами, включаючи особливості фінансового управління комунальними підприємствами для ТГ за актуальними темами, які роз’яснюють застосування положень законодавства, яке регламентує питання місцевих бюджетів та фінансового управління. Консультант повинен підготувати інформацію та робочі матеріали, в тому числі презентацію та опрацювати запити, які надійшли від громад під час проведення вебінар та/або круглого столу та підготувати відповіді на запитання громад – партнерів Програми USAID DOBRE. Презентаційні та інші матеріали вебінару мають бути авторською розробкою консультанта, виконаними в межах дії цього договору.
3. Консультант буде розробляти анкету для відбору громад для оцінювання дотримання законодавства щодо надання фінансової підтримки та управління комунальними підприємствами. Також консультант братиме участь у відборі громад (обробка та узагальнення даних, написання публікації). 
4. Консультант візьме участь в розробленні методології оцінювання дотримання законодавства щодо надання фінансової підтримки та управління комунальними підприємствами. Методологія буде ґрунтуватися на узагальненні норм чинного законодавства, котре регулює взаємовідносини між органами місцевого самоврядування – засновниками комунального підприємства і комунальним підприємством. Також методологія включатиме особливості діяльності органів місцевого самоврядування та комунальних підприємств в умовах воєнного стану.
5. Консультант проведе виїзні зустрічі у закріплених за ним комунальних підприємствах з метою документування передбачених розробленою методологією процесів для складання звіту про результати оцінювання дотримання законодавства щодо надання фінансової підтримки та управління для кожного комунального підприємства. При проведенні оцінювання консультант має провести співбесіди з посадовими особами, що відповідають за управління комунальними підприємствами, фінансами, представниками комунальних підприємств. За необхідністю, отримати копії документів, необхідних для оцінювання.
6. Консультант складатиме звіти про результати оцінювання дотримання законодавства щодо надання фінансової підтримки та управління для кожної територіальної громади з деталізацією по кожному комунальному підприємству.  Звіт обов’язково має містити рекомендації для підвищення ефективності виконання процесів, документів та інших питань.
7. Консультант проведе підсумкові онлайн зустрічі за участі представників закріплених за ним комунальних підприємств, територіальної громади, в ході яких презентує звіт про результати оцінювання дотримання законодавства щодо надання фінансової підтримки та управління комунальними підприємствами. Також в ході онлайн зустрічі буде обговорено пропозиції щодо підвищення ефективності виконання процесів, документів та інших питань.
8. Консультант буде залучений до розроблення методичного посібника, якій міститиме узагальнені рекомендації для підвищення ефективності управління комунальними підприємствами. Зміст посібника виходитиме із найпоширеніших помилок, виявлених під час оцінювання дотримання законодавства щодо надання фінансової підтримки та управління комунальними підприємствами, а також рекомендацій щодо їх усунення. Обов’язковою складовою посібника мають бути шаблони документів, котрі можуть використовувати в своїх діяльності органи місцевого самоврядування та/або комунальні підприємства.  
9. Консультант братиме участь у підсумковому заході (круглому столі) за участі представників територіальних громад, комунальних підприємств, на якому будуть презентовані результати оцінювання. Консультант має розробити інформаційні та презентаційні матеріали для забезпечення виступу до передбаченої планом частини заходу.
10. Консультант буде розробляти інші фахові матеріалів, не передбачених вищенаведеними завданнями (лист, запити тощо) на запит Програми USAID DOBRE.

РЕЗУЛЬТАТИ РОБОТИ:

Консультант повинен виконати наступні завдання, пов’язані з вищезазначеними:

• Провести онлайн-вебінари для представників ТГ, комунальних підприємств, установ, організацій;
• Надавати регулярно консультації щодо фінансових аспектів управління та діяльності комунальним підприємствам ТГ – партнерам Програми USAID DOBRE;
• Розробити анкету та методологію проведення оцінювання надання фінансової підтримки та фінансового управління комунальними підприємствами;
• Провести виїзне оцінювання процесів, пов’язаних з наданням фінансової підтримки та управління комунальними підприємствами (відповідно до переліку, наданого Програмою USAID DOBRE) та сформувати звіт для кожної ТГ з деталізацією по кожному КП;
• Провести онлайн-зустрічі за результатами кожного звіту, з обговоренням проблемних питань та наданням конкретних рекомендацій;
• Взяти участь у підсумковому заході за участі представників територіальних громад, комунальних підприємств, на якому будуть презентовані результати оцінювання;
• Розробляти інші фахові матеріалів, не передбачених вищенаведеними завданнями (лист, запити тощо) на запит Програми USAID DOBRE.

