Начальник/ця відділу з координації портфоліо проектів та грантів

Національний комітет Товариства Червоного Хреста України (ТХЧУ) оголошує конкурс на посаду  Начальник відділу з координації портфоліо проектів та грантів

Товариство Червоного Хреста України – найбільша гуманітарна організація України, яка одна з найперших реагує на всі надзвичайні ситуації в країні і надає допомогу тим, хто найбільше її потребує. 

Відчуваєте, що можете зробити світ кращим? Приєднуйтесь до Товариства Червоного Хреста України:  

• Можливість творити добро: Допоможіть тим, хто цього потребує, і відчуйте натхнення  від зробленого внеску  
• Нові знання та навички: Пройдіть цікаві тренінги, станьте волонтером або співробітником і отримайте досвід, який стане у пригоді в житті.
• Друзі та однодумці: Приєднуйтесь до команди небайдужих людей, які завжди готові прийти на допомогу.
• Гордість за свої дії: Долучайтесь та відчуйтесь гордість за те, що ви – герой!

ТЧХУ – це тисячі людей по всій Україні, які щодня роблять світ кращим. 

Вакансія на посаду Начальника відділу координації портфоліо проектів та грантів в Червоному Хресті України охоплює керівництво і підтримку відділу, що займається координацією всіх аспектів адміністрування, контролю та підтримки портфеля проектів організації. Основні обов’язки включають запуск проектів, узгодження та контроль проектних контрактів, консолідацію та оновлення даних про проекти, а також координацію інформаційного обміну між донорами та внутрішніми користувачами. Начальник відділу сприяє впровадженню та розвитку методологій управління проектами через участь в ініціативах з удосконалення бізнес-процесів, інноваційні зміни у життєвому циклі проектів та інші ініціативи, спрямовані на підвищення ефективності управління проектами та системного підходу в організації.

Ця роль вимагає тісної співпраці з усіма внутрішніми структурами організації, зокрема з Програмним Директором, керівниками програм, відділом партнерства, відділом кадрів, фінансовим відділом та операційним відділом. Начальник відділу також відповідає за взаємодію з донорами щодо виконання їх вимог та забезпечення якісної звітності.

Обов’язки: 

Координація портфоліо проектів та грантів:

• Керувати організаційними та робочими процесами в межах проектів між програмними командами, вищим керівництвом та Донорами для забезпечення своєчасної та якісної координації перегляду документів та угод з управління проектами.
• Допомагати менеджерові/ці з управління портфоліо проектами та грантами надавати своєчасні, ґрунтовні відповіді на інформаційні запити з внутрішніх та зовнішніх джерел.
• Забузувати підтримки бази проектів та грантів в актуальному стані (аналіз архітектури документів, впровадження процесів для інших підрозділ задля забезпечення консолідації даних в одному середовищі)
• Забезпечувати загальну координацію проектів всередині організації (проведення kick-off зустрічей по нових проектах, організацію етапу планування проекту, вирішення проблемних питань)
• Впроваджувати ініціативи, які покращать рівень керування проектами (розробка шаблонів документів, організація координаційних зустрічей тощо).
• Аналізувати стан проектів, надавати інформацію по запиту для керівництва, комунікувати із внутрішніми відділами та Донорами, щодо статусу проектів.

Управління за виконанням умов проектних контрактів:

• Забезпечувати та підтримувати процес погодження та підписання проектних контрактів (погодження із внутрішніми та зовнішніми учасниками)
• Забезпечувати контроль за виконанням умов контрактів (реєстрація/оновлення реєстру проектів, впровадження календарів звітності, уніфікація вимог Донорів, контроль за дотриманням вимог та координація із дотичними внутрішніми підрозділами)
• Тісно співпрацювати з програмним відділим, відділом PMER (відділ планування, моніторингу, оцінки та звітності), фінансовим відділам задля контролю своєчасного звітування по проектам
• Брати участь у покращенні бізнес процесів, пов’язаних із ініціацією проектів/ревізіями проектів/пролонгацією, впровадження нових інструментів (впровадження ERP cсистеми) тощо
• Комунікувати із Донорами щодо узгодження контрактів проектів/ревізій від імені організації

