Асистент/ка з грантів / Grants Assistant

Інформація про проєкт 

Проєкт «Зміцнення громадської довіри» (UCBI – 4)  Офісу перехідних ініціатив (OTI) Агентства США з міжнародного розвитку (USAID) покликаний сприяти об’єднаному, демократичному та орієнтованому на Європу відновленню України від наслідків вторгнення Росії. Ця мета буде досягнута шляхом виконання двох початкових завдань: 1. Зміцнення впевненщсті і здатності найбільш постраждалих від війни громад брати участь у відновленні та єдиному майбутньому України; 2. Зміцнення зв’язків між людьми на тимчасово окупованих територіях з рештою України. 

Основні завдання та обов’язки

• Реалізовує адміністративні процедури, пов’язані з процесом надання грантів, в тому числі оцінювання ризиків перед наданням гранту, приготування документації щодо дотримання природоохоронного законодавства, перевірка пояснювальних записок до бюджету, приготування грантових угод і компілювання форм платіжних запитів, а також виконує інші покладені на нього/неї обов’язки.
• Очолює роботу з оновлення WBDB для контролю та звітування про грантові проєкти в кожній фазі циклу проєкту. Забезпечує, щоб WBDB, зокрема модуль управління файлами, була актуальною і містила всі необхідні документи.
• Забезпечує етикетування та зберігання всіх електронних файлів і паперової документації; забезпечує заповнення контрольних списків файлів проєкту, а також постійне оновлення електронних файлів упродовж усього життєвого циклу проєкту.
• Координує і розвиває ефективні, дієві та конструктивні робочі стосунки з колегами по програмі, підрозділами грантів, закупівель і операційним підрозділом.
• Співпрацює з іншими членами OMU на всіх етапах циклу грантового проєкту (ідентифікація, розробка концепції, реалізація та закриття проєкту).
• Допомагає OMU в моніторинговій діяльності та зборі інформації згідно з планами моніторингу та оцінювання проєктів.
• Надає GM і Старшому(ій) менеджеру(ці) з грантів (SGM) підтримку та допомогу в контролі дотримання дедлайнів грантів (дати завершення, строки виконання етапів тощо) для забезпечення своєчасної реалізації та дотримання термінів відповідно до дедлайнів, встановлених у циклі проєкту UCBI
• Їздить у відрядження, необхідні для здійснення візитів на об’єкти програми, перевірки обладнання на об’єктах грантоотримувача та звітування про хід виконання гранту.
• Бронює готелі та квитки для консультантів, залучених у ролі Короткострокових технічних асистентів (STTA) для реалізації Грантів за контрактами в рамках Пулу проєктів переходу (GUC TAP), які подорожують в Україну та в межах України.
• Підтримує зв’язок із грантоотримувачами упродовж усього циклу проєкту, зокрема у фазах розробки та імплементації, для отримання необхідної документації та здійснення платежів за виконані етапи.
• Бере участь у стартових нарадах грантових проєктів і забезпечує заповнення та підписання контрольного списку стартової наради грантового проєкту.
• Бере участь у приготуванні щотижневих, піврічних, щорічних і епізодичних програмних звітів відповідно до вказівок.
• На запит Менеджера(ки) з розвитку програми (PDM), Менеджера(ки) з грантів (GM), Менеджера(ки) з закупівель (PM) або Менеджера(ки) з моніторингу оцінювання та навчання (MEL) складає розклад грантових зустрічей.
• Асистенту(ці) з грантів можуть доручатися спеціальні завдання та обов’язки, необхідні для забезпечення загальної ефективної реалізації проєктів UCBI 4.

Основні сфери роботи: Адміністрація, Документація, Комплаєнс, Управління стосунками, Моніторинг, Навчання, Звітність.

