Менеджер/ка з адміністративної та програмної діяльності / Base Manager

Датська рада у справах біженців (DRC) є міжнародною неурядовою організацією, яка просуває та підтримує довгострокові рішення проблем, з якими стикаються біженці та внутрішньо переміщені особи в усьому світі. 

ДРБ працює в Україні з 2014 року, штат ДРБ вже налічує понад 650 співробітників в Україні та продовжить значне розширення у 2024 році, для швидкого реагування на надзвичайну ситуацію в секторах соціального захисту, забезпечення засобами до існування, забезпечення житлом та непродуктовими наборами, гуманітарного розмінування та миробудівництва (гуманітарне розмінування), шляхом прямого втручання та підтримки вповноважених осіб та громадських організацій (ГО). ДРБ й надалі впроваджуватимуть свій набір довгострокових рішень для вирішення проблем в рамках обставин, що змінюються.

Наразі ДРБ шукає висококваліфікованого Менеджера з адміністративної та програмної діяльності  (Base Manager)  для роботи в нашому офісі в Херсоні.

Про роботу

Менеджер/ка з адміністративної та програмної (а/п) діяльності ДРБ відповідатиме за забезпечення того, щоб програми в Херсонській області (підконтрольній Українському уряду) на рівні місцевого офісу були ефективними, забезпеченими ресурсами, належним чином розроблені, відповідали вимогам донорів та дотримувалися принципів підзвітності ДРБ (Основні гуманітарні стандарти (ОГС)).  Ви звітуватимете Менеджеру з а/п діяльності південного регіону будете нести безпосередню відповідальність за підтримку реалізації програм, організовуючи ефективну підтримку та структури та керуючи ними. Ця роль є ключовою і вимагає активної співпраці та координації з менеджерами програм та лідерами команд. Менеджер/ка з а/п діяльності несе загальну відповідальність за діяльність у зоні своєї відповідальності. 

Вашими основними обов’язками будуть:

Управління та лідерство

• Забезпечувати стабільне та надійне лідерство та керівництво усіх відділів, які діють в області. Це включає вирішення проблем і надання порад, рекомендацій та настанов, коли необхідно.
• Брати участь у виконанні основних функцій управління персоналом, включаючи оцінювання, підбір персоналу та дисциплінарні дії.
• Здійснювати контроль за фінансами, адмініструванням, людськими ресурсами, закупівлями та логістикою, гарантуючи, що витрати відповідають процедурам ДРБ, положенням донорів та національному законодавству.
• Забезпечувати дотримання та розуміння інструментів підзвітності (наприклад, ОГС, Кодекс поведінки) усіма працівниками місцевого офісу.
• У координації з командою відділу безпеки, забезпечувати безпеку персоналу та активів ДРБ

Планування та реалізація програмної діяльності

• Підтримувати глибоке розуміння місцевого контексту, зокрема розуміння потреб, ресурсів та інших суб’єктів у своєму регіоні. Уміти чітко визначити пріоритет програмного сектору та географічної території для надання допомоги.
• Підтримувати та контролювати планування заходів працівниками програм. Наприклад, менеджер/ка з а/п діяльності має допомагати командам прогнозувати можливі потреби в питаннях закупівлі та фінансування відповідно до запланованих заходів. Менеджер/ка з а/п діяльності має регулярно долучатися до польових виїздів задля незалежного моніторингу якості, ефективності та результативності заходів ДРБ, а також для подолання викликів, коли необхідно.
• Сприяти обміну інформацією між службами підтримки та командами програмам, між місцевими офісами, а також між місцевими офісами та офісом країни, забезпечуючи, щоб особи, які приймають рішення, мали актуальну відповідну інформацію, а персонал на всіх рівнях мав додатковий канал для того, щоб їхні голоси та досвід були почуті.
• Підтримувати місії з оцінювання та встановлення фактів для створення нових або подальших проєктів та надання необхідної підтримки для підготовки концепцій, пропозицій та звітів.