КООРДИНАЦІЯ ТА НАГЛЯД:

Щоб забезпечити виконання вищезазначених завдань, Консультант буде:

• Тримати зв’язок та забезпечувати постійне спілкування/координацію з командою проекту DOBRE та консультантами/експертами з усіх аспектів завдання, щоб забезпечити координовані внески в результативне навчання та коучинг представників ТГ;
• Надсилати всі результати роботи на розгляд, коментарі та затвердження команді проекту DOBRE за запитом;
• Проводити консультації та брифінги з командою проекту DOBRE за запитом.

Вимоги до консультанта:

• Вища освіта в сфері економіки або публічного управління. Наявність наукового ступеню в сфері управління буде перевагою.
• Досвід роботи з управління комунальними підприємствами більше 5 років (керівні посади в комунальному підприємстві або органі управління комунальними підприємствами).
• Наявність підтвердженого досвіду діяльності щодо консультування комунальних підприємств з питань управління фінансами, організації діяльності та інших питань.
• Підтверджений досвід викладацької діяльності, розроблення методичних посібників, фахових публікацій, роз’яснень з питань діяльності комунальних підприємств.
• Можливість проведення виїзного дводенного тренінгу за місцезнаходженням, яке буде запропоноване Програмою.
• Досвід роботи з міжнародними проєктами буде перевагою.

Щоб подати заявку, будь ласка, надішліть CV (максимум 3 сторінки), супровідний лист та фінансову пропозицію (загальна вартість послуг згідно з прикріпленим файлом Financial proposal_2.1) на [email protected] із зазначенням Консультант(-ка) з питань місцевих фінансів (фінансові аспекти діяльності комунальних підприємств) / Local consultant for TCs on financial management (financial aspects of municipal enterprises) в темі до 12 год., 29 грудня 2023 року.

Global Communities is seeking qualified short-term consultants for USAID-funded Decentralization Offering Better Results and Efficiency Program (DOBRE):

POSITION:                                                      1 (one) Local consultant for TCs on financial management (financial aspects of municipal enterprises)

PERIOD OF PERFORMANCE:              9 months (January – September 2024)

PLACE OF PERFORMANCE:                 Kyiv

OBJECTIVE:

The USAID Program, “Decentralization Offering Better Results and Efficiency” (DOBRE), is a nine-year program, implemented by Global Communities and funded by the United States Agency for International Development. DOBRE has worked closely with 100 consolidated communities (CCs) in ten Oblasts of Ukraine to help them realize the benefits and meet the challenges brought by decentralization. DOBRE provides technical and material assistance to CCs to help them govern openly and accountably and meet the needs of their citizens; and supports citizens’ active engagement in decision-making and policy making. DOBRE’s support encompasses strategic planning; spatial planning; financial management; public service delivery; local economic development; capacity building; good governance practices; and gender- and youth-responsive policies.

In the period 2022 – 2025, DOBRE will be working directly with at least 60 CCs of Ukraine to help them cope with the consequences of the war, recover and rebuild, and resume their trajectory of positive, sustainable development. Partners with Global Communities in the DOBRE Program Consortium include the Ukrainian Crisis Media Center; the Foundation in Support of Local Democracy, and the Malopolska School of Public Administration at the Krakow University of Economics, Poland.

Purpose of the assignment. 

Effective management of local budget funds and municipal property of territorial communities is one of the important tasks of local governments. In the context of martial law, local governments are implementing a large number of new functions, which is accompanied by changes in legislation. This necessitates professional consulting and methodological support.

The USAID DOBRE Program will provide advisory and methodological support to 60 partner communities through webinars, trainings, and consultations. A separate area will be the assessment of compliance with legislation in terms of providing financial support and management of municipal enterprises by local governments. This will include an analysis of the current state of municipal enterprises and their compliance with current legislation and decisions of the founder in terms of financial management.

The objective of the assignment is to improve the efficiency of local financial and utility management for USAID DOBRE partner communities by providing advisory and methodological support.

Specific tasks within the consultancy assignment:

