Спеціаліст/ка з обладнання для пунктів пропуску

Львів / Одеса

Процес подання резюме

Усі кандидати мають надсилати супровідний лист та актуальне резюме (не більше чотирьох сторінок) виключно англійською мовою на електронну адресу [email protected]. Лише відібрані кандидати з відповідним досвідом роботи будуть запрошені на співбесіду.

ІНФОРМАЦІЯ ПРО ПРОЄКТ

Зусилля України здобути майбутнє – вийшовши з розв’язаної Росією повномасштабної війни готовою прискорити свій розвиток як суверенної, незалежної, демократичної та процвітаючої держави –  вимагають динамічного, інклюзивного економічного відновлення. Завдяки партнерству з урядом та активному залученню приватного сектору Проєкт USAID підтримує економічне зростання та стійкість України з 2018 року. Після жорстокого вторгнення Росії в Україну в лютому 2022 року та подальшої окупації частини України, Проєкт USAID змістив фокус своєї діяльності зі сходу України на пріоритети розвитку всієї країни, які відповідають її нагальним потребам в удосконаленні експортної логістики та інфраструктури.

ПІДТРИМКА ЛОГІСТИКИ ЕКСПОРТУ ЗЕРНА В РАМКАХ ІНІЦІАТИВИ «AGRI-УКРАЇНА» 

Проєкт «Економічна підтримка України» є одним із ключових партнерів USAID, що реалізує ініціативу «Розвиток стійкості сільського господарства (далі – AGRI-Ukraine), бюджет якої складає 350 мільйонів доларів. Ця ініціатива була розпочата у 2022 році з метою розвитку експорту зернових з України та подолання глобальної продуктової кризи, що була поглиблена через війну. В рамках ініціативи AGRI-Ukraine, проєкт «Економічна підтримка України» співпрацює з державними та приватними компаніями, інвестуючи у перевозку та перевалку критично необхідних зернових продуктів.

ПОКРАЩЕННЯ ІНФРАСТРУКТУРИ 

Проєкт «Економічна підтримка України» також безпосередньо підтримує Уряд України, включаючи Державне агентство з відновлення та розвитку інфраструктури України (SARDI), Державну митну службу та Українську залізницю, в рамках модернізації 42 українських пунктів пропуску (BCP). Сучасна та більш ефективна прикордонна інфраструктура та митні процедури зменшать експортні витрати та збільшать експортну спроможність, дозволяючи Україні масштабувати торгівлю та просуватись на шляху до інтеграції в ЄС.

ПІДТРИМКА ТА ВІДНОВЛЕННЯ ЕНЕРГЕТИКИ 

Як один із найбільш гнучких видів діяльності USAID, що реагує на нові та/або надзвичайні потреби, проєкт USAID розширює свої інтервенції, які допомагають українському бізнесу, громадам та окремим особам в осінньо-зимовий період (вересень 2024 – грудень 2025 рр.). Мета – мінімізувати вплив на населення та економіку України, враховуючи нещодавній дефіцит електроенергії. Це адаптивний компонент, і проєкт USAID може також реагувати на інші надзвичайні потреби в умовах триваючої російської агресії та атак на критично важливу інфраструктуру України.

Про позицію 

Спеціаліст(ка) з обладнання для пунктів пропуску буде ключовим членом команди покращення інфраструктури , відповідальним за координацію комплексного процесу закупівель обладнання та ІТ-систем для підвищення операційної спроможності автомобільних пунктів пропуску. Ця роль передбачає визначення, аналіз та оцінку потреб пунктів пропуску, розробку детального технічного завдання, проведення оцінки ринку та підготовку запитів на подання пропозицій для закупівлі. Спеціаліст(ка) з обладнання буде керувати відносинами з кінцевими користувачами, забезпечуючи безперебійну доставку, встановлення та передачу обладнання на пункти пропуску. Крім того, спеціаліст(ка) з обладнання братиме участь у підготовці звітності за проектом, документуванні отриманих уроків та тісно співпрацюватиме з партнерами з Уряду України, щоб забезпечити відповідність усіх закупівельних заходів вимогам українського законодавства. Посада підпорядковується старшому менеджеру з підтримки пунктів пропуску і базується у Львові або Одеса.

Обов’язки:

