Конкурс на Ментора-методолога з організаційного розвитку для організацій громадянського суспільства

ЗАПРОШЕННЯ  ДО УЧАСТІ В ТЕНДЕРІ № Q3-T390-RFP NP на закупівлю послуг

Ментора-методолога з організаційного розвитку для організацій громадянського суспільства

ДАТА І ЧАС ЗАКІНЧЕННЯ ПРИЙНЯТТЯ ПРОПОЗИЦІЙ: 

                                23 вересня 2024 р. – 23:00 за східноєвропейським часом

КОРОТКО ПРО БФ «ПРАВО НА ЗАХИСТ»:

Благодійна організація «Благодійний фонд «Право на захист» – українська благодійна організація, діяльність якої спрямована на захист і дотримання прав людини вразливих груп населення: біженців, вимушених переселенців, осіб без громадянства та осіб під ризиком без громадянства і без документів. Докладна інформація про діяльність БФ «Право на захист» на веб-сайті  http://r2p.org.ua. 

Благодійна організація «БЛАГОДІЙНИЙ ФОНД «ПРАВО НА ЗАХИСТ» (Далі – Фонд) реалізовує проєкт «Розбудова спроможності та мережування місцевих організацій громадянського суспільства (далі – ОГС) у Запорізькій, Миколаївській та Херсонській областях», який здійснюється в рамках мультидонорського проєкту «Підвищення потенціалу спільнот на півдні та сході України через місцеві ініціативи (EMPOWER)», який фінансується Федеральним міністерством економічного співробітництва та розвитку Німеччини (BMZ) за співфінансуванням Генерального директорату з питань європейської цивільної оборони та гуманітарної допомоги та реалізується Deutsche Gesellschaft für Internationale (Zusammenarbeit (GIZ) GmbH.

1. Потреби:

Проект має на меті посилити організаційну спроможність ОГС, які працюють в сфері екстреного реагування, з вразливими категоріями населення, ВПО через реалізацію менторського супроводу та нетворкінг задля сталої та ефективної роботи.

Вакантна вакансія: Ментор-методолог з організаційного розвитку для ОГС з Запорізької, Миколаївської, Херсонської та Дніпропетровської областей (далі – Ментор).  Запрошення (2) (1)

Формат надання послуг: гібридна (онлайн/офлайн). 

Можлива участь в оф-лайн освітніх, презентаційних заходах проекту, моніторингових візитах до ОГС в наступних містах: Запоріжжя, Миколаїв, Херсон, Дніпро, Київ, Одеса.  Максимальна кількість відряджень – 15. Допуск до візитів буде залежати від безпекової ситуації в країні та за погодження Відділу безпеки Фонду.  

Період надання послуг: вересень 2024 р. – липень 2025 р.

Географія учасників проекту: Запорізька, Миколаївська, Херсонська та Дніпропетровська області.

Кількість надавачів послуг: в рамках даного тендеру буде відібрано 1 переможця.

Кількість ОГС для роботи: проект охоплює 30 ОГС протягом часу реалізації проекту. Перша хвиля – 17 ОГС.

Орієнтовна залученість Ментора: до 220 днів, де 1 день = 8 год робочого часу.

Детальний перелік завдань вказаний у файлі Технічне завдання. TOR_Меntor_ (1)

2. Інформація про тендер

Учасником тендеру є фізична особа – підприємець (далі – ФОП), який подає свою пропозицію на участь у тендері. Виконавцем у контексті цього тендеру є особа, яка безпосередньо буде здійснювати надання послуг відповідно до умов тендерної документації та укладеного договору. 

Оплата здійснюється по факту виконаних робіт за фактично надані послуги на основі заповненого табеля робочого часу, звіту та виставленого рахунку. 

Всі розрахунки здійснюються виключно у національній валюті України (гривні) шляхом банківського переказу на поточний рахунок виконавця протягом 7 робочих днів з дати подання рахунку на оплату та затвердження табелю робочого часу та  звіту.

Звітність - Ментор подає табелі обліку робочого часу, описовий звіт за кожним із передбачених завдань, зразки розроблених матеріалів, які стали підставою для оплати за надані послуги, таблиці, реєстри та інші продукти. Всі матеріали розроблені в рамках реалізації проекту зберігаються на корпоративному диску.

Звіти та всі супровідні матеріали, виготовлені консультантом в рамках проєкту, передані Фонду без обтяження щодо авторських прав.

Звіт подається щомісячно або по факту надання послуг.

