Усе, що потрібно знати про бронювання працівників НУО

В умовах війни громадські організації є важливими партнерами держави у забезпеченні гуманітарної допомоги українцям. Їхні проєкти, що фінансуються міжнародними організаціями, відіграють надважливу роль у підтримці економіки та забезпеченні життєдіяльності громадян. Однак, щодо процедури включення таких організацій до спеціального переліку Мінреінтеграції, який є підставою для бронювання їхніх працівників, ще виникає багато запитань. До того ж є і законодавчі зміни. Яким чином неурядовим організаціям потрапити до переліку ? Які документи необхідно подати? Відповіді на ці питання ми запитали в наших партнерів з ЮрШтаб — і Діана Степанець, юристка, волонтерка ГО ЮрШтаб, спеціально для Бази Знань  Громадського Простору оперативно на них відповіла. 

Затверджено Порядок, що регулює включення НУО до переліку організацій, які є критично важливими 

Отже, до Порядку бронювання військовозобов’язаних під час воєнного стану, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 27 січня 2023 року № 76, було внесено зміни (Постанова Кабінету Міністрів України від 05 червня 2024 року № 650).

18 червня 2024 року, з набранням законної сили 28 червня 2024 року, Наказом Мінреінтеграції № 160 затверджено Порядок, яким регулюється включення українських неурядових організацій до переліку організацій, які є критично важливими для функціонування економіки та забезпечення життєдіяльності населення в особливий період (редакція від 16 серпня 2024 р.)

Відповідно до внесених змін, українські неурядові організації (за особистою розмовою зі спеціалістом Мінреінтеграції, це не тільки БО/ГО, але й ТОВ, якщо відповідають умовам нижче) можуть бронювати своїх працівників.

Водночас, якщо така українська неурядова організація відповідає таким вимогам: 

• Мати не менше 2 років досвіду реалізації гуманітарних проєктів на території України спільно з органами державної влади та/або з органами місцевого самоврядування.
• Гуманітарні проєкти повинні реалізовуватись за кошти відомого в Україні міжнародного партнера.
• Строк реалізації гуманітарного проєкту, для виконання якого юридична особа включається до переліку, має становити не менше 6 місяців.  
• Мати бездоганну ділову репутацію (за законодавством такий термін означає сукупність підтвердженої інформації про особу, що дає можливість зробити висновок про відсутність встановлених протягом останніх 3 років (якщо інший строк не встановлено спеціальним законом, що регулює діяльність суб’єкта первинного фінансового моніторингу) компетентними органами або судом порушень вимог законодавства про запобігання та протидію, законодавства про фінансові послуги та законодавства про запобігання корупції, а також про відсутність судимості за злочини проти основ національної безпеки України, миру, безпеки людства та міжнародного правопорядку, громадської безпеки, власності, у сфері господарської діяльності, у сфері використання електронно-обчислювальних машин (комп’ютерів), систем та комп’ютерних мереж і мереж електрозв’язку та у сфері службової діяльності та професійної діяльності, пов’язаної з наданням публічних послуг, яка не знята або не погашена в установленому законом порядку.

Варто не забувати, що українські неурядові організації, які надалі приймають на роботу/звільняють з роботи працівників, повинні повідомити у місці реєстрації юридичної особи ТЦК СП та вести військовий облік з поданням звітності.

Мінреінтеграції затверджує перелік НУО для бронювання і створило спеціальну комісію

Мінреінтеграції України створило комісію, яка буде розглядати документи, для надання українській неурядовій організації статус, з яким можна бронювати 100% військовозобов’язаних працівників. 

Детальніше про регламент роботи комісії визначено у Положенні про комісію, що затверджене Наказом Мінреінтеграції України від 18 червня 2024 року № 160.

Документи, які знадобляться:

1. заява про включення юридичної особи до переліку;
2. відомості про керівника юридичної особи та про інших осіб, які можуть вчиняти дії від імені юридичної особи, копію паспорта громадянина України, копію паспортного документа іноземця або іншого документа, що посвідчує особу;
3. відомості про структуру і штатну чисельність юридичної особи, кількість персоналу, місце знаходження, наявність матеріальної і ресурсної бази для реалізації гуманітарних проєктів;
4. копія установчих документів юридичної особи;
5. інформація про чинні гуманітарні проєкти (проєкт), строк їхньої реалізації, бюджет цих проєктів (проєкту), про міжнародних партнерів за кошти яких реалізуються гуманітарні проєкти (проєкт);
6. копія договорів, інших документів, що підтверджують відносини з міжнародними партнерами, за кошти яких реалізуються гуманітарні проєкти;
7. витяг з Реєстру неприбуткових установ та організацій;
8. лист-клопотання міжнародного партнера, за кошти якого реалізується гуманітарний проєкт, про включення юридичної особи до переліку, з описом такого проєкту, його бюджетом і строком реалізації;
9. лист-підтвердження органу державної влади та/або органу місцевого самоврядування про спільну реалізацію з юридичною особою гуманітарного проєкту на території України;
10. лист-обґрунтування від юридичної особи – заявника щодо критичної важливості її поточних гуманітарних проєктів для функціонування економіки та забезпечення життєдіяльності населення в особливий період;
11. лист-згода на обробку, використання, поширення та доступ до персональних даних від керівника юридичної особи.

