Тендер з організації подорожей спеціалістів в межах реалізації грантових проєктів

Найменування

Зміст

Замовник

БО «БФ «Суперлюди»

Проєкт 

Організація подорожей спеціалістів в межах реалізації грантових проєктів, в тому числі подорожей, пов’язаних із навчанням спеціалістів для нового медичного центру в м. Одеса в рамках проєкту Superhumans Odesa: “Healing War Wounds in Ukraine”

Предмет закупівлі (поставки)

Організація ділових подорожей, що включає в себе: 

1) Бронювання, перебронювання та оформлення квитків для міжнародних та внутрішніх рейсів різними видами транспорту: авіа, залізничний, автобусний тощо. 

2) Бронювання розміщення у готелях, інших місцях тимчасового проживання на території України та за кордоном.

3) Оформлення полісів міжнародного медичного та інших видів страхування.

4) Оформлення віз та інших дозвільних документів у разі необхідності.

5) Консультаційні послуги з оформлення закордонних паспортів.

6) Бронювання обслуговування в аеропортах.

7) Доставка проїзних та інших необхідних для подорожей документів.

8) Бронювання автомобілів напрокат. 

9) Послуги асистент-координатора з надання послуг організації ділових подорожей.

Вимоги до предмету закупівлі

Пропозиція повинна бути надана з урахуванням: всього переліку послуг, вартості кожної позиції. 

Вимоги до послуг: 

1. Швидкість обробки запиту: Запит на бронювання квитків повинен бути оброблений протягом 2 годин з моменту отримання.
2. Актуальність інформації: Надана інформація про рейси, проживання, поліси тощо повинна бути актуальною та оновленою, включаючи ціни, наявність місць, правила перевезення багажу, специфічні вимоги.
3. Оптимальні маршрути: Пропоновані варіанти рейсів мають враховувати зручність і мінімальний час у дорозі.
4. Гарантія бронювання: Після підтвердження бронювання, квитки мають бути гарантовано заброньовані та видані без затримок.
5. Інформаційна підтримка: Наявність підтримки у випадку зміни або скасування рейсу, надання інформації про готель, умови проживання та додаткові послуги; чітке та прозоре інформування про всі умови, вартість та можливі додаткові витрати.
6. Відповідність запиту та вимогам.
7. Асистент-координатор повинен бути доступним для клієнта в робочі години, мати високий рівень знань та досвіду в організації ділових поїздок, надавати послуги з урахуванням індивідуальних потреб та побажань клієнта.

Склад робіт (товарів, послуг)

Надання пакету послуг з організації ділових подорожей

Вимоги до місця, складу та обсягу послуг

Місце виконання робіт: дистанційно. 

Склад робіт вказано в предметі закупівлі.

Строк виконання робіт

Орієнтовний початок виконання робіт: 21.10.2024 р. 

Орієнтовний термін виконання робіт: 21.10.2024 – 01.09.2025.

Вимоги до фінансування 

Безготівкова форма розрахунків, оплата після фактичного виконання замовлення після підписання акту приймання-передачі послуг. 

Умови проведення вибору переможця

Критерії вибору переможця: оптимальна вартість послуг, досвід надання послуг, строки виконання замовлення.

Всі учасники тендера будуть оцінені за такими критеріями: 

• вартість послуги, що підтверджується комерційною пропозицію учасника та Запитом на комерційну пропозицію – 60 балів;
• строки виконання замовлення, що учасник зазначає при заповненні Запиту на комерційну пропозицію – 20 балів;
• досвід виконання замовлення, що підтверджується наданою учасником додатковою інформацією щодо досвіду компанії, основного персоналу, інтегрованих технічних рішень тощо; датою реєстрації компанії учасника, що підтверджується установчими документами – 20 балів. 

Максимально учасник може отримати 100 балів.  

Оцінюватись будуть лише ті пропозиції, які відповідають вищеперерахованим критеріям. 

Строк та форма подачі пропозиції

Комерційна пропозиція повинна бути надана у електронному вигляді за довільною формою учасника тендера на електронну адресу: [email protected].

Строк подачі пропозиції – до 18-00 04.10.2024 року.

До комерційної пропозиції необхідно додати:

• завірений підписом Меморандум, форму якого надає ініціатор тендеру;
• завірений  підписом Sworn Statement, форму якого надає ініціатор тендеру;
• заповнену таблицю “Запит комерційної пропозиції”, форму якої надає ініціатор тендеру;
• установчі документи, банківські реквізити учасника тендеру;
• додаткові документи, які підтверджують досвід учасника.

Усі документи містяться за посиланням. 

Контактна особа

З організаційних та загальних питань – Надія Возняк, [email protected], +380 50 315 2346.

Дата

Час

Дедлайн для подачі запитань

02.10.2024

18:00 (Київський час)

Дедлайн для подачі пропозицій

04.10.2024

18:00 (Київський час)

Інтерв’ю з кандидатами

09.10.2024 – 11.10.2024

Назначається з кожним окремим відібраним учасником

Дата проведення оцінки

14.10.2024 – 15.10.2024

-

Дата повідомлення переможця

16.10.2024

-

Дата початку договору

21.10.2024

-