Запит на офіційну цінову пропозицію: проведення сесії з розробки комунікаційної стратегії

Дата оголошення: 07.08.2024 року.

Благодійна організація «Благодійний фонд «Посмішка ЮА» (далі БО) оголошує конкурс на закупівлю послуги з розробки, організації та проведення сесії з розробки комунікаційної стратегії БО 

Ми шукаємо експертну організацію яка допоможе здійснити підготовчі заходи, організувати та провести сесію з розробки комунікаційної стратегії БО.

В результаті проведення сесії ми очікуємо отримати розроблену комунікаційну стратегію для ефективної комунікації організації в Україні, а також план впровадження комунікаційної стратегії до кінця 2025 та 2030 року відповідно, що сприятиме підвищенню впізнаваності бренду організації, підтримці позитивного іміджу, залученню нових бенефіціарів та партнерів, а також посиленню інституційної спроможності організації.

До участі запрошуються суб’єкти підприємницької діяльності які належним чином зареєстровані за Законодавством України на підконтрольній території України; мають досвід роботи не менше ніж 6 місяців у відповідній сфері, має відповідні до запиту КВЕДи; мають можливість надати оригінали супроводжуючих документів з печаткою (за наявності) та підписом (договір надання послуг, рахунок-фактура, акт виконаних робіт, тощо).

Просимо надати комерційні пропозиції згідно лотів.

ЛОТ 1 

Організація заходу 

Розробка комунікаційної стратегії для БО «БФ «Посмішка ЮА» відбуватиметься протягом 4 (чотирьох) днів у аудиторному форматі (офлайн) на базі будинку відпочинку в Тернопільській області (постачальник пропонує місце проведення) 

Орієнтовні дати проведення: з 12.09.2024 по 15.09.2024 рр. 

Кількість людей: 20 осіб + 1 фасилітатор.

Від організатора заходу ми очікуємо:

Розписаний план супроводу учасників на весь період стратегічної сесії, а саме:

• Вибір місця для проведення стратегічної сесії не нижче рівня комфорту від 3 зірки з 3-х разовим харчуванням з можливістю вибору вегетаріанських страв;
• Організація проїзду з міста учасника до місця проведення стратегічної сесії та назад (або відшкодування). Кількість учасників по місту розташування:
• Україна, Запорізька обл., м. Запоріжжя – 13 осіб;
• Україна, Харківська обл., м. Харків – 1 особа;
• Україна, Тернопільська обл., м. Копичинці – 2 особи;
• Україна, Закарпатська обл., м. Мукачево – 1 особа;
• Україна, Сумська обл., м. Суми – 1 особа;
• Україна, Чернівецької обл., м. Чернівці – 1 особа;
• Україна, Тернопільської обл., м. Тернопіль – 1 особа. 

• Планування заселення всіх учасників за день до початку заходу та виселення в день наступний після проведення стратегічної сесії (заселення не більше двох осіб в 1 номер з окремими ліжками). Фасилітатор розміщується в одномісному номері;
• Організацію 2 (двох) кава-пауз в кожен день під час проведення сесії (всього 4 кава пауз за 2 робочі дні);
• Оренду конференц-зали комфортне перебування 21 особи,  обладнаний системою кондиціонування з усім необхідним для проведення стратегічної сесії (вода для учасників (не менше 0,5 негазованої води на 1 людину в день з урахуванням фасилітатора/модератора), ноутбук, проектор, фліпчарт, канцелярія тощо).
• Організація контакту з фасилітатором/модератором сесії;
• Послуги фотографа на 2 дні по 4 години.
• ення нештатних ситуації пов’язаних з організацією та проведенням заходу.

Додатково організатор надає до пакета первинних документів Звіт який має містити:

• план заходу;
• фото заходу;
• білети учасників заходу та/або всі інші витрати на логістику.