Кваліфікація 

• Бажаний диплом бакалавра.
• Бажаний один (1) або два (2) роки досвіду роботи над складними програмами на місцях,
• Бажаний досвід роботи з грантовими програмами USAID (в ідеалі – ОТІ).
• Здатність продемонструвати на практиці успішний досвід застосування усіх зазначених вище ключових компетентностей.
• Можливість/бажання подорожувати до локацій, у яких працює UCBI.
• Вільне володіння програмним забезпеченням MS Office.
• Здатність/бажання навчатися і професійно зростати.
• Бажаний досвід роботи в компанії Кімонікс.
• Обов’язкове вільне володіння українською мовою – в усній та письмовій формі.
• Обов’язкове майстерне володіння англійською мовою – в усній та письмовій формі.
• Місце проживання – Україна.
• Для військовозобов’язаних осіб у військовому квитку обов’язкова наявність відмітки про постановку на військовий облік.

——–

Program Description 

The Ukraine Confidence Building Initiative 4 (UCBI 4) aims to support advancing Ukraine’s unified, democratic, and Europe-oriented recovery from Russia’s invasion. This goal will be met through two program objectives: 1. To Strengthen the confidence and ability of the most war-affected communities to 
participate in Ukraine’s recovery and united future; and 2. Reinforce connections between people in the temporarily occupied territories with the rest of Ukraine. 

Principal Duties and Responsibilities

• Undertake administrative processes related to the grantmaking process including pre-award risk assessment, environmental compliance documentation, verification of budget notes, preparation of grant agreements, and compiling payment request forms, among other duties as assigned.
• Take a leading role in updating the WBDB to track and report on grant activities at each phase in the activity cycle. Ensures WBDB, particularly file management, is up to date and contains all required documents.
• Label and maintain complete electronic and hard copy files; ensure activity file checklists are populated and that electronic files are updated on a continuous basis throughout the activity cycle.
• Coordinate and develop positive working relationships between program, grants, procurement and operations colleagues to ensure efficient, effective, and constructive working relationships.
• Collaborate with other members of the OMU at all stages of the grant activity cycle (concept identification, development, activity implementation, and closeout).
• Assist the OMU in monitoring activities and collecting information against activity monitoring and evaluation plans.
• Support and assist GM and SGM in tracking grant deadlines (end dates, milestone due dates, etc.) to ensure timely implementation and deadline adherence, per the deadlines mandated in the UCBI 4 activity cycle.
• Travel as required to program site visits, to inspect equipment at grantee sites and report on grant progress.
• Make hotel and transport reservations for consultants engaged as STTA under GUC TAP traveling to and within Ukraine.
• Liaise with grantees throughout the activity cycle, particularly during development and implementation phases in obtaining required documentation and processing milestone payments.
• Participate in grant kick-off meetings and ensure completion of grant kick-off meeting checklist and signature.
• Contribute to weekly, semi-annual, annual and ad hoc program reporting as requested.
• Schedule grantee meetings at the request of the PDM, GM, PM or MEL as requested.
• The Grants Assistant may be assigned ad hoc tasks and duties as required to ensure the overall efficient implementation of UCBI 4 activities.

Key Areas: Administration, Documentation, Compliance, Relationship Management, Monitoring, Learning, Reporting.

Qualifications

• Bachelor’s degree preferred.
• One (1) to two (2) years professional experience on complex field programs preferred.
• Experience working with USAID grants programs, ideally with OTI, preferred.
• Ability to practically demonstrate successful experience with all of the core competencies listed above.
• Ability/willingness to travel to locations where UCBI works.
• Fluent in MS Office software.
• Ability/willingness to learn and further professional development.
• Prior work experience with Chemonics desirable.
• Fluent written and oral Ukrainian required.
• Proficient written and oral English required. 
• Home of records – Ukraine.
• For conscripts, a note on military registration in the military ticket is required.

APPLICATION INSTRUCTIONS: 

 Send electronic submissions to [email protected] by November 15, 2024. Please insert the position you are applying for “Grants Assistant” in the subject line and include your CV and a cover letter/statement of interest explaining interest in and qualifications for the job. No telephone inquiries, please. Applications will be reviewed on a rolling basis, early applications are encouraged. For more information, please visit www.chemonics.com.  

“Chemonics is an equal opportunity employer and does not discriminate in its selection and employment practices on the basis of race, color, religion, sex, national origin, political affiliation, sexual orientation, gender identity, marital status, disability, genetic information, age, membership in an employee organization, or other non-merit factors.”