Відкритий тендер на закупівлю зарядних станцій

RFQ charging stations 

Date:  22 August 2024

Subject: Informal Solicitation for Bids for procurement of 55 charging stations 

The International Foundation for Electoral Systems (IFES) invites your firm to participate in this competitive solicitation for pricing, delivery, and terms of the potential sale of the 55 charging stations for the IFES office in Kyiv, Ukraine. IFES reserves the right to reject any and all offers, to add, delete, or modify any element of the solicitation at any time without prior notification and without any liability or obligation of any kind. This solicitation does not obligate IFES to enter into a contract nor does it obligate IFES to pay any costs incurred in the preparation of submission of any Response.  

BACKGROUND 

IFES is an independent, non-governmental organization (NGO) with headquarters registered in the United States of America. IFES supports citizens’ rights to participate in free and fair elections. Our independent expertise strengthens electoral systems and builds local capacity to deliver sustainable solutions. As the global leader in democracy promotion, we advance good governance and democratic rights by providing technical assistance to election officials, empowering the underrepresented to participate in the political process and applying field-based research to improve the electoral cycle. Since 1987, IFES has worked in over 145 countries – from developing democracies, to mature democracies. 

DESCRIPTION OF GOODS AND/OR SERVICES 

IFES Ukraine requires the purchase of 55 Portable Power Stations (PPSes) to ensure power backup for all IFES Ukraine staff during extended blackouts. We are looking for 55 battery systems from trusted and officially represented brands in the Ukrainian market. We request proposals for two types of PPSes: one with a capacity of 1 kWh+ and another with a capacity of 2 kWh+, both with an output of more than 1800 W. The charging time for these units should not exceed 2 hours for a full charge. These batteries will primarily be used for charging mobile devices (smartphones, laptops, etc.) and powering home appliances for short periods during power outages (refrigerators, hair dryers, air heaters, water kettles, microwaves, and routers). We are open to bids even if the supplier has fewer than 55 units or offers a mix of products from the mentioned brands. However, all proposed battery systems should have the same capacity and similar overall characteristics. We encourage suppliers to submit bids for each battery capacity category (1 kWh+ and 2 kWh+).

IFES reserves the right to contract one, multiple, or none of the bidders.

Microsoft Office will be used for word counting based on the document submitted by IFES. 

REQUIREMENTS 

IFES will consider a partial quotation meaning that you can offer less items than requested (partial quantity or partial list of items). For example, we can purchase 10 charging stations of different manufacturers from different contractors, the minimum number of stations in the offer must be 10 pcs.

Given we don’t know the result of tender in advance, please confirm by participating in this RFQ you are confirming that your unit prices will remain the same regardless of:

-The number of line items selected for contract, or

-The quantity per line item selected for this contract

Example. We may be asking price all 55 items and we may be deciding to only buy 25 items from your company. As per example, we ask that you honor same service price (and not adjust if number of required services have been reduced)

/

IFES розгляне часткову пропозицію, що означає, що ви можете запропонувати меншу кількість товарів, ніж запитується (часткова кількість або частковий перелік товарів). Наприклад ми можемо закупити по 10 зарядних станцій різних виробників у різних підрядників, мінімальна кількість станцій у пропозиції має бути 10 шт.

 Оскільки ми не знаємо результат тендеру заздалегідь, просимо Вас підтвердити, що, беручи участь у цьому запиті, Ви підтверджуєте, що Ваші ціни за одиницю товару залишаться незмінними незалежно від:

-кількості позицій, обраних для контракту, або

-кількості на кожну позицію, обрану для цього контракту.

Приклад. Ми можемо запросити ціну на всі 55 позицій, а можемо вирішити купити у вашої компанії лише 25 позицій. Як показано в прикладі, ми просимо вас дотримуватися незмінної ціни на послуги (і не змінювати її, якщо кількість необхідних послуг була зменшена).

 SCHEDULE OF EVENTS 

 The schedule noted above may be changed at any time in the sole discretion of IFES. All communication must adhere to this schedule and shall be to the attention of Procurement Department ([email protected]). The subject of the e-mail should contain the text “Tender for the Procurement of Charging Stations” and the name of the company. 