Для участі в конкурсі учасник/ця надає:

• Резюме з описом попереднього досвіду роботи.
• Рекомендаційні листи які підтверджують досвід, спроможність та успішну реалізацію подібних замовлень.
• Комерційну пропозицію, що включає детальну калькуляцію та загальну вартість послуг (у національній валюті України);

Реєстраційні документи:

• копію паспорта сторінки 1-6 та ті, на яких зазначено місце реєстрації;
• виписка з Єдиного державного реєстру юридичних осіб, фізичних осіб-підприємців та громадських формувань;
• статут або інший установчий документ компанії (остання редакція);
• документ, що підтверджує право підпису уповноваженої особи;
• для платників ПДВ: копія довідки чи свідоцтва платника ПДВ, копія витягу з реєстру платників ПДВ; для платників єдиного податку: копія довідки чи свідоцтва платника єдиного податку, копія витягу з реєстру платників єдиного податку;
• довідка про відкриття рахунку/реквізити банку;

ЛОТ No2

Послуги провайдера з організаційного розвитку (фасилітатора/ки/ модератора/ки) для проведення сесії з розробки комунікаційної стратегії БО.

Шукаємо провайдера з розробки комунікаційних стратегій який має спроможність і досвід у наданні послуг з розробки комунікаційної стратегії, а саме підготовці і проведенні стратегічної сесії для громадських, благодійних організацій з діяльністю в Україні, допомагаючи їм розробляти ефективні стратегічні плани спрямовані на підвищення якості комунікації, розвиток і зміцнення навичок, здібностей, процесів і ресурсів, які потребуються організацією, щоб виживати, адаптуватися і розвиватися у світі, який швидко змінюється.

Результатом проведення сесії є актуалізація та розробка стратегії для ефективної комунікації організації в Україні, а також план впровадження комунікаційної стратегії до кінця 2025 та 2030 року відповідно, що сприятиме підвищенню впізнаваності бренду, підтримці позитивного іміджу, залученню нових бенефіціарів та партнерів, а також посиленню інституційної спроможності організації.

Комунікаційна стратегія повинна включати плани та дії, спрямовані на досягнення таких цілей:

• зміцнення довіри та підтримки серед чинних донорів, партнерів та громадськості;
• залучення нових стейкхолдерів для розширення діяльності та впливу організації;
• підвищення рівня обізнаності громадськості та команди БО про місію, цілі та досягнення організації;
• забезпечення прозорості та відкритості у комунікаціях з усіма зацікавленими сторонами.
• підтримка внутрішньої комунікації для покращення координації та співпраці всередині організації.
• впровадження сучасних інструментів та технологій для підвищення ефективності комунікацій.
• розробка та реалізація заходів, спрямованих на підтримку сталого розвитку та довгострокової стабільності організації.
• налагодження діяльності комунікаційного та дотичних до нього відділів організації. 

Очікуваний обсяг робіт:

• ознайомлення з наявними стратегічними матеріалами БО, напрацюваннями, профілем діяльності. Підготовка до планування та попередній внутрішній аудит (вивчення документів організації, профілю діяльності, опитування учасників команди організації для визначення їх потреб, складання плану робіт з чітко визначеними результатами та обговорення з командою);
• зовнішній аудит бренду та комунікацій організації у соціальних мережах (Facebook, Instagram, YouTube) та медіа – має містити опис проблем та переваг бренду, які ляжуть в основу розробки комунікаційної стратегії на 2025-2030 роки;
• підготовка програми фасилітованої сесії;
• погодження інструментарію та кінцевих результатів з замовником;
• підготовка інструментарію для розробки комунікаційної стратегії БО;
• проведення 2-денної сесії, визначення стратегічних викликів та цілей, операціоналізація стратегії та складання стратегічного плану та плану бюджету для реалізації комунікаційної стратегії на 5 років, рекомендації до актуалізації брендбуку організації.
• опрацювання та фіксація результатів роботи команди
• напрацювання, обговорення з командою БО стратегії розвитку до кінця 2030 року;
• передання або презентація стратегічного та операційного планів команді БО.

По закінченню конкурсу буде проведено співбесіда з кожним учасником конкурсу.

