Асистент/ка відділу гуманітарної дипломатії

The National Committee of the Ukrainian Red Cross Society (URCS) announces a competition for the position of Assistant of Humanitarian Diplomacy Unit

The Ukrainian Red Cross Society is the largest humanitarian organization in Ukraine, which is one of the first to respond to all emergencies in the country and provide assistance to those who need it most. 

Do you feel like you can make the world a better place? Join the Ukrainian Red Cross Society: 

• The opportunity to do good: Help those who need it and feel inspired by contributing to a better world.
• New knowledge and skills: Take interesting trainings, become a volunteer or employee, and gain valuable experience for your life.
• Friends and like-minded people: Join a team of caring people who are always ready to help.
• Pride in your actions: Join and feel proud to be a hero!

The Ukrainian Red Cross is thousands of people across Ukraine who make the world a better place every day. 

Unit Assistant is responsible for providing comprehensive administrative support to ensure the smooth and efficient operation of the unit. This role involves handling various tasks ranging from documentation management, scheduling, communication facilitation, translation and resource coordination to support team activities and special projects.

Essential Tasks: 

• Comprehensive assistance to the Humanitarian Diplomacy Unit
• Written translation of documents into English/Ukrainian
• Oral translation into English/Ukrainian during meetings/workshops/events
• Assistance to international delegations during monitoring visits
• Organization of meetings, invitation of speakers, assistance in moderation, preparation of the minutes of meetings
• Preparation of necessary reporting and technical documentation
• Assistance in procurement of goods and equipment
• Support in development and implementation of activities and initiatives within the frame of Unit`s operational plan.
• Preparation and update of informational materials, reports, and presentations for internal and external use
• Preparation and maintenance of required documentation and records within the Unit
• Carrying out trips around Ukraine and abroad to assist and accompany URCS representatives and delegates
• Participation in the development, improvement, and promotion of key advocacy narratives and documents among stakeholders

Additional Tasks:

• Perform other duties and tasks as assigned by the supervisor to support unit’s/department`s goals and objectives.

Requirements 

• Complete higher education in the relevant field of study (master’s/bachelor’s degree).
• Experience in an administrative or assistant role.
• Experience of work in humanitarian organizations or volunteering will be an advantage.
• Experience in oral and written translation into and from English.
• Excellent organizational and time management skills.
• Strong written and verbal communication skills.
• Proficiency in Microsoft Office Suite (Word, Excel, PowerPoint, Outlook) and other office software.
• Multitasking and ability to prioritize tasks effectively.
• Attention to details and accuracy in work.
• Strong interpersonal skills and the ability to work collaboratively in a team environment.
• Ukrainian (excellent oral and written)
• English (excellent oral and written)
• Second foreign language as a plus

The Ukrainian Red Cross Society offers: 

• Interesting, diverse and multitasking work;
• Employment in accordance with the Labor Code;
• Timely payment of salary;
• A friendly and close-knit team of like-minded people;
• Participation in trainings and seminars in Ukraine and abroad.
• Unique experience in the largest public organization in Ukraine

We aim to create a safe and inclusive environment at URCS that will provide all employees and volunteers, regardless of age, gender, ethnicity, religion, disability, or sexual orientation,  equal access to opportunities, protection of their dignity, and equal rights.  

We are an employer with equal opportunities for all employees, including people with disabilities.  

We do not discriminate in our recruitment and employment practices based on race, color, religion, gender, national origin, political affiliation, sexual orientation, gender identity, marital status, disability, genetic information, or age.  

Sexual exploitation and abuse are prohibited in all forms. The organization implements a policy to prevent sexual harassment, sexual exploitation, and abuse, including in the workplace.   

Location: Kyiv 

If you are interested in this position, please send your CV and Cover letter to [email protected]  

Due to a large number of requests, we contact candidates who fully meet the requirements of the vacancy. 

Національний комітет Товариства Червоного Хреста України (ТХЧУ) оголошує конкурс на посаду  Асистент\ка відділу гуманітарної дипломатії 

Товариство Червоного Хреста України – найбільша гуманітарна організація України, яка одна з найперших реагує на всі надзвичайні ситуації в країні і надає допомогу тим, хто найбільше її потребує. 

