ГО «Інформаційно-консультативний жіночий центр” оголошує відкритий тендер на забезпечення послуг конференц сервісу

Громадська організація «Інформаційно-консультативний жіночий центр» оголошує відкритий тендер на забезпечення послуг конференц сервісу для організації тренінгів в межах проєкту «Жінки. Мир. Безпека: Діємо Разом» у м. Київ у період з жовтня 2024 по березень 2025 р.

Предмет тендеру: організація (матеріально-технічний супровід) 10 (десяти) дводенних тренінгів та 10 (десяти) одноденних тренінгів  у місті Київ протягом 2024-2025 рр.

Закупівля послуг здійснюватиметься в межах проєкту міжнародної технічної допомоги та реалізується в рамках Угоди про політичне співробітництво, вільну торгівлю і стратегічне партнерство між Україною та Сполученим Королівством Великої Британії і Північної Ірландії.

Дата оголошення тендеру: 12.09.2024

Вимоги до потенційних постачальників послуг:

• позитивний досвід співпраці з громадськими організаціями та благодійними фондами;
• наявність необхідних дозволів (наявність відповідних видів економічної діяльності, дозволів, ліцензій тощо) від державних органів на здійснення комерційної діяльності, якою він буде займатися;
• згода на сплату рахунків без ПДВ в межах проєкту міжнародної технічної допомоги;
• згода надати всю підтверджуючу документацію по витратам, що включено до виконавчого кошторису (по факту виконаних робіт);
• відсутність податкових зобов’язань;
• не є суб’єктом судових процесів та не перебуває під процедурою банкрутства або ліквідації;
• непричетність до терористичної та/або злочинної діяльності та відсутність відношення до осіб та/або організацій, пов’язаних з терористичною та/або злочинною діяльністю;
• наявність відповідного досвіду, знань та можливостей для постачання товарів, робіт та/або послуг, що закуповуються. У цьому випадку це може бути підтверджено переліком реалізованих проектів та рекомендаціями від інших клієнтів;

Обсяг робіт і терміни:

Передбачається, що після оголошення результатів тендеру з обраним постачальником буде укладено договір на 6 місяців, згідно з яким постачальник періодично організовуватиме різноманітні заходи (конференції, тренінги, зустрічі тощо), а саме може забезпечити виконання наступних робіт: 

• забезпечення належних умов і засобів для дотримання правил безпеки учасниць/-ків, обумовлених воєнним станом;
• організація місця проведення заходу та необхідного обладнання (ноутбук, проєктор, відеозв’язок, екран, фліп-чарт тощо – за потреби);
• харчування (кава-паузи, обіди, вечері) для учасниць/-ків заходу;
• транспортування учасників по місту, області (за потреби);
• забезпечення реєстрації учасниць/-ків (за потреби);
• забезпечення проживання учасниць/-ків (за потреби);
• забезпечення компенсації проїзду учасниць/-ків (за потреби);
• організація перекладу (за потреби);
• забезпечення необхідними канцтоварами (за потреби);
• друк роздаткового матеріалу (за потреби);
• організація фото- та відеозйомки (за потреби);
• супровід менеджера компанії на всіх етапах організації заходу;
• підготовка звітності згідно умов замовника – готовність надання всієї підтверджуючої документації по витратам, що включено до кошторису (надання первинних документів).

Вимоги щодо умов проживання та місця проведення заходів:

•  умови проживання та організації заходів мають відповідати попереднім домовленостям із замовником  і збігатись з виконавчим кошторисом;
• у місцях проведення заходів має бути в наявності укриття, пристосоване для повноцінного продовження роботи у разі повітряної тривоги.

Для участі в тендері зацікавлені постачальники повинні надати:

1. Заповнену форму тендерної пропозиції, яка містить відомості про досвід роботи постачальника, містить інформацію по кожному пункту вимог до постачальника та розрахунок вартості послуг. Комерційна пропозиція має бути завірена печаткою організації та підписом уповноваженої особи.
2. Попередній досвід постачальника у виконанні подібних завдань – список з 5 організацій, яким надавалися відповідні послуги протягом останніх 2 років, і до яких можна звернутися за рекомендаціями;
3. Для фізичних осіб – підприємців – документи, що підтверджують державну реєстрацію ФОП та номер і найменування кодів КВЕД, за якими надаватимуться послуги.
4. Декларацію/заяву учасника щодо гарантій достовірності та точності поданої інформації, непричетності до будь-яких видів терористичної та/або злочинної діяльності та відсутності будь-якого відношення до осіб, пов’язаних з терористичною та/або злочинною діяльністю, а також відсутності конфлікту інтересів, податкової заборгованості, незалучення до ліквідаційних процедур, банкрутства, відкритих судових справ.

Прохання надсилати свої пропозиції на електронну пошту [email protected] до 26 вересня 2024 р. включно, з позначкою в темі листа «Тендер: конференц-послуги».

Форма тендерної пропозиції у прикріплених файлах:Форма тендерної пропозиції