Вимоги до виконавців:

• Досвід роботи з фасилітації (модерації) та стратегування для громадських організацій не менше 2-х років.
• Професійні тренери та фасилітатори. Наявність відповідних сертифікатів.
• ння створювати безпечний простір та будувати роботу на взаємоповазі, правді та підтримці, розділяти цінності поваги до особистості, інклюзії, врахування різноманіття та рівності та дотримуватися інших вимог Етичного кодексу та принципів провайдера послуг з організаційного розвитку.
• Комунікаційні та презентаційні навички.
• Обізнаність із сучасними трендами в розвитку інститутів громадських організацій та благодійних фондів.
• Практична орієнтація на результат команди.
• Відповідальне ставлення до конфіденційної інформації БО. Зобов’язання не використовувати отриману інформацію поза БО чи для власної вигоди.

Для участі в конкурсі учасник/ця надає:

• Резюме з описом попереднього досвіду роботи у сфері стратегування.
• Рекомендаційні листи, сертифікати, або інші документи, які підтверджують навички та досвід роботи з фасилітації.
• Програми проведення дводенної сесії з розробки комунікаційної стратегії;
• Комерційну пропозицію, що включає загальну вартість послуг (у національній валюті України);
• Форми (приклади) документів які буде надано по закінченню стратегічної сесії.

Реєстраційні документи:

• копію паспорта сторінки 1-6 та ті, на яких зазначено місце реєстрації;
• виписка з Єдиного державного реєстру юридичних осіб, фізичних осіб-підприємців та громадських формувань;
• статут або інший установчий документ компанії (остання редакція);
• документ, що підтверджує право підпису уповноваженої особи;
• для платників ПДВ: копія довідки чи свідоцтва платника ПДВ, копія витягу з реєстру платників ПДВ; для платників єдиного податку: копія довідки чи свідоцтва платника єдиного податку, копія витягу з реєстру платників єдиного податку;
• довідка про відкриття рахунку/реквізити банку;

Якщо до тендерної пропозиції не буде прикріплено вищезгадані документи, то така пропозиція може не розглядатися.

Благодійна організація «Благодійний фонд «Посмішка ЮА» зберігає за собою право на те, щоб:

- запросити будь-які додаткові або підтверджувальні дані (у Постачальників);

- прийняти або відхилити будь-яку Заявку повністю або частково;

- вступити у переговори з обраним Постачальником;

- доручити реалізацію контрактів більш ніж одному Постачальнику в цілях здійснення часткової закупівлі.

У випадку, якщо постачальник надає свою пропозицію він заявляє і гарантує, що він і всі його субпідрядники будуть захищати людей від сексуального домагання і сексуальної експлуатації, термін «сексуальна експлуатація» має значення будь-якого зловживання, чи спроби зловживання уразливим становищем, владою або довірою з метою сексуальної експлуатації, включаючи, але не обмежуючись, набуття грошової, соціальної чи політичної вигоди від сексуальної експлуатації інших. Подібним чином, термін «сексуальне домагання» має значення фізичної дії чи погрози сексуального характеру, як з використанням сили, так і в нерівних чи примусових умовах». 

БО БФ «Посмішка ЮА» докладає зусиль із запобігання, виявлення та вжиття заходів проти всіх випадків шахрайства та зловживань.

Конфіденційна гаряча лінія по боротьбі з шахрайством та зловживаннями доступна для всіх учасників тендерів, про підозрілі та шахрайські дії має бути повідомлено на пошту:  [email protected] або за тел: +380503211288 «гаряча лінія».

Пропозицію необхідно надіслати до 18 серпня 2024 року включно, 
на ел.адресу: [email protected].

з темою листа «КОМЕРЦІЙНА ПРОПОЗИЦІЯ_НАЗВА ПОСТАЧАЛЬНИКА_НАЗВА КАТЕГОРІЇ ТОВАРУ». 

Контактні телефони: +38-066-811-61-21 Тімонін Юрій – спеціаліст із закупівель.