Фінанси й адміністрування

• Довіреність і право підпису: підписання обов’язкових угод та інших документів від імені організації. Це вимагає високого рівня розуміння політик, законодавства та внутрішніх рішень.
• Підтримка в управлінні майном. Це включає зв’язок з орендодавцями та визначення нових об’єктів у разі потреби.
• Забезпечення того, щоб бюджети та бюджетні статті, виділені місцевому офісу, були розроблені відповідно до потреб. Забезпечити планування та ефективне управління витратами за бюджетами та бюджетними статтями, ввіреними йому/їй.

Представництво та координація

• Підтримувати хороші відносини з ключовими гуманітарними суб’єктами, включаючи установи ООН, міжнародні неурядові організації та донорів, шляхом регулярної участі в координаційних нарадах/кластерах та двосторонніх зустрічах. Підтримувати сильну контекстуальну обізнаність про те, хто чим займається в цьому районі, та актуальні контакти в максимально можливій мірі.
• Представляти ДРБ, коли необхідно. Це включає підтримку організації або проведення зустрічей із донорами, представниками влади тощо.

Основні зацікавлені сторони: (внутрішні та зовнішні)

• Внутрішні: Регіональний менеджер з а/п діяльності, Регіональний менеджер з адміністративно-господарської діяльності, керівник операційної діяльності, команди відділу а/г діяльності
• Українські громадянські організації й громади, що постраждали
• Місцеві органи влади
• Інші неурядові організації, агенції ООН, що діють в зоні діяльності

Посада підпорядковується: Регіональному менеджеру, що базується у Херсоні

Пряме звітування: Керівники команд підтримки та програмної діяльності, фахівці та асистенти, які базуються у Херсоні 

Щоб бути успішним на цій посаді, ми очікуємо, що ви матимете щонайменше 3 роки досвіду управління в НУО або відповідних сферах.

Необхідний досвід і компетенції:

• Сильні навички управління людьми та лідерства (у тому числі для тих, хто не перебуває в безпосередньому підпорядкуванні)
• Вільне володіння українською та англійською мовами (говоріння, письмо, читання) має важливе значення
• Сильні навички письма та публічних виступів англійською та українською мовами, і корисно російською мовою також.
• Досвід та знання належних фінансових питань, питань закупівель, безпеки та кадрових ресурсів, що практикуються в Україні та в гуманітарних організаціях
• Досвід управління проєктами та перевірені організаторські навички
• Досвід взаємодії з національними партнерами та місцевими/державними органами влади
• Професійний досвід роботи з внутрішньо переміщеними особами та/або біженцями

На цій посаді Ви повинні демонструвати п’ять основних компетенцій DRC: 

• Прагнення до досконалості: Ви зосереджені на досягненні результатів, забезпечуючи ефективність процесів. 
• Співпраця: Ви залучаєте відповідні сторони та заохочуєте зворотній зв’язок. 
• Лідерство: Ви берете на себе відповідальність та ініціативу, прагнучи до інновацій. 
• Спілкування: Ви слухаєте та говорите ефективно та чесно. 
• Демонстрація доброчесності: Ви підтримуєте та пропагуєте найвищі стандарти етичної та професійної поведінки щодо наших цінностей та Кодексу поведінки, включаючи захист від сексуальної експлуатації, жорстокого поводження та домагань.

Ми пропонуємо:

• Контракт: Безстроковий після успішного проходження початкового 3-місячного випробувального терміну
• Рівень: F – менеджмент. 
• Місце виконання обов’язків: м. Херсон, Херсонська область
• Дата початку: якнайшвидше

Заробітна плата та умови відповідно до Умов працевлаштування національного персоналу Данської ради у справах біженців.

Процес подачі заявки

Розглядатимуться лише вмотивовані заявки, які стосуються зазначених обов’язків і відповідають необхідній кваліфікації, надіслані разом з резюме та супровідним листом (не більше чотирьох сторінок) англійською мовою. Заявки, надіслані електронною поштою, розглядатися не будуть.

Щоб відгукнутися натисніть ТУТ

Кінцевий термін подання заявок: 25 лютого 2024 р.

Будь ласка, зверніть увагу, що ДРБ залишає за собою право розпочати процес відбору та найняти кваліфікованого кандидата, якщо його буде визначено, до кінцевої дати подання заявок.