GENERAL TERMS AND CONDITIONS 

1. IFES will only consider responsive Responses from responsible contractors for award.
2. Collusion is strictly prohibited. Collusion is defined as an agreement or compact, written or oral, between two or more parties with the goal of limiting fair and open competition by deceiving, misleading, or defrauding a third party.
3. Unit prices are required and in the case of discrepancies between unit price and total price, the unit price will be taken as reference basis in the evaluation.
4. All procurement will be subject to IFES contractual terms and conditions, and contingent on the availability of donor funding.
5. IFES reserves the right to accept or reject any quotation or stop the procurement process at any time, without assigning any reason or liability.
6. IFES reserves the right to accept all or part of the quotation when awarding the contract.
7. All information provided by IFES in this solicitation is subject to change at any time. IFES makes no certification as to the accuracy of any item and is not responsible or liable for any reliance on or use of the information or for any claims asserted therefrom.
8. IFES reserves the right to require any prospective contractor to enter into a non-disclosure agreement.
9. The solicitation does not obligate IFES to pay for any costs, of any kind whatsoever, which may be incurred by the prospective contractor or any third parties, in connection with the Response. All Responses and supporting documentation shall become the property of IFES. 

IFES has zero tolerance for fraud. Fraud is any act or omission that intentionally misleads, or attempts to mislead, to obtain a benefit or to avoid an obligation.  If you have concerns about potential fraud in any way related to IFES projects, contracts or activities, please contact IFES’ Compliance Hotline at [email protected] or at +1 202-350-6791. 

Дата: 22 серпня 2024 року
Тема: Неофіційний запит на подання пропозицій щодо закупівлі 55 зарядних станцій

Міжнародний фонд виборчих систем (IFES) запрошує вашу компанію взяти участь у цьому конкурентному запиті на надання ціни, доставки та умов можливого продажу 55 зарядних станцій для офісу IFES у Києві, Україна. IFES залишає за собою право відхилити будь-яку або всі пропозиції, додати, вилучити або змінити будь-який елемент запиту у будь-який час без попереднього повідомлення та без будь-якої відповідальності чи зобов’язань будь-якого виду. Цей запит не зобов’язує IFES укладати договір і не зобов’язує IFES відшкодовувати будь-які витрати, понесені при підготовці або поданні будь-якої відповіді.

ЗАГАЛЬНА ІНФОРМАЦІЯ

IFES – це незалежна неурядова організація (НУО) з головним офісом у Сполучених Штатах Америки. IFES підтримує право громадян на участь у вільних і справедливих виборах. Наша незалежна експертиза зміцнює виборчі системи та розвиває місцевий потенціал для забезпечення стійких рішень. Як світовий лідер у просуванні демократії, ми сприяємо належному управлінню та демократичним правам, надаючи технічну допомогу виборчим органам, залучаючи малопредставлені групи до участі у політичному процесі та застосовуючи польові дослідження для вдосконалення виборчого циклу. З 1987 року IFES працює у понад 145 країнах – від країн, що розвиваються, до зрілих демократій.

ОПИС ТОВАРІВ ТА/АБО ПОСЛУГ

IFES Україна потребує закупівлі 55 портативних зарядних станцій (PPS), щоб забезпечити резервне живлення для всіх співробітників IFES Україна під час тривалих відключень електроенергії. Ми шукаємо 55 батарейних систем від перевірених і офіційно представлених брендів на українському ринку. Ми запрошуємо пропозиції на два типи PPS: один з ємністю понад 1 кВтгод і інший з ємністю понад 2 кВтгод, обидва з вихідною потужністю понад 1800 Вт. Час зарядки цих пристроїв не повинен перевищувати 2 години для повної зарядки. Ці батареї будуть використовуватися переважно для заряджання мобільних пристроїв (смартфонів, ноутбуків тощо) та живлення побутових приладів на короткі періоди під час відключень електроенергії (холодильники, фени, обігрівачі, чайники, мікрохвильові печі та маршрутизатори). Ми відкриті для пропозицій, навіть якщо постачальник має менше ніж 55 одиниць або пропонує комбінацію продуктів від зазначених брендів. Проте всі запропоновані батарейні системи повинні мати однакову ємність і схожі загальні характеристики. Ми заохочуємо постачальників подавати пропозиції для кожної категорії ємності батареї (1 кВтгод+ і 2 кВтгод+). IFES залишає за собою право укладати контракт з одним, декількома або жодним з учасників тендеру.