 Інші задачі, повзанні із координацією портфоліо проектів:

• Надавати консультаційну підтримку або рекомендації відділу, який займається написанням проектних пропозицій та грантів
• Брати участь в стратегічних сесіях щодо планів розвитку програм та планів по майбутнім проектам
• Будь-які інші завдання за погодженням з безпосереднім керівником

Управлінські задачі:

• Наставляти та ефективно управляти співробітниками відділу, які знаходяться у підпорядкуванні, для забезпечення своєчасного та належного виконання завдань, покладених на відділ.
• Регулярноо зустрічатися із співробітниками відділу задля надання зворотного зв’язку у режимі реального часу, обговорення потреб у професійному розвитку, планів навчання тощо
• Управляти адміністративними та фінансовими аспектами роботи відділу в межах визначених програмних завдань.
• Піклуватися про співробітників відділу, заохочувати їх до використання відпусток, інформування про доступні ресурси підтримки для них та їхніх сімей

Вимоги:  

Необхідні знання та навички:

• Вища освіта або її еквівалент (бажано у галузі проєктного/програмного менеджменту або суміжних галузях, зокрема, в соціальних науках).
• Досвід роботи від трьох (3) років у галузі управління проектами/програмами/портфоліо проектів в громадських організаціях на аналогічній посаді або в подібній організації (досвід роботи із донорами ECHO, USAID, OCHA, BHA, FCDO та іншими буде суттєвою перевагою).
• Розуміння ключових практик і стандартів гуманітарного реагування (проектний та програмний цикл, вимоги до звітування, принципи роботи з донорськими організаціями тощо).
• Відмінні комунікативні навички та вміння вести перемовини.
• Загальні фінансові, адміністративні та інформаційні навички, а також навички роботи з інформаційними технологіями.
• Здатність практично демонструвати успішний досвід у всіх перелічених вище ключових компетенціях.
• Здатність працювати самостійно з мінімальним контролем з боку керівництва, визначати пріоритетність за наявності кількох робочих завдань в умовах швидкого темпу роботи, дотримуватися кінцевих термінів, приймати зважені професійні рішення.
• Англійська мова на рівні B2 і вище обов’язкова.

Основні моделі поведінки

• Прихильність стратегії та цінностям ТЧХУ.
• Досвід роботи у співпраці з вищим керівництвом.
• Вміння працювати в команді та будувати відносини

Товариство Червоного Хреста України пропонує: 

• Цікаву, різноманітну та багатозадачну роботу;
• Працевлаштування згідно КЗпП;
• Своєчасну виплату заробітної плати;
• Дружній і згуртований колектив однодумців;
• Участь у тренінгах та семінарах в Україні та за її межами.
• Унікальний досвід роботи в найбільшій громадській організації України

Ми маємо на меті створити в ТЧХУ безпечне та інклюзивне  середовище, яке забезпечить усім співробітникам, волонтерам незалежно від віку, статі та гендерної приналежності, етнічного походження, релігії, наявності інвалідності, сексуальної орієнтації рівний доступ до можливостей, захист їх гідності та рівність прав. 

Ми є роботодавцем з рівними можливостями для всіх працівників, в тому числі для осіб з інвалідністю. 

Ми  не дискримінуємо у своєму виборі та працевлаштуванні на основі раси, кольору шкіри, релігії, статі, національного походження, політичної приналежності, сексуальної орієнтації, гендерної ідентичності, сімейного стану, інвалідності, генетичної інформації, віку. 

Сексуальна експлуатація та наруга заборонені в усіх формах. Організація впроваджує політику запобігання сексуальним домаганням, сексуальній експлуатації та нарузі, в тому числі на робочому місці.  

Робоче місце: м. Київ, вул. Ділова, 3

Випробувальний термін – 3 місяці. 

Просимо надсилати резюме із зазначенням бажаного рівня зарплати з позначенням посади за наступною адресою: [email protected]. 

Зважаючи на велику кількість запитів, ми зв’язуємося з кандидатами, які повністю відповідають вимогам вакансії.