ГО “Відповідальні громадяни” шукає Координатора/ку проєкту

ГО “Відповідальні громадяни” шукає Координатора/ку проєкту.

Основне завдання: забезпечення реалізації проєкту відповідно до програмного плану та бюджету.

Проєктна структура: Координатор проєкту працює під керівництвом Голови Правління організації.

Вимоги до кандидата:

• Вища освіта (менеджмент або інші дотичні галузі);
• 5 років попереднього досвіду управління проектами в благодійних організаціях;
• Досвід роботи з проєктами від міжнародних організацій буде перевагою;
• Знання та навички з проектного менеджменту, планування, бюджетування, моніторингу та оцінки, програмної та фінансової звітності, адміністрування, проектних комунікацій;
• Лідерські якості;
• Дипломатичність та розвинені комунікативні навички;
• Стресостійкість;
• Володіння українською та англійською мовами.

Обов’язки:

Планування програмної діяльності

• Забезпечення комплексного планування реалізації проекту на всіх етапах;
• Підготовка робочих планів проєктів;
• Підготовка бюджетів проєкту, разом з фінансовим спеціалістом;
• Ведення переговорів з зацікавленими сторонами, залученими до проектів, погодження спільних рішень;
• Підготовка календарних планів заходів, поширення інформації серед зацікавлених сторін, забезпечення участі донора або інших зацікавлених сторін у разі потреби.

Реалізація програмної діяльності

• Забезпечення реалізації цілей та задач проєкту, відповідно взятих зобов’язань;
• Координація і контроль вчасної реалізації програмних планів;
• Організація та реалізація заходів програмного плану в рамках проектної роботи;
• Підготовка концепцій та програм ключових зустрічей, круглих столів та дискусій, залучення спікерів, узгодження з зацікавленими сторонами;
• Фасилітація зустрічей;
• Участь у підготовці фінансової та операційної звітності разом з фінансовим спеціалістом проєкту;
• Реалізація заходів з адвокації розвитку соціальних послуг, круглих столів, он-лайн дискусій, презентацій.

Залучення та розвиток людських ресурсів

• Підготовка оголошень, технічних завдань та посадових інструкцій членів команди;
• Відбір кандидатів в команду проєкту, експертів, проведення співбесід та тестувань, погодження кандидатів з керівництвом організації і донором;
• Навчання, менторство та розвиток членів команди, донесення цінностей та загальної мети організації в рамках проектної роботи;
• Операційне планування та координація роботи команди проєкту, розподіл задач відповідно до технічних завдань та посадових інструкцій, ситуаційних вимог та контроль вчасності і якості виконання;
• Пошук та залучення експертів і консультантів на окремі спеціалізовані види робіт;
• Прийом результатів експертних робіт та забезпечення їх якості та відповідності технічному завданню.

Моніторинг, звітність та оцінка

• Забезпечення роботи системи проектного моніторингу, та програмної та фінансової звітності на квартальній основі;
• Розробка, погодження з донором та впровадження системи проєктного моніторингу, включно з механізмами збору даних, перевірки якості та відповідності даних, розробки баз даних;
• Постановка відповідних задач спеціалісту з моніторингу і оцінки, контроль якості та вчасності виконання;
• Контроль вчасного внесення інформації в бази даних;
• Збір та перевірка програмних звітів та індикаторів, разом із спеціалістом з моніторингу і оцінки;
• Підготовка та подача донорського програмного звіту на квартальній основі;
• Підготовка та подача на квартальній основі баз даних, які підтверджують програмну звітність, разом зі спеціалістом з моніторингу і оцінки;
• Участь у підготовці фінансової звітності донору на квартальній основі;
• Забезпечення відповідності програмної та фінансової звітності при виконанні програмних планів на квартальній основі;
• Здійснення оцінок по досягнутих результатах проєкту, підготовка аналітичних звітів та рекомендацій.