• Оцінка та аналіз потреб: Проведення оцінки автомобільних пунктів пропустку для визначення потреб в обладнанні та ІТ-системах, забезпечення відповідності операційним потребам та цілям проекту.
• Розробка обсягів робіт для запиту цінових пропозицій: розробка детальних технічних специфікацій для закупівлі обладнання з чітким визначенням вимог, результатів і термінів для прискорення процесу закупівлі.
• Оцінка ринку та дослідження постачальників: Проведення маркетингових досліджень для визначення потенційних постачальників, оцінки наявних рішень та забезпечення конкурентних і економічно ефективних закупівель.
• Координація запитів на участь у тендерах та процесу закупівель: Тісна співпраця з командою закупівельників для розробки детальних запитів на пропозиції, забезпечення точного відображення всіх технічних специфікацій та підтримка оцінки пропозицій постачальників.
• Управління якістю: Забезпечення якості обладнання, що закуповується, шляхом моніторингу роботи постачальників та дотримання специфікацій під час доставки та встановлення, координації з постачальниками та кінцевими користувачами для вирішення будь-яких питань.
• Залучення кінцевих користувачів: Підтримувати зв’язок з кінцевими користувачами на пунктах пропуску, щоб переконатися, що закуплене обладнання відповідає оперативним потребам, а також сприяти проведенню необхідного навчання або розбудові потенціалу.
• Координація доставки та встановлення обладнання: Нагляд за логістикою доставки та встановлення обладнання на автомобільних пунктах пропуску, забезпечення ефективного встановлення обладнання відповідно до специфікацій.
• Передача та закриття: у співпраці з командою з інвентаризації координувати передачу обладнання на пункти пропуску, належну підготовку документації та сприяти разом з командами з закупівель та інвентаризації ретельному процесу закриття для кожної закупівлі.
• Звітність та документація: Сприяти регулярній звітності щодо закупівельної діяльності, надаючи оновлену інформацію про прогрес, проблеми та ключові уроки, отримані для постійного вдосконалення.
• Відповідність та координація з партнерами Уряду України: Переконатися, що вся закупівельна діяльність відповідає українському законодавству та керівним принципам проекту, тісно співпрацюючи з партнерами з Уряду України для забезпечення дотримання українського законодавства.
• Координація роботи між командами: Працювати у тісній співпраці з міжфункціональними командами, такими як відділ закупівель, фінансовий відділ, відділ інвентаризації та відділ комунікацій, щоб забезпечити відповідність цілям проекту.

Кваліфікація: 

• Ступінь бакалавра/магістра в галузі логістики та транспорту, управління поставками, бізнес-адміністрування, інженерії або в суміжних галузях.
• Щонайменше 5 років досвіду роботи у сфері транспорту та логістики, з акцентом на складне обладнання та ІТ-системи. Досвід роботи з державними партнерами є дуже бажаним;
• Продемонстрований професійний досвід роботи в приватному або державному секторі; 
• Відмінні комунікативні навички з людьми на всіх рівнях організації та партнерами;
• Енергійна, далекоглядна та творча особистість з високими етичними стандартами та відповідним професійним іміджем;
• Надзвичайно добре організована та самокерована людина з хорошими технічними навичками, аналітичними здібностями, розсудливістю та сильним операційним фокусом;
• Вільне володіння англійською та українською мовами є обов’язковим.

МИ ПРОПОНУЄМО

Тривалість трудового договору: 12 місяців з можливістю продовження.

Пакет переваг:

• 28 календарних днів щорічної відпустки;
• 10 днів оплачувального лікарняного на рік;
• Медичне страхування співробітників проєкту USAID та їхніх сімей;
• Страхування життя співробітників проєкту USAID та одного члена сім’ї;
• Покриття всіх витрат на відрядження;
• Військове бронювання можливе і надається, якщо ви перебуваєте на відповідному військовому обліку

Дата початку: жовтень 2024 року

Усі кваліфіковані заявники отримають право на роботу незалежно від раси, кольору шкіри, релігії, статі, сексуальної орієнтації, гендерної ідентичності, національного походження, інвалідності, віку чи статусу захищеного ветерана.

Кінцевий термін подання резюме: 19 вересня 2024 року.

ERA BACKGROUND

Ukraine’s efforts to win the future – emerging from Russia’s full-scale war ready to accelerate its development as a sovereign, independent, democratic, and prosperous state – require a dynamic, inclusive economic recovery. Through partnerships with the government and robust private sector engagement, ERA has supported economic growth and resilience in Ukraine since 2018.

Following Russia’s brutal invasion of Ukraine in February 2022 and subsequent occupation of the part of Ukraine, ERA shifted from its focus on Eastern Ukraine to cover development priorities across the country that address Ukraine’s urgent needs in export logistics and infrastructural improvements.

AGRI-UKRAINE GRAIN EXPORT LOGISTICS

USAID’s Economic Resilience Activity (ERA) is one of USAID’s core partners implementing the $350 million Agriculture Resilience Initiative – Ukraine (AGRI-Ukraine) that was established in 2022 to bolster Ukrainian agricultural exports and alleviate the global food security crisis exacerbated by the war. Under AGRI-Ukraine, ERA partners with public and private companies to complement and leverage urgently-needed grain transportation and transshipment investments.

INFRASTRUCTURAL IMPROVEMENTS

ERA also directly supports the Government of Ukraine, including the State Agency for Restoration and Development of Infrastructure of Ukraine (SARDI), the State Customs Service and Ukrainian Railways, to upgrade 42 of Ukraine’s border crossing points (BCPs). Modern and more efficient border infrastructure and customs procedures will reduce export costs and increase export capacity, enabling Ukraine to scale trade and advance its path to EU integration.

