Провідний_на фахівець_чиня з фінансової діяльності/Finance Officer

Данська Рада у справах біженців (ДРБ) є провідною міжнародною гуманітарною організацією, основною метою якої є захист, підтримка та просування довгострокових рішень для постраждалого від переміщення населення.

ДРБ існує в Україні з 2014 року. На даний момент у ДРБ працює понад 700 співробітників загалом на території України. У 2024 році ДРБ продовжить суттєве розширення для впровадження реагування на надзвичайні ситуації в секторах соціально-правового захисту, засобів до існування, відновлення житла та гуманітарного роззброєння і розбудови миру (гуманітарного розмінування), надаючи пряму підтримку відповідальним особам та громадським організаціям (ГО), а також їх партнерам. ДРБ надалі розвиватиме довгострокові рішення, адаптуючи їх до ситуації, що змінюється. Провідний фахівець з фінансової діяльності забезпечуватиме своєчасну підготовку бюджетів для нових проектних пропозицій, перегляд бюджетів, фінансову звітність для донорів, а також здійснюватиме моніторинг бюджетів та регулярний перегляд проектів протягом усього проектного циклу.

Наразі ДРБ шукає висококваліфікованого Провідного фахівця з фінансової діяльності для роботи в нашому офісі у Києві.

Загальні цілі посади:

Провідний фахівець з фінансової діяльності забезпечуватиме своєчасну підготовку бюджетів для нових проектних пропозицій, перегляд бюджетів, фінансову звітність для донорів, а також здійснюватиме моніторинг бюджетів та регулярний перегляд проектів протягом усього проектного циклу.

Вашими основними обов’язками будуть:

Бюджетування та звітність

• Підготовка звіту для донорів з дотриманням вимог донорів та координація роботи з відповідними командами та штаб-квартирою для забезпечення своєчасного подання звіту.
• Забезпечення створення шаблонів контролю виконання бюджету на початку проекту та їх щомісячне оновлення з урахуванням фактичних та прогнозних даних.
• Забезпечення точного та своєчасного налаштування проектів у Microsoft Dynamics.
• Забезпечення дотримання правил і положень донорів шляхом регулярних перевірок і ретельного моніторингу.
• Виступати в ролі контактної особи з питань бюджетування проектних заявок та внесення змін до призначених проектів. Забезпечувати своєчасну та добре скоординовану підготовку бюджету з усіма програмними секторами та регіональними офісами.
• Забезпечувати, щоб усі бюджети та пропозиції відповідали СОПам країни та відповідним керівним принципам розробки проектів.
• Тісно співпрацювати з програмами та грантодавцями для забезпечення відповідності заявок потребам на місцях та підготовку якісних бюджетів донорських пропозицій.
• Тісно співпрацювати з регіональними офісами для забезпечення включення відповідних витрат на підтримку в нові бюджети для повного відшкодування витрат.
• Надавати підтримку у забезпеченні точного та достовірного нарахування витрат, мінімізуючи ризики та максимізуючи можливості для відшкодування витрат.
• Підтримувати в актуальному стані генеральний бюджет з консолідованою таблицею розподілу заробітної плати та операційних витрат, що охоплює всі місця дислокації, висвітлюючи будь-які передбачувані прогалини.
• Забезпечити вирішення проблем, виявлених на щомісячних моніторингових зустрічах.
• Забезпечити своєчасну ескалацію потенційних списань, відмов та сумнівних витрат під час перевірки проектів.
• Сприяти проведенню аудиту проектів та працювати над зменшенням кількості зауважень за результатами аудиту, застосовуючи отриманий досвід.
• Використовувати звіти та аналітику даних від DRC Dynamics для підвищення ефективності роботи в країні.

Фінансовий менеджмент

• Забезпечити дотримання внутрішнього фінансового календаря та зовнішніх дедлайнів.
• Виявляти та управляти фінансовими ризиками, своєчасно виявляючи та усуваючи потенційні зобов’язання
• Підтримувати фінансового менеджера у наданні всієї фінансової інформації, необхідної для звітів до штаб-квартири, донорів та місцевих органів влади.
• Підтримувати та співпрацювати з фінансовим менеджером для вдосконалення СОПов, інструментів та шаблонів, таких як бюджетування заявки, моніторинг проекту, звітність перед донорами.

DRC Dynamics

• Забезпечити використання DRC Dynamics на повну потужність.
• Забезпечити належне застосування фінансових процесів ERP в країні.
• Бути одним із основних користувачів DRC Dynamics (ERP) та відповідати за навчання інших фінансових працівників у Регіональному офісі, а також у Територіальних офісах.

Координація з регіональними офісами

• Сприяти повсякденній підтримці команди з реалізації програм, включаючи перевірку PR (запитів на закупівлю), заявок на відрядження, SAF та ER (звітів про витрати).
• Підтримка керівників проектів у забезпеченні регулярності зустрічей з перегляду проекту та своєчасного виявлення проблемних питань.
• Координація з менеджерами проектів та зведення воєдино прогнозів, таблиць розподілу, інших вхідних даних.

За необхідності виконувати будь-які інші додаткові обов’язки, доручені керівником (керівниками), щоб забезпечити оптимальне функціонування організації.

Для того, щоб бути успішним у ролі Провідного фахівця з фінансової діяльності, ми очікуємо, що ви станете командним гравцем у фінансовому департаменті. Ми шукаємо активного та уважного до деталей колегу. Вам потрібно буде працювати з великим обсягом інформації та мати досвід роботи в Excel для її сортування та аналізу.

Крім того, ми також очікуємо на наступне:

Необхідно

• Щонайменше 3 роки досвіду роботи у сфері фінансів/бухгалтерії, бажано в міжнародній неурядовій організації.
• Компетентність у наданні технічної допомоги у фінансуванні грантів.
• Досвід роботи з відповідними донорами (наприклад, ECHO, UN OCHA, WRA, GFFO тощо).
• Просунутий рівень володіння Excel.
• Професійне володіння англійською мовою.
• Вища освіта у відповідній галузі або її еквівалент (облік, аудит, фінанси).

Для усіх посад ДРБ вимагається, щоб особи, які їх займають, володіли ключовими компетенціями, визначеними ДРБ:

• Прагнення до досконалості: Зосередженість на досягненні результатів з одночасним забезпеченням ефективності процесів.
• Співпраця: Залучення відповідних сторін та їх заохочення до надання зворотного зв’язку.
• Ініціативність: Особистий контроль ситуації та взяття на себе ініціативи, з одночасним прагненням до інновацій.
• Спілкування: Вміння ефективно і чесно слухати та говорити.
• Доброчесність: Дотримання та просування найвищих стандартів етичної та професійної поведінки стосовно цінностей та Кодексу поведінки ДРБ, включаючи захист від сексуальної експлуатації, насильства та домагань.

Ми пропонуємо:

• Контракт: Безстроковий контракт після успішного завершення початкового 3-місячного випробувального терміну.
• Рівень: Н.
• Місце виконання обов’язків: Київ.
• Дата початку: якнайшвидше.

Заробітна плата та умови відповідно до Умов працевлаштування національного персоналу Данської ради у справах біженців.

Процес подачі резюме:

Усі заявники повинні завантажити супровідний лист і оновлене резюме (не більше чотирьох сторінок англійською мовою) за посиланням ТУТ 

Резюме, надіслані електронною поштою, не розглядатимуться.

Кінцевий термін подачі резюме: 19 травня 2024

Ми заохочуємо кандидатів подавати заявки якомога швидше, співбесіди можуть проводитися на постійній основі. ДРБ залишає за собою право обрати кандидата до дати закриття вакансії.