Учасник у будь-який момент, але не пізніше як 2 (два) дні до кінцевого терміну подання тендерних пропозицій може звернутися до Фонду за роз’ясненнями або уточненнями стосовно предмету закупівлі. Щодо уточнень по технічному опису просимо звертатися до Олени Герус [email protected]. Щодо оформлення та подання пропозиції просимо звертатися до Юлії Молошної [email protected] або за номером +380631826944.

Податки, збори або платежі Уряду України, Уряду Федеративної Республіки Німеччина та/або Урядам будь-яких інших країн сплачуються Консультантом відповідно до отриманої суми.

Учасник немає бути в санкційних списках України, ЄС, США, Канади, Японії, Великобританії.

Учасник не має перебувати в процесі припинення діяльності.

3. Вимоги до подання пропозицій

Пропозиція повинна бути складена українською мовою.  

Подання пропозицій:

Учасник тендеру має подати вищевказаний пакет документів ДВОМА ОКРЕМИМИ ЛИСТАМИ на електронну пошту [email protected] не пізніше 23:00 години 23 вересня 2024 р. Пропозиції, які надійдуть пізніше, не приймаються до розгляду.

Конкурсна документація має бути надана у двох окремих електронних листах з відповідним заголовком із зазначенням номеру тендеру: «Технічна (або цінова пропозиція), надана (ПІБ претендента) до тендеру Q3-T390-RFP NP на послуги Ментора-методолога з організаційного розвитку для ОГС

1 лист

1. Технічна пропозиція (див. зразок – Додаток 1). Додаток 1. Технічна пропозиція (2) (1)
   • має бути розроблена відповідно до вимог Технічного завдання;
   • має бути написана українською мовою;
   • має містити контакти претендента (телефон, поштова адреса для листування, електронна адреса);
   • має бути у форматі pdf з підписом та печаткою (у разі наявності).
2. Резюме претендента з детальним описом релевантного досвіду за останні 5 років.
3. Зразки розроблених методичних матеріалів (методологій, карток оцінки, звітів, рекомендацій, програм тренінгів, бюлетенів, посібників тощо), менторських, тренінгових програм. Подавати в форматі pdf, word, excel, Power Point чи інших форматах, які доступні для загального перегляду. До розгляду приймаються також матеріали, де учасник був співавтором, випусковим редактором, рецензентом.
4. Рекомендаційні листи, листи подяки від ОГС, бізнесу чи органів влади, які стосуються завдань даного проєкту. 
5. Копії реєстраційних документів.

• 2 лист

1. Цінова пропозиція (див. зразок – Додаток 2). Додаток 2. Комерційна пропозиція
   • має бути написана українською мовою;
   • має містити контакти претендента (телефон, поштова адреса для листування, електронна адреса);
   • має бути подана за встановленою формою з використанням української гривні в якості валюти. Цінова пропозиція має бути підписана та завірена печаткою (за наявності). Учасник самостійно визначає ціну на послуги, які він пропонує надати за Договором про закупівлю. Додаткові послуги та витрати, які не були погоджені та передбачені Договором, не оплачуються.

Пропозиції, оформлені неналежним чином, з неповним комплектом документів або відправлені пізніше вказаного терміну, не будуть допущені до розгляду.

4. Критерії оцінки пропозиції

Оцінювання тендерних пропозицій буде складатися на 70% з оцінки технічних пропозицій та на 30% з оцінки цінових пропозицій.

Детальний перелік критерій оцінки вказаний у файлі Технічне завдання.Технічна пропозиція – максимум 70 балів.

5. Оцінка пропозиції:

Пропозиції будуть оцінюватися в 3 етапи:

1.  Коректність подання пропозицій: пропозиції, направлені не за вказаними в даному запиті процедурами, не розглядатимуться тендерною комісією.
2. Оцінка технічної пропозиції (розгляд додатку 1): бали за Технічну пропозицію будуть розраховані відповідно до розподілу відсотків критеріїв оцінки. Поріг для прийняття пропозиції як технічно відповідної складатиме мінімум 40 балів. У Технічну пропозицію не слід включати інформацію про ціни. Невиконання цієї вимоги потягне за собою дискваліфікацію. Ваша технічна пропозиція повинна подаватися згідно з Формою технічної пропозиції (Додаток 1).
3. Оцінка комерційної\фінансової пропозиції (розгляд додатку 2): Фінансова пропозиція буде оцінюватися згідно відсоткового розподілу: 30% від загальної оцінки. Фінансовий компонент буде проаналізовано лише для тих постачальників, які пройшли технічну оцінку. Максимальна кількість балів буде присвоєна найнижчій ціновій пропозиції, за результатами порівняння з іншими фірмами. Всім іншим ціновим пропозиціям буде присвоєно бали у зворотній пропорції до найнижчої ціни; наприклад, [загальний Ціновий компонент] х [найнижча сума у дол. США] \ [інша сума у дол.США] = кількість балів за Ціновим компонентом постачальника.Ваша комерційна\фінансова пропозиція повинна подаватися згідно з Формою фінансової пропозиції (Додаток 2). 