1. The Consultant will provide monthly financial management consultations to the TC on the financial aspects of municipal enterprises during the term of the contract, with the list of consultations recorded in the DOBRE Consultation Database. Consultations can be oral – provided during the consultant’s communication with representatives of the territorial community by means of communication (by phone, video conference, etc.) and written – in the form of an informational professional article, explanation and/or video lesson. The consultant will collect information on changes in community financial management based on the results of the consultations.
2. The Consultant will be involved in conducting webinars and/or roundtables on financial management, including specifics of financial management of by municipal enterprises for the TC on relevant topics that explain the application of the provisions of the legislation governing local budgets and financial management. The Consultant shall prepare information and working materials, including a presentation and process inquiries received from communities during the webinar and/or roundtable, and prepare answers to questions from USAID DOBRE partner communities. Presentation and other webinar materials must be the consultant’s own work, developed within the scope of this contract.
3. The consultant will develop a questionnaire for the selection of communities to assess compliance with the legislation on financial support and management of municipal enterprises. The consultant will also participate in the selection of communities (data processing and summarizing, writing a publication).
4. The consultant will participate in the development of a methodology for assessing compliance with the legislation on financial support and management of municipal enterprises. The methodology will be based on a generalization of the current legislation regulating the relationship between local governments – the founders of a municipal enterprise and the municipal enterprise. The methodology will also include the peculiarities of the activities of local governments and municipal enterprises under martial law.
5. The consultant will conduct on-site meetings at the municipal enterprises assigned to him/her in order to document the processes envisaged by the developed methodology in order to prepare a report on the results of the assessment of compliance with the legislation on the provision of financial support and governance for each municipal enterprise. During the assessment, the consultant should conduct interviews with officials responsible for the management of municipal enterprises, finance, and representatives of municipal enterprises. If necessary, obtain copies of documents required for the assessment.
6. The consultant will prepare reports on the results of the assessment of compliance with the legislation on financial support and governance for each territorial community with details for each utility company. The report must contain recommendations for improving the efficiency of processes, documents and other issues.
7. The consultant will hold final online meetings with representatives of the municipal enterprises assigned to him, the territorial community, during which he will present a report on the results of the assessment of compliance with the legislation on the provision of financial support and management of municipal enterprises. Also, during the online meeting, proposals for improving the efficiency of processes, documents and other issues will be discussed.
8. The consultant will be involved in the development of a methodological manual that will contain generalized recommendations for improving the efficiency of management of municipal enterprises. The content of the manual will be based on the most common mistakes identified during the assessment of compliance with the legislation on the provision of financial support and management of municipal enterprises, as well as recommendations for their elimination. The manual should also include templates of documents that can be used by local governments and/or municipal enterprises in their activities.   
9. The consultant will participate in the final event (round table) with the participation of representatives of local communities and municipal enterprises, where the results of the assessment will be presented. The Consultant shall develop information and presentation materials to ensure the presentation of the planned part of the event.
10. The consultant will develop other professional materials not provided for in the above tasks (letter, inquiries, etc.) at the request of USAID DOBRE.

 WORK RESULTS:

The Consultant shall perform the following tasks related to the above:

• Conduct online webinars for representatives of the TCs, municipal enterprises, institutions, and organizations;
• Provide regular consultations to the TC on financial aspects of management and operations to USAID DOBRE partner municipal enterprises;
• Develop a questionnaire and methodology for assessing the provision of financial support and financial management of municipal enterprises;
• Conduct an on-site assessment of the processes related to the provision of financial support and management of municipal enterprises (according to the list provided by the USAID DOBRE Program) and generate a report for each TC with details for each CE;
• Hold online meetings based on the results of each report, discussing problematic issues and providing specific recommendations;
• Participate in the final event with the participation of representatives of territorial communities and municipal enterprises, where the results of the assessment will be presented;
• Develop other professional materials not provided for in the above tasks (letters, inquiries, etc.) at the request of the USAID DOBRE Program.

 COORDINATION AND SUPERVISION:

To ensure the fulfillment of the above tasks, the Consultant will:

• Liaise and ensure ongoing communication/coordination with the DOBRE project team and consultants/experts on all aspects of the assignment to ensure coordinated inputs to effective training and coaching of the TC representatives;
• Submit all deliverables to the DOBRE team for review, comment and approval as requested;
• Conduct consultations and briefings with the DOBRE project team as requested.

 Requirements for the consultant:

• University degree in economics or public administration. An academic degree in management will be an advantage.
• More than 5 years of experience in managing utility companies (senior positions in a utility company or utility management body).
• Proven experience in advising utilities on financial management, organization of operations and other matters.
• Proven experience in teaching, development of manuals, professional publications, explanations on the activities of utilities.
• Ability to conduct an on-site two-day training at a location to be offered by the Program.
• Experience with international projects will be an advantage.

To apply please send the CV (3 pages maximum), cover letter, and financial proposal (total cost of services as per attached file Financial proposal_2.1) to [email protected] indicating Консультант(-ка) з питань місцевих фінансів (фінансові аспекти діяльності комунальних підприємств) / Local consultant for TCs on financial management (financial aspects of municipal enterprises) in the subject line by 12 PM, December 29, 2023.  

Global Communities is an Equal Opportunity Employer.  All qualified applicants will receive consideration for employment, without regard to age, race, color, religion, sex, sexual orientation, gender identity, national origin, disability.

Global Communities is committed to ensuring a safe and respectful environment for all staff, representatives, partners, participants, and anyone with whom Global Communities interacts worldwide, especially children and adults at risk. All Global Communities staff and representatives are explicitly prohibited from engaging in any activity that may result in any kind of breach of our safeguarding policies. In addition, it is Global Communities’ policy that it is the responsibility of anyone engaged with Global Communities to proactively build a safe and supportive environment in our work. All our staff and representatives are expected to conduct themselves in a manner consistent with this commitment and obligation.