ВИМОГИ

Дата постачання товарів/послуг: 60 календарних днів
Адреса доставки: Київ, Україна, вул. Велика Васильківська, 72, вхід 3
Метод доставки (якщо застосовно) / Інкотермс: DAP
Умови оплати: 100% післяплата
Дійсність цінової пропозиції: 30 днів

ПОДАННЯ ПРОПОЗИЦІЇ

Для розгляду вашої пропозиції ви маєте:

• Надіслати пропозицію, заповнивши цей файл RFQ або на фірмовому бланку вашої компанії
• Реєстраційні документи компанії
• Детальний опис товару, який ви пропонуєте
• Строки поставки
• Строк гарантії
• Умови поставки та оплати товару

IFES розгляне часткову пропозицію, що означає, що ви можете запропонувати меншу кількість товарів, ніж запитується (часткова кількість або частковий перелік товарів). Наприклад, ми можемо закупити по 10 зарядних станцій різних виробників у різних підрядників, мінімальна кількість станцій у пропозиції має бути 10 шт. Оскільки ми не знаємо результат тендеру заздалегідь, просимо вас підтвердити, що, беручи участь у цьому запиті, ви підтверджуєте, що ваші ціни за одиницю товару залишаться незмінними незалежно від: кількості позицій, обраних для контракту, або кількості на кожну позицію, обрану для цього контракту.

ГРАФІК ПОДІЙ

Дата відправлення ЗЦП: 23 серпня 2024 року
Граничний термін відповіді: 03 вересня 2024 року, 23:59 за київським часом

ЗАГАЛЬНІ УМОВИ ТА ПОЛОЖЕННЯ

1. IFES буде розглядати лише ті пропозиції, що відповідають вимогам, від відповідальних підрядників для укладення контракту.
2. Змову суворо заборонено. Змова визначається як угода або договір, письмовий або усний, між двома або більше сторонами з метою обмеження чесної та відкритої конкуренції шляхом введення в оману, обману або шахрайства третьої сторони.
3. Вимоги щодо ціни за одиницю обов’язкові, і у випадку розбіжностей між ціною за одиницю та загальною ціною, ціна за одиницю буде взята за основу при оцінюванні.
4. Усі закупівлі підлягають умовам контракту IFES та залежать від наявності фінансування від донора.
5. IFES залишає за собою право приймати або відхиляти будь-яку пропозицію або зупиняти процес закупівлі в будь-який час, без пояснення причин або відповідальності.
6. IFES залишає за собою право прийняти частину або всю пропозицію під час укладання контракту.
7. Уся інформація, надана IFES у цьому запиті, може змінюватися в будь-який час. IFES не надає жодних гарантій щодо точності будь-якого пункту і не несе відповідальності за будь-яку залежність від цієї інформації або використання її.
8. IFES залишає за собою право вимагати від будь-якого потенційного підрядника укладення угоди про нерозголошення.
9. Цей запит не зобов’язує IFES оплачувати будь-які витрати, будь-якого роду, які можуть бути понесені потенційним підрядником або будь-якими третіми сторонами у зв’язку з відповіддю. Усі відповіді та супровідна документація стають власністю IFES.

IFES не допускає шахрайства. Шахрайство – це будь-яка дія або бездіяльність, що навмисно вводить в оману або намагається ввести в оману для отримання вигоди або уникнення зобов’язань. Якщо у вас є занепокоєння щодо можливого шахрайства у будь-який спосіб, пов’язаний з проектами, контрактами або діяльністю IFES, зверніться на гарячу лінію IFES Compliance Hotline за адресою [email protected] або за номером +1 202-350-6791.