10.11.2023

Асистент/ка відділу ІКПД / ICLA Technical Assistant – Kyiv

ЗАВЕРШЕНО

Додано:
NRCHR

Hорвезька рада у справах біженців (NRC) є незалежною, гуманітарною неурядовою організацією, заснованою у 1946 році. Ми надаємо допомогу, захищаємо права та сприяємо розв’язанню проблем біженців, внутрішньо переміщених осіб та інших осіб, які постраждали внаслідок збройного конфлікту. NRC розпочала свою діяльність в Україні наприкінці 2014 року, підтримуючи людей, які постраждали від конфлікту на сході країни. Зараз ми нарощуємо наші зусилля в Україні та в сусідніх країнах, щоб надати допомогу людям, які змушені покинути свої домівки через війну.

Ми шукаємо Асистента відділу ІКПД в Північний регіональний офіс NRC в Києві.

Ваші обов’язки включатимуть:

Загальні обов’язки:

Дотримуватися політики, інструментів, посібників та керівних принципів NRC
Надавати різноманітну підтримку у впровадженні портфоліо ICLA відповідно до плану дій
Самостійно впроваджувати процедури та заходи в рамках власної функції або основної компетенції відповідно до делегованих повноважень
Відповідати за організацію та виконання завдань відповідно до пріоритетів та стандартів
Розвивати та підтримувати знання спеціалізованої сфери діяльності, в якій надається технічна допомога та підтримка, з метою найбільш ефективної підтримки команди
Проявляти ініціативу у вирішенні повсякденних проблем відповідно до узгоджених процедур, пріоритетів та стандартів для даної сфери діяльності
Готувати та розробляти звіти про стан справ відповідно до вимог керівництва
Забезпечувати належне оформлення документів
Просувати та ділитися ідеями щодо вдосконалення у вашій сфері діяльності

У сфері Моніторингу та оцінки (50%):

Надавати підтримку команді МЦПД в електронній подачі та архівуванні проектної документації: сканувати документи щодня, архівувати електронні копії, зберігати їх у відповідній папці, названій згідно з правилами архівування, а також зберігати друковані копії в безпечному місці
Аналізувати дані ICLA, застосовуючи критерії відбору бенефіціарів згідно з відповідними настановами та технічними завданнями, а також надавати практичні висновки, якщо це необхідно
Проводити базовий аналіз даних згідно з відповідними настановами, СОПами та найкращими практиками, надаючи висновки за потреби
Допомагати лінійному менеджеру у підготовці щотижневого звіту про діяльність
Підтримувати команду ICLA під час виконання завдань з моніторингу та оцінки: допомагати у підготовці інструментів та логістичних заходів, здійснювати дзвінки бенефіціарам
Забезпечувати ведення, регулярного оновлення та контролю якості баз даних ICLA
Допомагати у своєчасному поданні якісних даних до Інформаційної панелі звітності про глобальні результати та результати (GORs) NRC
Підтримувати в пілотуванні та впровадженні опитувань та інших оцінок, співпраця з польовими командами щодо введення даних для забезпечення узгодженості процесів збору даних
Співпрацювати з фахівцем з управління інформацією з питань моніторингу та оцінки у підготовці звітів, аналізів та інших інформаційних продуктів
Будь-які інші завдання, пов’язані з посадою, на вимогу безпосереднього керівника

У сфері Адміністративна підтримка реалізації діяльності (30%):

Здійснювати підготовку логістичних потреб для проведення заходів, включаючи друк документів, необхідних для запланованих на кожен день заходів, підготовка автомобілів до руху (безпека)
Підтримувати у підготовці тренінгів: підтримка контактів з учасниками, підготовка списків учасників, піар за запитом лінійного менеджера, відстеження логістики щодо практичних заходів (таких як оренда приміщень, закупівля канцелярських та інших матеріалів, забезпечення обіду та допомога іншим членам команди (друк матеріалів, облаштування приміщення…)
Підтримка підготовки інформаційних сесій: управління запасами конвертів та прохолодних напоїв, забезпечення команд конвертами та прохолодними напоями перед виїздом на місця, залучення піарників на прохання лінійного менеджера для поповнення запасів
Будь-які інші завдання, пов’язані з посадою, на вимогу безпосереднього керівника

Допоміжна діяльність (20%):

Відповідати за контакти з клієнтами та організацію зустрічей у координації з колегами з ICLA
Відповідати за бронювання місць для зустрічей у приміщенні LAC та забезпечувати його належний стан
Організовувати харчування та інших супутніх послуг
Відповідальність за закупівлю, розподіл та облік канцелярського приладдя
Будь-які інші завдання, пов’язані з посадою, на вимогу безпосереднього керівника

Вимоги:

Ступінь бакалавра права, політології, соціальних наук або спорідненої галузі
Добре знання контексту в Україні
Добре знання української мови, знання англійської мови буде перевагою
Досвід роботи адміністратором або секретарем
Досвід роботи в неприбутковій організації, що надає юридичні послуги, юридичній фірмі або іншій організації, що надає юридичні консультації та допомогу, буде вважатися перевагою
Здатність працювати самостійно в умовах багатозадачності та мультикультурності, орієнтованої на результат
Навички ведення переговорів та вирішення конфліктів
Високий рівень доброчесності та конфіденційності
Стресостійкість і тайм-менеджмент
Знання програмного забезпечення (MS Word, Excel, PowerPoint)

Ми пропонуємо: