Менеджер/ка із закупівель / Procurement Manager

Опис програми

Офіс перехідних ініціатив (OTI) Агентства США з міжнародного розвитку (USAID) присутній в Україні з 2014 р., допомагаючи підтримувати її демократичну та орієнтовану на Європу трансформацію. Зосереджуючись спочатку на потребах стабілізації та кризі переміщення, спричинених вторгненням Росії у східну Україну, Проєкти ОТІ «Зміцнення громадської довіри» (UCBI) і UCBI II адаптували свої цілі таким чином, щоб сконцентрувати свої зусилля на зміцненні громадської довіри на місцях до процесів загальнонаціональної реформи, підсиленні згуртувальних наративів, що ґрунтуються на демократичних і громадянських цінностях, і реагуванні на нові загрози стабільності. У лютому 2022 р. OTI запустив Проєкт UCBI III – механізм реагування на надзвичайні ситуації для подолання наслідків брутального і невиправданого вторгнення Росії. Теперішні програми UCBI III спрямовані на виконання чотирьох завдань: 1) Надання українським голосам можливості розширення підтримки єдності, демократичності та незалежності України; 2) Надання уряду та громадянському суспільству у ключових сферах можливості швидко вирішувати першочергові завдання, які ставить війна; 3) Мобілізація українців навколо спільних, об’єднувальних цінностей для формування майбутнього країни; та 4) Сприяння діяльності, спрямованій на національне зцілення та досягнення правосуддя за звірства.

Новий проєкт USAID/OTI – UCBI 4 – покликаний сприяти об’єднаному, демократичному та орієнтованому на Європу відновленню України від наслідків вторгнення Росії. Ця мета буде досягнута шляхом виконання трьох початкових завдань:

1. Підсилення прозорості та доступності процесів відновлення, що відображають місцеві пріоритети в найбільш постраждалих від війни регіонах.
2. Зміцнення зв’язків між тимчасово окупованими Росією територіями та іншими частинами України.
3. Сприяння залученню громадян до життя своїх громад задля зміцнення їхньої стійкості та побудови кращого майбутнього.

Основні завдання та обов’язки

• Менеджер(ка) із закупівель виконує всі запити на закупівлю у координації з відповідним Підрозділом управління завданням (OMU) згідно з політиками закупівель Кімонікс, Правилами закупівель для федеральних потреб (FAR) і Правилами закупівель Агентства США з міжнародного розвитку (AIDAR) для підтримки операційної та технічної діяльності.
• Реагує на всі задачі, делеговані Головною менеджеркою із закупівель, і за необхідності ефективно делегує задачі Асистенткам із закупівель.
• Менеджер(ка) із закупівель відповідає за навчання Асистенток із закупівель політикам і процедурам Кімонікс і ОТІ.
• Здійснює моніторинг і за потреби контроль за виконанням контрактів і виставлених постачальникам замовлень на закупівлю для забезпечення дотримання їх правил та умов. Підтримує загальну цілісність системи реєстрації та зберігання закупівельної документації в SharePoint (SP) і Web-Based Database (WBDB), забезпечуючи, щоб відповідні документи генерувалися, називалися і зберігалися згідно з керівними вказівками проєкту в кожному файлі ТАР-закупівель.
• Надає менторську підтримку, навчає та ефективно керує Асистенткою(ами) із закупівель з метою забезпечення своєчасного і повного виконання необхідних завдань. Надає відгуки в режимі реального часу, регулярно обговорює потреби професійного розвитку і готує плани задоволення цих потреб.
• Надає звіти про закупівлі та інвентаризаційні відомості на запит співробітників проєкту.
• Будує та підтримує ефективні, дієві та конструктивні робочі відносини з колегами по програмі, підрозділами грантів, закупівель і операційним підрозділом.
• Обов’язок дбайливого ставлення і заохочення членів команди до використання своїх відпусток, забезпечення обізнаності працівників про ресурси, доступні для них і їхніх сімей, і сприяння їх використанню.
• Відповідає за створення атмосфери емпатії та співчуття, у якій важливе місце відводиться рівновазі між роботою і особистим життям і прагненню до особистого та сімейного психологічного благополуччя.
• Бере участь у приготуванні щотижневих, піврічних, щорічних і епізодичних програмних звітів відповідно до вказівок.
• Менеджер(ка) із закупівель за потреби подорожуватиме для перевірки, підтвердження доставки та супроводження передачі обладнання на об’єктах грантоотримувача або реципієнта.
• Менеджеру(ці) із закупівель можуть доручатися спеціальні завдання та обов’язки, необхідні для забезпечення загальної ефективної реалізації проєктів UCBI.

Основні сфери: Управління та адміністрування програми, Комплаєнс, Управління стосунками, Нагляд, Підготовка, Моніторинг, Навчання, Звітність.

Підпорядковується:      Головній менеджерці із закупівель (SPM).

Кваліфікація:

• Бажаний диплом бакалавра. 
• Досвід управління грантами у фінансованих донорами програмах, наприклад, управління проєктами, фінансами, закупівлями та/або субконтрактами – від двох (2) до трьох (3) років на посадах зі зростаючою відповідальністю.
• Бажаний підтверджений досвід роботи з грантовими програмами USAID (в ідеалі – ОТІ).
• Бажаний досвід здійснення закупівель в Україні та сусідніх країнах.
• Знання і досвід застосування зразкових практик і загальних протоколів закупівель, у тому числі українських норм.
• Можливість/бажання подорожувати до локацій, у яких працює UCBI.
• Обов’язкова гнучкість, креативність і здатність підтримувати високі та вимогливі темпи роботи.
• Здатність професійно та привітно працювати з колегами по роботі, відвідувачами, та партнерськими установами, в тому числі міжнародними та місцевими громадськими організаціями, державними органами, обслуговуючими організаціями та широкою громадськістю.
• Здатність продемонструвати на практиці успішний досвід застосування усіх зазначених вище ключових компетентностей.
• Робочий рівень володіння основними офісними прикладними програмами, в тому числі MS Word і Excel.
• Розвинені організаційні, управлінські та адміністративні навички.
• Обов’язкове вільне володіння українською мовою – в усній та письмовій формі.
• Обов’язкове майстерне володіння англійською мовою – в усній та письмовій формі.

