Тендер на відбір постачальника для надання послуг з логістичного забезпечення заходів

Благодійна організація «Благодійний фонд «Здоров’я жінки і планування сім’ї» оголошує тендер на відбір постачальника для надання послуг з логістичного забезпечення заходів в рамках проєкту “Життєво необхідна допомога у сфері сексуального і репродуктивного здоров’я та захисту для постраждалих від кризи ВПО та приймаючих громад на сході України, 2023-2024 рр.”, що реалізується Благодійним Фондом “Здоров’я жінки і планування сім’ї” спільно з міжнародною гуманітарною організацією CARE за фінансової підтримки уряду Канади.

Склад тендерної документації  – дане оголошення.

Благодійна організація «Благодійний фонд «Здоров’я жінки і планування сім’ї» є провідною недержавною професійною організацією, яка у співпраці з державними партнерами та громадськими організаціями працює для підтримки громадського, сексуального та репродуктивного здоров’я, профілактики неінфекційних захворювань в Україні шляхом надання технічної підтримки відповідних програм, що впроваджуються по всій території України.

Очікуваний термін надання послуг: квітень 2024 – грудень 2024 р.  

Надання послуг з матеріально-технічного супроводу заходів на території України, що проводяться  БО «Благодійний фонд «Здоров’я жінки і планування сім’ї» (далі – Замовник) , має обов’язково включати в себе наступне:

• Підбір та підготовка місця проведення заходів відповідно до потреб Замовника, надання за запитом Замовника фото приміщень, де буде проводитись тренінг. Обов’язковою умовою при відборі місця проведення заходів є наявність укриття.
• Комунікація з учасниками, тренерами, координаторами (телефон/факс/пошта/e-mail):
• здійснення 2 дзвінків учасникам, перший – за 10 (десять) календарних днів до проведення тренінгу, з метою визначення потреби у транспортуванні, харчуванні та поселення учасників, другий – за 2 (два) календарні дні до проведення тренінгу, з метою визначення деталей забезпечення трансферу учасникам;
• за 5 (п’ять) календарних днів інформування ел. поштою учасників про місце проведення тренінгу, забезпечення учасників трансфером або опис шляхів відшкодування проїзду, проживання/харчування;
• комунікація з координаторами з питань організації тренінгу;
• зміна схеми комунікації з учасниками відбувається за запитом Замовника або з погодження Замовника.
• Щоденний супровід заходу менеджером агенції:
• забезпечення придатності конференц-зали до проведення заходу відповідно до вимог Замовника, розстановка стільців/столів та іншого обладнання;
• забезпечення умов проживання в готелі відповідно до вимог Замовника: кондиціонування, опалення, санітарно-гігієнічні умови;
• організація поселення учасників відповідно до запланованого графіку заїзду;
• реєстрація учасників (за необхідності щоденна);
• коригування кількості порцій харчування у відповідності змінам на заході.
• Транспортні послуги:
• логістика проїзду учасників;
• організація відшкодування проїзду учасникам заходів, відповідно до правил відшкодування проїзду Замовника.
• Матеріальне забезпечення:
• закупівля канцелярських товарів за необхідності;
• друк роздаткових матеріалів за необхідності;
• забір матеріалів з офісу Замовника та доставка до місця проведення заходу;
• зберігання роздаткових матеріалів на складі виконавця (за потреби) та фасування їх з подальшою відправкою на заходи (за запитом Замовника).
• Замовлення інших додаткових послуг для заходу.

Під заходами розуміються: тренінги, робочі зустрічі, стратегічні сесії та інші заходи тривалістю від 1 до 5 днів, або більше (за запитом Замовника) за участю цільових груп, проведення яких направлено на виконання завдань в межах реалізації проєкту.

Географія замовлень: територія України, за запитом Замовника.

Важливо!
Обслуговування заходу може включати в себе як максимальний (замовлення проживання, харчування, трансферу/відшкодування проїзду, комунікація з учасниками, збір матеріалів, присутність на заході) так і мінімальний пакет послуг (наприклад, тільки комунікація з учасниками та організація харчування, або тільки комунікація з учасниками та організація проживання або трансфер – за запитом Замовника).

Порядок надання послуг:

• для замовлення кожного окремого заходу Замовник надає виконавцю заявку, яка складається у довільній формі та містить специфікацію послуг (зокрема, їх обсяг, асортимент, строки виконання). Така заявка подається, як правило, за 2-4 тижні до дати початку заходу;
• виконавець у свою чергу протягом 2 (двох) робочих днів надає Замовнику складений у відповідності до заявки кошторис. Замовник погоджує такий кошторис, не пізніше ніж за 10 (десять) календарних днів до дати проведення заходу;
• у разі збільшення або зменшення фактичної вартості наданих послуг, відповідний кошторис, після погодження витрат Замовником, додається до акту прийому – передачі наданих послуг;
• Замовник залишає за собою право вимагати від постачальника первинну документацію по кожному окремому заходу для перевірки калькуляції затрат, що мають бути належним чином оформлені (з відповідними печатками та підписами, наприклад, банківська виписка з відмітками банку тощо);
• акт прийому-передачі наданих послуг розглядається не більше 5 (п’яти) банківських днів з моменту отримання його від виконавця. БО «Благодійний фонд «Здоров’я жінки і планування сім’ї»  надає виконавцю підписаний акт прийому-передачі наданих послуг або мотивовану відмову від  їх прийняття;
• зобов’язання виконавця вважаються виконаними у разі підписання уповноваженими представниками Сторін акту прийому-передачі наданих послуг.