Тобто, технічна складова детальної пропозиції може отримати максимально 70 балів, фінансова – 30 балів.

Угода буде укладена з учасниками, які отримали найвищі загальні бали (в результаті оцінювання технічної+ фінансової пропозиції).

Розгляд та оцінка конкурсних заявок здійснюватиметься Комісією протягом 10 календарних днів після дати завершення збору пропозицій. Про результати конкурсу буде повідомлено окремо.

БФ «Право на захист» може на власний розгляд продовжити термін подання тендерних пропозицій, повідомивши про це запрошених учасників тендеру одночасно. Продовження терміну може супроводжувати внесення змін у документи про запрошення до участі у тендері, підготовлені БФ «Право на захист» за його власною ініціативою чи у відповідь на запит щодо роз’яснення, надісланий можливим постачальником.

Дякуємо за співпрацю!

INVITATION TO PARTICIPATE IN THE TENDER No. Q3-T390-RFP NP for the purchase of services

Mentor-methodologist on organizational development for civil society organizations 

DEADLINES FOR ACCEPTANCE OF OFFERS:

 September 23, 2024 -23:00 PM ET

BRIEFLY ABOUT CF “THE RIGHT TO PROTECTION”:

Charitable organization “The Right to Protection” is a Ukrainian charitable organization whose activities are aimed at protecting and respecting the human rights of vulnerable groups of the population: refugees, forced migrants, stateless persons and persons at risk of statelessness and without documents. Detailed information on the activities of the CF “Right to Protection” on the website http://r2p.org.ua.

Charitable organization “The Right to Protection” (hereinafter – the Fund) implements the project “Building the capacity and networking of local civil society organizations (hereinafter – CSOs) in Zaporizhzhia, Mykolaiv and Kherson regions”, which is carried out within the framework of the multi-donor project “Increasing the potential of communities in the south and east of Ukraine through local initiatives (EMPOWER)”, which is financed by the German Federal Ministry for Economic Cooperation and Development (BMZ) with co-financing by the Directorate General for European Civil Defense and Humanitarian Aid and implemented by Deutsche Gesellschaft für Internationale (Zusammenarbeit (GIZ) GmbH).

1. Needs:

The project aims to strengthen the organizational capacity of CSOs working in the field of emergency response, with vulnerable categories of the population, IDPs through the implementation of mentoring support and networking for sustainable and effective work.

Vacant position: Mentor-methodologist in organizational development for CSOs from Zaporizhzhia, Mykolaiv, Kherson and Dnipropetrovsk regions (hereinafter referred to as Mentor).

Service format: mixed (online/offline).

It is possible to participate in off-line educational, project presentation events, monitoring visits to CSOs in the following cities: Zaporizhzhia, Mykolaiv, Kherson, Dnipro, Kyiv, Odesa. The maximum number of business trips is 15. Admission to visits will depend on the security situation in the country and with the approval of the Fund’s Security Department.

Period of service provision: September 2024 – July 2025.

Geography of project participants: Zaporizhia, Mykolaiv, Kherson and Dnipropetrovsk regions.

Number of service providers: 1 winner will be selected as per outcome of this tender.

Number of CSOs to work with: the project covers 30 CSOs during the project implementation period. The first wave – 17 CSOs.

Approximate involvement of the Mentor: up to 220 days, where 1 day = 8 hours of working time.

A detailed list of tasks is specified in the file ToR.

2. Information about the tender

A tender participant is an individual – an entrepreneur (hereinafter referred to as an entrepreneur) who submits an offer to participate in the tender. The executor in the context of this tender is the person who will directly provide services in accordance with the terms of the tender documentation and the concluded contract.

Payment is made on the basis of the completed work for the services actually provided on the basis of a completed timesheet, a report and the issued invoice.

All calculations are made exclusively in the national currency of Ukraine (hryvnias) by bank transfer to the executor’s current account within 7 working days from the date of submission of the invoice for payment and approval of the time sheet and report.

Reporting – The mentor submits timesheets, a descriptive report for each of the planned tasks, samples of developed materials that became the basis for payment for the services rendered, tables, registers and other products. All materials developed as part of project implementation are stored on the corporate disk.

Reports and all accompanying materials produced by the consultant as part of the project are provided to the Fund without copyright encumbrance.

The report is submitted monthly or upon the fact of providing services.