—————————————-

Program Description

The United States Agency for International Development (USAID) Office of Transition Initiatives (OTI) has been in Ukraine since 2014, helping support its democratic and European transformation. Initially focusing on stabilization needs and the displacement crisis resulting from Russia’s invasion of easter

• Strengthen transparent, accessible recovery processes that reflect local priorities in the most war-affected regions.
• Reinforce connections between areas temporarily occupied by Russia and the rest of Ukraine.
• Improve citizen engagement in their communities to contribute to resilience and shaping a better future.

n Ukraine, OTI’s Ukraine Confidence Building Initiative (UCBI) and UCBI II adjusted objectives to focus increasingly on building local confidence around national-level reform processes, amplifying unifying narratives grounded in democratic and civic values, and addressing nascent threats to stability. In February 2022, OTI launched UCBI III as a contingency response mechanism to address the impacts of Russia’s brutal and unjustified invasion. UCBI III currently programs towards four objectives: 1) Enable Ukrainian voices to build support for Ukraine’s unity, democracy, and independence; 2) Enable government and civil society in key areas to rapidly respond to critical priorities caused by the war; 3) Mobilize Ukrainians around shared values that maintain unity to shape the country’s future; and 4) Contribute to nascent efforts for national healing and addressing atrocities.  

USAID/OTI’s new activity – UCBI 4 – has the goal of advancing Ukraine’s unified, democratic, and Europe-oriented recovery from Russia’s invasion. This goal will be met through three initial program objectives:  

Principal Duties and Responsibilities

• The Procurement Manager will carry out all procurement requests in coordination with their relative Objective Management Unit in accordance with Chemonics procurement policies and USAID FAR and AIDAR regulations in support of operations and technical activities.
• Respond to all delegated tasks from the Senior Procurement Manager and effectively delegate tasks to Procurement Assistants as appropriate.
• The Procurement Manager will be responsible for training Procurement Assistants in Chemonics and OTI policies and procedures.
• Monitor contracts and purchase orders issued to vendors and follow up as necessary to ensure compliance to terms and conditions. Will maintain the overall integrity of the procurement filing system in SharePoint (SP) and Web-Based Database (WBDB) by ensuring that appropriate documentation is generated, named and stored per project guidelines in each TAP procurement file. 
• Mentor, coach, and effectively manage procurement assistant(s) to ensure required tasks are completed in a timely and complete manner. Feedback will be provided in real time, and professional development needs regularly discussed and plans put in place to achieve those needs.
• Will provide procurement status reports and inventory summaries as requested by project staff.
• Develop and maintain efficient, effective, and constructive working relationships across program, grants, procurement, and operations units.
• Duty of care responsibilities ensuring team members are encouraged to use their leave and are aware of, and supported to use staff care resources available to them and their families.
• Responsible for creating a climate of empathy and compassion that places a high premium on work-life balance and the pursuit of individual and family mental health.
• Contribute to weekly, semi-annual, annual, and ad hoc program reporting as requested.
• The Procurement Manager will travel as required to inspect, confirm delivery, and facilitate disposition of equipment at grantee or recipient sites.
• The Procurement Manager may be assigned ad hoc tasks and duties as required to ensure the overall efficient implementation of UCBI 4 activities.

Key Areas: Program Administration and Management, Compliance, Relationship Management, Supervision, Training, Monitoring, Learning, Reporting. 

Reports To:  Senior Procurement Manager (SPM).

Qualifications:

• Bachelor’s degree preferred. 
• Two (2) to three (3) years of progressively responsible grants management work experience on donor-funded projects, such as activity management, financial management, procurement, and/or sub-contracting. 
• Proven experience working with USAID grants programs, ideally with OTI, preferred.
• Procurement experience in Ukraine and neighboring countries is preferred.
• Knowledge of and experience with overall procurement protocols and best practices, including Ukrainian norms.
• Ability/willingness to travel to locations where UCBI works. 
• Flexibility, creativity, and the ability to maintain a rapid and demanding pace of work are also required.
• Ability to work in a professional and cordial manner with fellow staff members, visitors, and partner institutions, including international and local NGOs, governmental entities, support organizations, and the general public.
• Ability to practically demonstrate successful experience with all the core competencies listed above.
• Working proficiency in basic office computer applications including MS Word and Excel.
• Strong organizational, management, and administrative skills.
• Fluent written and oral Ukrainian required.
• Proficient written and oral English required.

APPLICATION INSTRUCTIONS: 

Send electronic submissions to [email protected] by January 1, 2024. Please insert the position you are applying for (“Procurement Manager”) in the subject line and include your CV and a cover letter/statement of interest explaining interest in and qualifications for the job. No telephone inquiries, please. Candidates will be considered on a rolling basis and only finalists will be contacted. For more information, please visit www.chemonics.com.  

“Chemonics is an equal opportunity employer and does not discriminate in its selection and employment practices on the basis of race, color, religion, sex, national origin, political affiliation, sexual orientation, gender identity, marital status, disability, genetic information, age, membership in an employee organization, or other non-merit factors.”