Відчуваєте, що можете зробити світ кращим? Приєднуйтесь до Товариства Червоного Хреста України:  

• Можливість творити добро: Допоможіть тим, хто цього потребує, і відчуйте натхнення  від зробленого внеску  
• Нові знання та навички: Пройдіть цікаві тренінги, станьте волонтером або співробітником і отримайте досвід, який стане у пригоді в житті.
• Друзі та однодумці: Приєднуйтесь до команди небайдужих людей, які завжди готові прийти на допомогу.
• Гордість за свої дії: Долучайтесь та відчуйтесь гордість за те, що ви – герой!

ТЧХУ – це тисячі людей по всій Україні, які щодня роблять світ кращим. 

Асистент відділу відповідає за надання комплексної адміністративної підтримки для забезпечення безперебійної та ефективної роботи відділу. Ця роль передбачає виконання різноманітних завдань, починаючи від управління документацією, складання графіків, сприяння комунікації, перекладу та координації ресурсів і закінчуючи підтримкою діяльності команди та спеціальних проектів.

Обов’язки: 

• Комплексна допомога відділу підтримки міжнародного та внутрішнього партнерства
• Письмовий переклад документів на англійську/українську мову
• Усний переклад на англійську/українську мову під час зустрічей/семінарів/заходів
• Супровід міжнародних делегацій під час моніторингових візитів та візитів високого рівня
• Організація зустрічей, запрошення спікерів, допомога в модерації, підготовка протоколів зустрічей
• Підготовка необхідної звітної та технічної документації
• Допомога у закупівлі товарів та обладнання
• Підтримка в розробці та реалізації заходів та ініціатив в рамках операційного плану підрозділу.
• Підготовка та оновлення інформаційних матеріалів, звітів та презентацій для внутрішнього та зовнішнього використання
• Підготовка та ведення необхідної документації та звітності в межах підрозділу
• Здійснення поїздок по Україні та за кордон з метою надання допомоги та супроводу представників та делегатів ТЧХУ

Додаткові обов’язки:

• Виконувати інші обов’язки та завдання за дорученням керівника для підтримки цілей та завдань підрозділу/відділу.

Вимоги:  

• Повна вища освіта відповідного напряму підготовки (магістр/бакалавр).
• Досвід роботи на адміністративній посаді або на посаді асистента.
• Досвід роботи в гуманітарних організаціях або волонтерства буде перевагою.
• Досвід усного та письмового перекладу з та на англійську мову.
• Відмінні організаційні навички та навички управління часом.
• Сильні навички письмової та усної комунікації.
• Досвід роботи з офісним пакетом Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook) та іншим офісним програмним забезпеченням.
• Багатозадачність та вміння ефективно розставляти пріоритети в роботі.
• Увага до деталей та акуратність у роботі.
• Сильні навички міжособистісного спілкування та вміння працювати в команді.
• Українська мова (відмінна усна та письмова)
• Англійська (відмінна усна та письмова)
• Друга іноземна мова як перевага

Товариство Червоного Хреста України пропонує: 

• Цікаву, різноманітну та багатозадачну роботу;
• Працевлаштування згідно КЗпП;
• Своєчасну виплату заробітної плати;
• Дружній і згуртований колектив однодумців;
• Участь у тренінгах та семінарах в Україні та за її межами.
• Унікальний досвід роботи в найбільшій громадській організації України

Ми маємо на меті створити в ТЧХУ безпечне та інклюзивне  середовище, яке забезпечить усім співробітникам, волонтерам незалежно від віку, статі та гендерної приналежності, етнічного походження, релігії, наявності інвалідності, сексуальної орієнтації рівний доступ до можливостей, захист їх гідності та рівність прав. 

Ми є роботодавцем з рівними можливостями для всіх працівників, в тому числі для осіб з інвалідністю. 

Ми  не дискримінуємо у своєму виборі та працевлаштуванні на основі раси, кольору шкіри, релігії, статі, національного походження, політичної приналежності, сексуальної орієнтації, гендерної ідентичності, сімейного стану, інвалідності, генетичної інформації, віку. 

Сексуальна експлуатація та наруга заборонені в усіх формах. Організація впроваджує політику запобігання сексуальним домаганням, сексуальній експлуатації та нарузі, в тому числі на робочому місці.  

Робоче місце:  м. Київ, вул. Ділова, 3

Випробувальний термін – 3 місяці. 

Просимо надсилати резюме із зазначенням бажаного рівня зарплати з позначенням посади за наступною адресою: [email protected]. 

Зважаючи на велику кількість запитів, ми зв’язуємося з кандидатами, які повністю відповідають вимогам вакансії.