ENERGY AND EMERGENCY RESPONSE (EER) SUPPORT 

As one of USAID’s most flexible activities that responds to emerging and/or emergency needs, ERA is expanding its interventions that assist Ukraine businesses, communities or individuals in the fall and winter (September 2024-December 2025). The goal is to minimize the impact on the Ukrainian people and economy given recent power deficits. This is an adaptive component and ERA may also need to respond to other emergency needs in the face of ongoing Russian aggression and attacks on Ukraine’s critical infrastructure.

JOB OVERVIEW 

The BCP Equipment Specialist will be a key member of ERA’s BCP Support Team, responsible for coordinating the end-to-end procurement process for equipment and IT systems to enhance the operational capacity of road border crossing points (BCPs). This role involves identifying, assessing, and evaluating the needs of BCPs, developing detailed scopes of work (SOW), conducting market assessments, and preparing Requests for Proposals (RFPs) for procurement. The Equipment Specialist will manage relationships with end users, ensuring the smooth delivery, installation, and handover of equipment to BCPs. In addition, the Equipment Specialist will contribute to project reporting, documenting lessons learned, and work closely with Government of Ukraine (GoU) partners to ensure that all procurement activities align with Ukrainian legal requirements. The position reportto the Senior Manager for BCP Support and is based in Lviv or Odesa.

RESPONSIBILITIES:

• Needs Assessment and Analysis: Conduct assessments of road BCPs to identify equipment and IT system needs, ensuring alignment with operational requirements and project objectives.
• Develop Scopes of Work for RFP: Draft detailed technical specifications for equipment procurement, clearly defining requirements, deliverables, and timelines to expedite the procurement process.
• Market Assessments and Vendor Research: Conduct market research to identify potential vendors, evaluate available solutions, and ensure competitive and cost-effective procurement.
• Coordinate RFPs and Procurement Process: Collaborate closely with the Procurement team to develop detailed Requests for Proposals (RFPs), ensure all technical specifications are accurately reflected, and support the evaluation of vendor submissions.
• Quality Management: Ensure the quality of procured equipment by monitoring vendor performance and compliance with specifications during delivery and installation, coordinating with vendors and end users to address any issues.
• End User Engagement: Liaise with end users at BCPs to ensure that procured equipment meets operational needs and facilitate any necessary training or capacity building.
• Coordinate Equipment Delivery and Installation: Oversee the logistics of equipment delivery and installation at road BCPs, ensuring that installations are carried out efficiently and in line with specifications.
• Handover and Closeout: in cooperation with Inventory Team coordinate the handover of equipment to BCPs, proper documentation preparation, and facilitate with Procurement and Inventory teams  a thorough closeout process for each procurement activity.
• Reporting and Documentation: Contribute to regular reporting on procurement activities, providing updates on progress, challenges, and key lessons learned for continuous improvement.
• Compliance and Coordination with GoU Partners: Ensure all procurement activities comply with Ukrainian regulations and project guidelines, working closely with Government of Ukraine (GoU) partners to ensure compliance with Ukrainian legislation.
• Cross-Team Coordination: Work in close collaboration with cross-functional teams such as Procurement, Finance, Inventory, and Communications to ensure alignment with project objectives.

QUALIFICATIONS

• BA/MA degree in Logistics and Transportation, Supply Chain Management, Business Administration, Engineering, or a related field.
• At least 5 years of experience in transportation and logistics, with a focus on complex equipment and IT systems. Experience working with government partners is highly desirable;
• Demonstrated professional experience in the private or public sector; 
• Excellent communication skills with people at all levels of an organization and partners;
• An energetic, forward-thinking, and creative individual with high ethical standards and appropriate professional image;
• An extremely well-organized and self-directed individual with sound technical skills, analytical ability, good judgment, and strong operational focus;
• Fluency in English and Ukrainian is required.

JOB EXPECTATIONS:

In this position, you are expected to share the DAI four core values: 

• Integrity: commit to civil and ethical behavior, play by the rules, and do the right thing; 
• Responsibility: be accountable to clients, partners, grant recipients, beneficiaries, colleagues, and communities where we work. If you fall short, you own up, fix the problem, and get it right the next time;
• Excellence: adhere to the highest technical and professional standards in innovation, learning, and service;
• Global Citizenship: respect the cultural diversity and treat everyone everywhere with professionalism and dignity to make the world a better place. 

WE OFFER

Contract length: 12-month employment agreement with a possibility of extension.

Benefits Package:

• 28 calendar days of annual leave
• 10 days of internal well-being paid leave per annum
• Medical Insurance for ERA staff and their families
• Life Insurance for ERA staff
• Coverage of all expenses for the business trips
• Military reservation is possible and granted if you are on a relevant military register

Start date: October 2024

Application process

All applicants must send a cover letter and updated CV (no longer than four pages) in English to [email protected] 

All qualified applicants will receive consideration for employment without regard to race, color, religion, sex, sexual orientation, gender identity, national origin, disability, age, or status as a protected veteran.

Closing date for applications: September 19, 2024.

For further information about DAI GLOBAL LLC, please consult our website era-ukraine.org.ua.