Проєктні комунікації

• Забезпечення досягнення цілей з інформаційного охоплення та якісних змін у знаннях та ставленнях в цільових аудиторіях проєкту за рахунок проєктних комунікацій;
• Постановка відповідних задач спеціалісту з комунікацій, контроль якості та вчасності виконання;
• Підготовка контент-плану разом зі спеціалістом та контроль вчасності та якості його реалізації на щомісячній основі;
• Планування, створення та погодження з донором контенту проектних комунікацій та візуальних рішень, разом із спеціалістом з комунікації;
• Участь у підготовці інформаційного контенту, забезпечення інформаційних продуктів відповідності вимогам з грамотності, змістовного наповнення, донорським та іншим вимогам;
• Фінальний випуск інформаційних продуктів та повідомлень в соціальних мережах, відповідальність за наповнення інформаційних продуктів і повідомлень.

Взаємодія з донором:

• Забезпечення партнерської взаємодії з донором в рамках реалізації проєкту;
• Забезпечення опрацювання поставлених донором задач, організація ресурсів на опрацювання таких запитів в межах проєкту;
• Опрацювання інформаційних запитів донора;
• Погодження з донором програмних, кадрових та фінансових рішень, якщо вони не погоджені раніше;
• Забезпечення повної інформації донору про всі заходи та рішення, які відбуваються за проєктом;
• Забезпечення участі донора в усіх заходах, за запитом;
• Забезпечення наявності та відповідності керівництву згадок донора у всіх матеріалах, які стосуються проєкту.

Закупівлі та договірні відносини (у партнерстві з фінансовим спеціалістом):

• Забезпечення відповідності всіх закупівель в рамках проєкту політикам організації та донора;
• Постановка відповідних задач адміністративному спеціалісту, контроль якості та вчасності виконання;
• Підготовка та публікація технічних завдань, конкурсних та тендерних оголошень;
• Забезпечення та проведення конкурсів при відборі експертів та персоналу, забезпечення цінових моніторингів при відборі постачальників;
• Забезпечення документування та файлування у друкованому вигляді документів, які супроводжують закупівлі, технічні завдання, оголошення, конкурсні учасники та їх документи, протоколи тендерних засідань, службові записки, скріни конкурсних цінових пропозицій і т.п.;
• Забезпечення підготовки та файлування у друкованому вигляді договорів, актів виконаних робіт, видаткових накладних, звітів консультантів та розроблених ними інтелектуальних продуктів;
• Забезпечення ведення реєстрів закупівель, договорів, наказів, протоколів, листувань та інших, які стосуються реалізації проєкту.

Підготовка та проходження аудитів (у партнерстві з фінансовим спеціалістом):

• Забезпечення усіх умов для проходження проєктного та організаційного аудитів;
• Забезпечення наявності та файлування пакетів проектних документів всіх рівнів – у печатному вигляді – від донорських договорів, звітів, погоджень до програмної первинної звітності, такої як програми заходів, списки учасників, звіти експертів, експертні напрацювання, та документів, які супроводжують закупівлі і договорні відносини з виконавцями і підрядниками;
• Участь у підготовці до аудитів разом з фінансовим та адміністративним спеціалістами;
• Опрацювання запитів аудиторів та відпрацювання наданих рекомендацій у подальшій роботі.

Для участі в конкурсі необхідно подати пакет документів:

• Резюме.

Заявки подаються електронною поштою на адресу [email protected]. В темі листа необхідно зазначити: Координатор проєкту _Прізвище

Збір заявок триватиме до 20-го лиcтопада 2023 року до 23:59.  

Кандидат повинен мати можливість приступити до роботи  якнайшвидше.

Організація розглядатиме лише повні заявки та контактуватиме лише з кандидатами зі списку запрошених на співбесіду.  При наявності, організація може залучити успішного кандидата до закінчення фінального строку подачі заявок.

ГО “Відповідальні громадяни” категорично засуджує всі види насильства, сексуальної експлуатації та наруги, в тому числі по відношенню до дітей, як такі, що порушують права людини та підривають базові цінності Організації Об’єднаних Націй (ООН). Запобігання такій поведінці та підтримка постраждалих  шляхом забезпечення швидкої, доречної й ефективної відповіді на всі повідомлення про сексуальні домагання та сексуальну експлуатацію і наругу є одним з пріоритетів організації. Буде проводитися перевірка біографічних даних, рекомендаційних листів і довідок кандидатів щодо причетності до СЕН (Сексуальної експлуатації та нарузі). Етична поведінка кандидата є частиною щорічної атестації.