Обов’язкові кваліфікаційні вимоги до надавача послуг:

• право на здійснення підприємницької діяльності;
• наявність відповідних КВЕДів для здійснення діяльності щодо організації тренінгів, семінарів, конференцій тощо. 
• Документи, які підтверджують відповідність кваліфікаційним вимогам:
• підприємства (ТОВ, ПАТ, ПрАТ, ПП тощо) – копію Свідоцтва про державну реєстрацію юридичної особи (для зареєстрованих до 07.05.2011 року, якщо їм не було видано Виписку) або копію Виписки з Єдиного державного реєстру юридичних осіб та фізичних осіб-підприємців, а також копію Витягу з Єдиного державного реєстру юридичних осіб та фізичних осіб-підприємців, довідка про банківські реквізити;
• фізичної особи – підприємця (ФОП) на єдиному податку – копію Свідоцтва про державну реєстрацію (для зареєстрованих до 07.05.2011 року, якщо їм не було видано Виписку) або копію Виписки з Єдиного державного реєстру юридичних осіб та фізичних осіб-підприємців, а також копію Виписки з Реєстру платників єдиного податку, довідка про банківські реквізити;
• фізичної особи – підприємця (ФОП) на загальній системі оподаткування – копію Свідоцтва про державну реєстрацію (для зареєстрованих до 07.05.2011 року, якщо їм не було видано Виписку) або копію Виписка з Єдиного державного реєстру юридичних осіб та фізичних осіб-підприємців, довідка про банківські реквізити.

Особливі умови

• Учасник конкурсу погоджується на можливість ознайомлення з оригіналами документів кінцевих постачальників товарів та послуг.
• БФ «Здоров’я жінки і планування сім’ї» залишає  за собою право вимагати від учасників тендера додаткові матеріали або інформацію, що підтверджують відповідність окремих положень пропозицій вимогам технічного завдання даного тендеру.
• Учасники фактом участі у тендері:
• визнають, що несуть відповідальність за достовірність наданої інформації та усвідомлюють репутаційні ризики, пов’язані з наданням недостовірних відомостей та послуг неналежної якості;
• Безумовно погоджуються з усіма умовами тендеру і зобов’язуються виконувати їх належним чином.

Форма  та порядок оплати

Розрахунки за надані послуги проводяться в безготівковій формі згідно наступного графіку: авансовий платіж – 60 %, післяоплата – 40% (згідно Акту виконаних робіт та підтверджуючих первинних документів).

Правила оформлення тендерної пропозиції

Перелік необхідних документів:

• Тендерна форма Додаток №2
• Фінансова пропозиція Додаток №1 
• Копія Виписки (Витяг) ЄДР
• Документально підтверждений досвід виконання аналогічних послуг – рекомендаційний лист або копія договору.

До участі в оцінці допускаються тендерні пропозиції, які:

• оформлені українською мовою;
• закріплені підписом та печаткою (за наявності);
• вчасно надіслані електронною поштою.

Критерії вибору переможців

• Професійний досвід у сфері організації та комплексного обслуговування заходів.
• Відповідність заявки потребі замовника та умовам тендерної документації.
• Наявність, обсяг та рівень власних та зовнішніх ресурсів.
• Раціональна фінансова пропозиція.
• Можливість надання послуг в стислі терміни. 

Визначення переможців відбудеться після фінансової та технічної оцінки запропонованих пропозицій згідно з критеріями, які зазначені у Тендерній пропозиції.

Переможці тендеру отримають електронні листи та/або телефонні дзвінки з відповідною інформацією.

Додатками до цього оголошення є:

Додаток № 1 «Форма цінової пропозиції»

Додаток №2 «Тендерна форма»

Кінцевий термін подання заявок  – Всі пропозиції, отримані після кінцевого терміну подання заявок, а саме після 31 березня 2024 р. (23:59), розгляду не підлягають.

Спосіб отримання заявок – електронною поштою на адресу: [email protected] або [email protected] з темою листа: «Документи на тендер з логістичного супроводу».

Контактна особа –  Анжеліка Мазньова, тел. +38 (050) 543 99 11; [email protected]

БФ «Здоров’я жінки і планування сім’ї» працює відповідно до політики рівних можливостей, тому наймає на роботу кваліфікованих фахівців з різних секторів суспільства, незалежно від їх соціально-демографічних характеристик і індивідуальних переваг.