Кожен зазначений документ, засвідчується підписом і печаткою (за наявності) керівника юридичної особи. Документи, які оформлені з порушенням вимог, розгляду не підлягають. Пакет документів приймається Мінреінтеграції України, якщо в ньому є всі документи з переліку.  

Отже, розберемо детальніше. 

1. Заява про включення юридичної особи до переліку може бути довільної форми на бланку юридичної особи;

2. Відомості про керівника юридичної особи мають включати повне ім’я, на підставі чого керівник діє, його контактні дані. Копія паспортного документа для іноземців має бути з нотаріально посвідченим перекладом;

3. У відомостях про структуру не лише відображається ланцюг володіння юридичною особою, але й варто зобразити структурні підрозділи, які функціонують заради реалізації гуманітарних проєктів (відділ постачання, економічний відділ, інші) та точну кількість працівників (не лише військовозобов’язаних). Далі варто здійснити перелік кількості автомобілів, техніки, складських приміщень (на яких знаходиться гуманітарна допомога, наприклад), офісів в оренді і цей список може бути продовженим, залежно від того, що ви використовуєте для реалізації гуманітарної допомоги;

4. Копія установчих документів – це є ваш статут;

5.  Щодо опису гуманітарних проєктів – тут чим ширше і змістовніше буде ваш опис, тим краще комісія зможе оцінити масштаб і важливість проєкту в Україні;

6. Копія договорів, інших документів з міжнародними партнерами – це договори, на підставі яких ви отримуєте фінансування і важливо, що ви втрачаєте статус юридичної особи, яка може бронювати, коли буде завершений гуманітарний проєкт за цим договором чи іншим документом;

7. Для того, щоб бути включеним до Реєстру неприбуткових установ та організацій, під час державної реєстрації створення юридичної особи у заяві про державну реєстрацію створення юридичної особи заявник може зазначати прохання про включення до Реєстру неприбуткових установ та організацій  — без подання окремої заяви;

Якщо ви вже зареєстрована юридична особа, вам потрібно підготувати реєстраційну заяву за формою 1-РН згідно з додатком, форма якого встановлена законодавством, і засвідчені підписом керівника або представника такої юридичної особи та скріплені печаткою (за наявності) копії установчих документів. 

Подання здійснюється:

• особисто керівником або представником неприбуткової організації (в обох випадках з документальним підтвердженням особи та її повноважень) або уповноваженою на це особою;
• поштою з повідомленням про вручення та описом вкладення;
• засобами електронного зв’язку в електронній формі за посиланням https://cabinet.tax.gov.ua/registers/non-profit

Включення відбувається протягом 3 робочих днів. Витяг надається за результатами включення.

8. Лист-клопотання про включення юридичної особи до переліку юридичних осіб, які можуть бронювати своїх працівників, з описом такого проєкту, його бюджетом і строком реалізації  має бути саме від міжнародного партнера, коштом якого здійснюється фінансування вашої діяльності. Тому, враховуючи, що це не типовий документ, розробіть його перш за все і відправте на підписання закордон, адже потім ще, за винятком декількох країн, потрібно пройти процедуру апостиля і перекладу з нотаріальним засвідченням;

9. Лист-підтвердження органу державної влади та/або органу місцевого самоврядування про спільну реалізацію з юридичною особою гуманітарного проєкту на території України – це нововведення, але не має стати перепоною для вас, якщо ви укладали меморандуми з такими суб’єктами;

10. Лист-обґрунтування від юридичної особи – заявника щодо критичної важливості її поточних гуманітарних проєктів для функціонування економіки та забезпечення життєдіяльності населення в особливий період – тут, зокрема, варто навести статистику/показники вашої роботи та допомоги;

11. Лист зі згодою на обробку персональних даних має бути за підписом керівника, як фізичної особи, тобто без зазначення посади та печатки (якщо ви таку використовуєте).

Усі документи, згідно цього переліку подають в Мінреінтеграції України у паперовій або електронній формі на офіційні адреси. Якщо подаєте в електронній формі, то варто сканувати всі документи, що вже підписані та накладати кваліфікований електронний підпис керівника юридичної особи.

Подання пакета документів в паперовій формі здійснюється керівником або уповноваженим представником юридичної особи відповідно до затвердженого Мінреінтеграції Графіку прийому пакетів документів, який розміщено на офіційному вебсайті Мінреінтеграції . У разі виникнення питань — звертатися до фахівців Мінреінтеграції за номером: +380 (93) 367-83-70.

Строк розгляду документів 30 днів, але може бути продовжений ще на 15 днів, після чого висновок комісії буде опубліковано на сайті Мінреінтеграції України. Включення юридичної особи до переліку здійснюється на підставі висновку Комісії строком на 1 рік з дня включення до переліку, тож протягом цього терміну ви зможете здійснювати бронювання, подаючи списки військовозобов’язаних працівників Мінреінтеграції України.

Подача списку здійснюється через портал Дія, за доступом керівника юридичної особи. Важливо, серед відомостей, що зазначаються у списку обов’язково мають бути наявні відомості про військове звання та військово-облікову спеціальність. Отже, дані мають бути оновлені у працівників.