At any time, but no later than 2 (two) days before the deadline for submitting tenders, the participant may contact the Fund for clarifications or clarifications regarding the subject of the procurement. For details on the technical description, please contact Olena Herus [email protected]. Regarding the preparation and submission of the proposal, please contact Yulia Moloshna [email protected] or +380631826944.

Taxes, fees or payments to the Government of Ukraine, the Government of the Federal Republic of Germany and/or the Governments of any other countries shall be paid by the Consultant in accordance with the amount received.

The participant is not on the sanctions lists of Ukraine, EU, USA, Canada, Japan, Great Britain.

The participant must not be in the process of termination of activity.

3. Submission of proposals:

The proposal must be written in Ukrainian.

Submission of proposals:

The tenderer must submit the above package of documents in TWO SEPARATE LETTERS to [email protected] no later than 23:00 p.m. on September 23, 2024. Proposals received later will not be considered.

Tender documents must be submitted in two separate e-mails with the appropriate headline indicating the tender number: “Technical (or Financial proposal) submitted by (name of applicant) to the tender Q3-T390-RFP NP for the services of Mentor-methodologist for organizational development for CSOs.

1 letter

1) Technical proposal (see sample – Annex 1).

- must be developed in accordance with the requirements of the Terms of Reference;

- must be written in Ukrainian;

- must contain the contact details of the applicant (phone number, postal address for correspondence, e-mail address);

- must be in pdf format with signature and seal (if available).

2) Applicant’s resume detailing relevant experience over the last 5 years.

3) Samples of developed methodical materials (methodologies, evaluation cards, reports, recommendations, training programs, bulletins, manuals, etc.), mentoring, training programs. Submit in pdf, word, excel, Power Point or other formats that are available for public viewing. Materials where the participant was a co-author, final editor, reviewer are also accepted for consideration.

4) Letters of recommendation, letters of thanks from CSOs, businesses or authorities that relate to the tasks of this project.

5) Copies of registration documents.

2 letter

1) Financial Proposal (see sample – Annex 2).

- must be written in Ukrainian;

- must contain the contact details of the applicant (phone number, postal address for correspondence, e-mail address);

- must be submitted according to the established form using the Ukrainian hryvnia as currency. The price offer must be signed and certified with a seal (if available). The Participant independently determines the price for the services that he proposes to provide under the Purchase Agreement. Additional services and expenses that were not agreed upon and provided for in the Agreement are not paid.

Proposals that are improperly prepared, with an incomplete set of documents or sent after the specified deadline will not be considered.

4. Proposal evaluation criteria

Evaluation of tender proposals will consist of 70% evaluation of technical proposals and 30% evaluation of price proposals.

A detailed list of tasks is specified in the file ToR.

Technical proposal – maximum 70 points.

5. Evaluation of the offer:

Proposals will be evaluated in 3 stages:

1) Correctness of submission of proposals: proposals sent not according to the procedures specified in this request will not be considered by the tender commission.

2)Evaluation of the Technical Proposal (Review of Annex 1): Points for the Technical Proposal will be calculated according to the percentage distribution of the evaluation criteria. The threshold for accepting a proposal as technically appropriate will be at least 40 points. Pricing information should not be included in the Technical Proposal. Failure to meet this requirement will result in disqualification. Your technical proposal must be submitted according to the Technical Proposal Form (Annex 1).

3)Evaluation of the commercial/financial proposal (review of Annex 2): The financial proposal will be evaluated according to the percentage distribution: 30% of the total evaluation. The financial component will be analyzed only for those suppliers who have passed the technical evaluation. The maximum number of points will be assigned to the lowest price offer, based on the results of comparison with other firms. All other price proposals will be assigned points in inverse proportion to the lowest price; for example, [total Price component] x [lowest dollar amount. USA] \ [other amount in US dollars] = the number of points for the supplier’s Price component. Your commercial\financial offer must be submitted according to the Financial Offer Form (Annex 2).

That is, the technical component of a detailed proposal can receive a maximum of 70 points, the financial component – 30 points.

The agreement will be concluded with the participants who received the highest total points (as a result of the evaluation of the technical + financial proposal).

Consideration and evaluation of competitive applications will be carried out by the Committee within 10 calendar days after the date of completion of the collection of proposals. The results of the competition will be announced separately.

CF “The Right to Protection” may, at its own discretion, extend the deadline for submission of tender proposals, notifying the invited tender participants at the same time. The extension of the deadline may be accompanied by amendments to the documents on the invitation to participate in the tender, prepared by CF “The Right to Protection” on its own initiative or in response to a request for clarification sent by a possible provider.

Thank you for your cooperation!