Молодший/а фахівець/чиня з грантової роботи / Junior Grants Officer – Community Action for HIV Control

Pact Overview

At the heart of Pact is the promise of a better tomorrow.  The promise of a healthy life.  Of a decent livelihood. Of sustainable natural resources that benefit communities.  Now more than ever in its 42 -year history, Pact is helping millions of people who are poor and marginalized discover and build their own solutions and take ownership over their future.

Pact enables systemic solutions that allow those who are poor and marginalized to earn a dignified living, be healthy, and take part in the benefits that nature provides. Pact accomplishes this by strengthening local capacity, forging effective governance systems, and transforming markets into a force for development.

Position Purpose

Pact is seeking applications for the position of Junior Grants Officer. Reporting to Grants Manager, the Junior Grants Officer supports other Grants Team member while the administration of the full cycle of grants management for the Community Action for HIV Control beginning with award procurement, pre-award assessments, managing deliverables, ensuring compliance with rules and regulations, reviewing grantees financial and programmatic reports, managing close-out procedures, and maintaining complete files and data management for each award.

Key Responsibilities:

• Assist in organizing and maintaining documentation (e.g., policies, manuals, instructions, checklists) related to subawards, including FAA, In-kind, and Standard subawards, under the supervision of the Grants Manager.
• Support the preparation of grant documents in line with funder requirements using standard templates, in coordination with the Grants Manager.
• Assist in processing subaward modifications, extensions, and closeouts, with guidance from the Grants Manager.
• Help organize pre-award assessments and monitoring visits, ensuring compliance with internal procedures.
• Ensure accurate uploading and storage of required documentation in accordance with Pact policies.
• Assist in ensuring compliance with donor and Pact policies and procedures, under the direction of the Grants Manager.
• Record basic elements of subaward negotiations under the supervision of the Grants Manager.
• Support the Grants and Finance Officer in preparing payment requests and assisting with timely disbursement of funds.
• Provide basic support during the closeout process for sub-grants, such as organizing inventories and assisting with property disposition.
• Perform other duties as assigned by the Grants Manager.

Requirements:

• Bachelor’s degree in International Relations/ Economics / Finance / Accounting / Social Science, Business Administration or other relevant area and 2+ years relevant experience or equivalent combination of education and experience.
• Understanding of NGOs grant management cycle and outreach activities;
• Excellent computer skills (including Teams, Outlook, Excel, Word, PowerPoint);
• Good organizational skills and ability to manage a complex workload and deadlines;
• Highly effective administration skills including computing, word processing, and data management and visualization;
• Excellent communication skills (both written and oral) in English and Ukrainian.

Preferred Qualifications:

• Experience overseeing and coordinating with international field offices preferred.
• Experience of work with databases and data analysis will be an asset;
• Strong time-management and organizational skills, flexibility, excellent interpersonal skills; and ability to work collaboratively on a wide range of issues;
• Ability to patiently and diplomatically forge consensus between diverse stakeholders on grant making issues.

To Apply

Please send your CV and motivation letter to [email protected] with “Junior Grants Officer” in the subject line. Please include at least three contacts of your former supervisors who can provide reference for you. The position is open until filled. Only short-listed candidates will be invited for an interview.

Pact is an equal opportunity employer and does not discriminate in its selection and employment practices on the basis of race, color, religion, sex, national origin, political affiliation, sexual orientation, gender identity or expression, marital status, disability, genetic information, age, citizenship status, genetic information, matriculation, family responsibilities, personal appearance, credit information, tobacco use (except in the workplace), membership in an employee organization, or other protected classifications or non-merit factors. 

Мета посади

Pact оголошує конкурс на посаду молодшого спеціаліста з грантів (Junior Grants Officer). Підпорядковуючись Менеджеру грантів, молодший спеціаліст із грантів підтримує інших членів команди грантів під час адміністрування повного циклу управління грантами в рамках проєкту «Інновації для подолання епідемії ВІЛ», що включає в себе оголошення конкурсу грантів, попередню оцінку заявок, опрацювання грантових угод, забезпечення відповідності правилам і нормам, перегляд фінансових та програмних звітів одержувачів грантів, управління процедурами закриття, ведення і збереження даних кожного гранту.

Основні обов’язки:

• Допомога в організації та підтримці документації (наприклад, політик, посібників, інструкцій, контрольних списків), пов’язаної з субгрантами, включаючи субгранти FAA, In-kind і Standard під керівництвом менеджера з грантів.
• Допомога у підготовці грантових документів відповідно до вимог донорів, використовуючи стандартні шаблони, у координації з Менеджером грантів.
• Допомога в обробці змін, розширень і закриття субгрантів під керівництвом Менеджера грантів.
• Допомога в організації попереднього оцінювання та моніторингових візитів за дотримання внутрішніх процедур.
• Забезпечення опрацювання та зберігання необхідної документації відповідно до політики Pact.
• Допомога в забезпеченні дотримання політики та процедур донорів і Пакту під керівництвом Менеджера грантів.
• Ведення записів щодо переговорів про надання грантів під керівництвом Менеджера грантів.
• Підтримка спеціаліста з питань грантів і фінансів у підготовці платіжних запитів з метою своєчасної виплати коштів.
• Підтримка під час процесу закриття субгрантів (організація інвентаризації та допомога з розпорядженням майном тощо).
• Інші обов’язки, доручені Менеджером грантів.

Вимоги:

• Ступінь бакалавра в галузі міжнародних відносин/економіки/фінансів/бухгалтерського обліку/соціальних наук, бізнес-адміністрування або іншої відповідної галузі та 2+ роки відповідного досвіду або еквівалентне поєднання освіти та досвіду.
• Розуміння циклу управління грантами НУО та інформаційної діяльності;
• Відмінні навички роботи з комп’ютером (включаючи Teams, Outlook, Excel, Word, PowerPoint);
• Хороші організаторські навички та вміння керувати складним робочим навантаженням та дедлайнами;
• Високоефективні навички адміністрування, включаючи обчислення, обробку текстів, керування даними та візуалізацію;
• Відмінні комунікативні навички (письмові та усні) англійською та українською мовами.

Бажані кваліфікації:

• Бажано досвід координації і співпраці з представництвами міжнародних організацій.
• Досвід роботи з базами даних та аналізу даних буде перевагою;
• Сильний тайм-менеджмент та організаційні навички, гнучкість, чудові навички спілкування; і здатність працювати спільно над широким колом питань;
• Здатність терпляче та дипломатично досягати консенсусу між різними зацікавленими сторонами щодо питань надання грантів.

Для подання заявки

Надішліть своє резюме та мотиваційний лист на електронну адресу [email protected] із зазначенням “Молодший фахівець з грантової роботи” у темі листа. Будь ласка, включіть щонайменше три контакти ваших колишніх керівників, які можуть надати рекомендації. Вакансія відкрита до моменту заповнення. Лише кандидати, які пройдуть попередній відбір, будуть запрошені на співбесіду.

Pact є роботодавцем, який надає рівні можливості, та не допускає дискримінації у процесі відбору та працевлаштування на основі раси, кольору шкіри, релігії, статі, національного походження, політичної приналежності, сексуальної орієнтації, гендерної ідентичності чи самовираження, сімейного стану, інвалідності, генетичної інформації, віку, громадянства, матрикуляції, сімейних обов’язків, зовнішності, фінансового стану, використання тютюнових виробів (за винятком робочого місця), членства в організаціях працівників або інших захищених класифікацій чи факторів, що не залежать від професійних якостей.