Тендер на розробку і часткове впровадження комунікаційної кампанії конференції

Український Жіночий Фонд (УЖФ) оголошує тендер на розробку і часткове впровадження комунікаційної кампанії конференції в межах проєкту «Жінки. Мир. Безпека: відповіді на виклики війни»

4-5 березня 2024 року відбудеться міжнародна конференція, що стосуватиметься теми репарацій для постраждалих від сексуального насильства, пов’язаного з війною та гендерних аспектів у миротворчих процесах і зустріч для обміну досвідом у форматі круглого столу.

Конференція має мати власну комунікаційну стратегію, в якій будуть передбачені додаткові заходи, у тому числі з цікавими та інтерактивними елементами, прес заходи тощо. УЖФ шукає постачальника комплексних послуг комунікаційного супроводу для розробки і часткового впровадження комунікаційної кампанії з тематики «Жінки. Мир. Безпека.» і підготовки презентації проєкту.

Учасники тендеру

Організації або фізичні особи-підприємці, які мають позитивний досвід забезпечення комунікаційного сервісу для заходів різного рівня – локальні, масові, представницькі, зокрема, для громадських організацій та благодійних фондів.

Обсяг роботи та терміни

Передбачається, що після оголошення результатів тендеру, з обраним постачальником буде укладено договір на забезпечення комунікаційного сервісу для конференції і додаткових заходів 4-5 березня 2024 року. Для ефективної реалізації комунікаційного супроводу необхідно забезпечити виконання наступних робіт:

• проаналізувати розроблені УЖФ попередньо регіональні комунікаційні кампанії з тематики «Жінки. Мир. Безпека.»;
• провести обговорення пропозицій для оновлення кампаній з ключовими особами на національному рівні (Урядова уповноважена з питань гендерної політики) і в регіонах (регіональні коаліції 1325);
• оновити кампанії і запропонувати їх для використання в пілотних 14 регіонах проекту з урахуванням специфіки регіонів. Надати рекомендації по проведенню кампаній в кожному з регіонів;
• підготувати оновлений інструментарій для проведення кампаній (зразки друкованих інформаційних матеріалів, відео-ролики, матеріали для соціальних мереж тощо) і передати їх УЖФ для тиражування і поширення;
• зняти 10-12 відео історій (тривалість до 3 хвилин) про роботу проекту;
• організувати візуалізацію напрацювань проекту для фінальної конференції (відео-ролик, зразки інфографіки, стенди, фото-виставка, інше).

Очікується, що за результатами роботи постачальник надасть:

• опис комунікаційної кампанії з тематики «Жінки. Мир. Безпека.» на національному рівні (із зазначенням цільових аудиторій, ключових повідомлень, інструментів, каналів комунікації);
• рекомендації щодо впровадження кампаній в 14 пілотних регіонах проекту з урахуванням специфіки кожного з регіонів;
• фінальні версії інструментів кампаній (зразки друкованих матеріалів, відео-ролики, матеріали для соціальних мереж тощо);
• 10-12 роликів (тривалість до 3 хвилин) з успішними історіями проекту;
• відео-ролик (до 1 хвилини) для фінальної конференції проекту;
• концепцію візуального представлення напрацювань проекту для фінальної конференції;
• інструментарій для візуального представлення напрацювань проекту на фінальній конференції (зразки інфографіки, стенди, фото-виставка, інше).

Також передбачається що постачальник забезпечить відповідні умови та засоби для дотримання правил безпеки учасників заходів, обумовлених військовим станом. Послуги надаються в рамках проекту міжнародної технічної допомоги, що передбачає звільнення під сплати ПДВ.

Строки: орієнтовний період з 6 лютого по 18 березня 2024 року

Вимоги до потенційних постачальників послуг:

• позитивний досвід розробки та впровадження комунікаційних кампаній на національному і регіональному рівнях; 
• технічні можливості реалізувати комунікаційну кампанію із використанням різноманітних інструментів і каналів комунікації (відео, соціальні мережі, друковані матеріали, зовнішня реклама тощо);
• знання і глибоке розуміння тематики «Жінки. Мир. Безпека.»;
• позитивний досвід співпраці з громадськими організаціями та благодійними фондами;
• дотичність до жіночого/феміністичного руху, повага до феміністичних цінностей;
• позитивний досвід співпраці з Українським Жіночим Фондом або з партнерами Фонду буде перевагою;
• наявність у постачальника необхідних дозволів (наявність відповідних видів господарської діяльності, дозволів, ліцензій тощо);
• учасник не має податкових зобов’язань;
• учасник не є учасником жодних судових процесів та не є суб’єктом процедури банкрутства чи ліквідації;
• учасник не причетний до терористичної та/або злочинної діяльності та не має відношення до осіб та/або організацій, пов’язаних з терористичною та/або злочинною діяльністю;
• учасник має необхідний досвід, знання та можливості для постачання послуг, що закуповуються. У цьому випадку це може підтверджуватися переліком реалізованих проєктів та рекомендаціями інших клієнтів;
• учасник має достатні показники фінансово-господарської діяльності, що свідчать про його фінансову спроможність.

Для участі у тендері зацікавлені постачальники мають надати наступне:

• заповнену форму тендерної пропозиції, яка містить інформацію щодо досвіду постачальника, дає інформацію по кожному пункту вимог до постачальника та розрахунок вартості послуг (Додаток 1);
• попередній досвід постачальника у виконанні подібних завдань – список 5 організацій, яким було надано подібні послуги з комунікаційного супроводу протягом останніх 2-х років, і до яких можна звернутися за рекомендаціями;
• декларація/заява учасника щодо гарантій достовірності та точності поданої інформації, непричетності до будь-яких видів терористичної та/або злочинної діяльності та відсутності будь-якого відношення до осіб, пов’язаних з терористичною та/або злочинною діяльністю, а також відсутності конфлікту інтересів, податкової заборгованості, незалучення до ліквідаційних процедур, банкрутства, відкритих судових справ;
• для фізичних осіб-підприємців – документи, що підтверджують державну реєстрацію ФОП та номер і назву КВЕДу/ів, за якими надаватимуться послуги.

Просимо надсилати Ваші пропозиції за адресою [email protected] до 05 лютого 2024 року включно.