Тендер на закупівлю логістичних послуг з проведення публічних заходів

ГО «Фундація інституційного розвитку» оголошує тендер на закупівлю логічних послуг для проведення публічних заходів в межах проєкту з підвищення антикорупційної спроможності громад у співпраці з Міністерством розвитку громад та територій України.

Мета проєкту –  сприяти створенню доброчесного середовища в громадах та забезпечити надійні механізми для ефективної антикорупційної роботи під час відновлення та розвитку. 

Термін надання послуг/виконання робіт: з дня підписання договору до 28 лютого 2025 року.

Очікуваний результат: отримання логістичних послуг з проведення заходів в межах проєкту в м. Київ.

Обов’язкові кваліфікаційні вимоги: 

1. Досвід надання послуг матеріально-технічного забезпечення офлайн та онлайн тренінгів, конференцій, ділових заходів, семінарів, форумів тощо не менше 1 року;
2. Наявна інформація щодо проведених семінарів/тренінгів (у тому числі за межами м. Київ) з 30 учасниками і більше за 2022-2024 рр.;
3. Наявність позитивних відгуків та рекомендацій від попередніх клієнтів з контактними даними (за наявності).

Критерії оцінки:

1. Досвід надання логістичних послуг – 30 балів максимум:
2. Інформація щодо проведених заходів з 30 учасниками і більше за 2022-2024 рр. – 30 балів максимум:
3. Позитивні відгуки та рекомендації – 10 балів максимум:

• 1-3 роки досвіду – 10 балів;
• 3-5 років досвіду – 20 балів.
• більше 5 років досвіду – 30 балів.

• до 5 проведених заходів – 10 балів;
• 5-10 проведених заходів – 20 балів.
• більше 10 проведених заходів – 30 балів.

• 1 позитивний відгук/рекомендація – 5 балів;
• 2-3 позитивні відгуки/рекомендації – 8 балів;
• більше 3 позитивних відгуків/рекомендацій – 10 балів.

Максимальна кількість балів, яку можливо набрати: 70 балів.

Метод відбору:

Контракт укладається з кандидатом, чия пропозиція буде оцінена та визначена як:

а) така, що відповідає критеріям/прийнятна, та

б) набере найвищий сукупний бал за попередньо визначеним набором технічних та фінансових критеріїв, відповідно до запиту.

*Технічний бал: 70%

*Фінансовий бал: 30%

Фінансова пропозиція кандидата розглядається лише у тому випадку, коли технічний бал набере мінімум 70% зі 100% можливих відповідно до технічної пропозиції (49 балів).

Максимальна кількість балів за фінансову частину надається пропозиції, в якій буде запропонована найнижча ціна, та буде дорівнювати 30 балам. Інші фінансові пропозиції будуть оцінені за наступною формулою: 30 балів (максимальна кількість за фінансову частину)  Х (найнижча ціна із усіх запропонованих пропозицій заявників) / (запропонована ціна).

Пропозиція, яка отримала сукупну більшу кількість балів після додавання оцінок технічної та фінансової пропозицій, буде розглядатися як найбільш прийнятна та рекомендована для укладення Контракту.

Тендерна пропозиція має містити:

1. Заповнену форму тендерної пропозиції: https://cutt.ly/ievLL9uL;
2. Додаток № 1 до Тендерної пропозиції: «Перелік та кількість проведених заходів у 2022-2024 рр.»;
3. Лист-подяку/підтвердження про проведені у 2022-2024 роках заходи від щонайменше одного клієнта з зазначенням контактної особи (у разі наявності);
4. Листи-підтвердження від провайдерів компанії з зазначенням знижок або ексклюзивних відносин у відповідних готелях (у разі наявності);
5. Офіційні лист-підтвердження від готелів про відповідні знижки або ексклюзивні відносини (у разі наявності);
6. Сканкопія Статуту і витягу з протоколу про призначення керівника (для юридичних осіб).

Правила оформлення тендерної пропозиції:

1. Учасники мають подавати пропозиції у електронному вигляді.
2. Надані сканкопії документів мають бути розбірливими та якісними.
3. Відповідальність за достовірність наданої інформації в своїй тендерній пропозиції несе учасник.
4. Строк дії тендерної пропозиції повинен становити не менше 30 днів з дати закінчення терміну надання пропозицій.
5. Тендерна пропозиція має бути отримана Фундацією в електронному вигляді.
6. У разі, якщо тендерна пропозиція надійшла після спливу кінцевого терміну приймання тендерних пропозицій, то така пропозиція не приймається до оцінки.
7. До участі в оцінці тендерних пропозицій допускаються тендерні пропозиції, які повністю відповідають умовам Оголошення та формі тендерної пропозиції.

Для участі у конкурсі надсилайте свою тендерну пропозицію на електронну адресу [email protected] з приміткою «Логістичні послуги з проведення публічних заходів». 

Кінцевий термін подачі заявок – 5 листопада 2024 року до 15 год. 00 хв за київським часом.

Додаткова інформація: 

1. Учасник конкурсних торгів обов’язково повинен додатково надавати інформацію відповідно до додатків, що зазначені в технічних та кваліфікаційних вимогах
2. Для фінансового звітування за проведені заходи Виконавець повинен надавати копії первинної документації про розрахунки з третіми сторонами, а саме: рахунок-фактура від готелів/баз; акт виконання робіт між готелем/базою та контрагентом; рахунок та/або видаткова накладна на закупівлю канцелярських товарів; прайс-листи на харчування (кава-паузи, обіди), якщо організація відбувалась контрагентом; прайс-лист на технічне та транспортне забезпечення (техніка була надана в оренду контрагентом, тренінг відбувався за містом); оригінали проїзних документів учасників (квитки).

Даний перелік не є вичерпним, вимоги до первинної документації можуть змінюватись залежно від специфіки заходів.

3. Може бути обрано декілька компаній, які надають послуги з матеріально-технічного забезпечення заходів, між якими будуть проводитися внутрішні тендери на підставі технічного завдання (ТЗ) для конкретного заходу.

Найбільш вигідна тендерна пропозиція визначається серед тендерних пропозицій, які відповідають умовам цього Оголошення та умовам Тендерної пропозиції, згідно з критеріями оцінки, які зазначені у тендерній пропозиції.

Визначення переможця даної процедури закупівлі відбудеться протягом 3 (трьох) робочих днів з дати відкриття тендерних пропозицій з можливістю продовження цього строку за необхідності письмового уточнення інформації, яка міститься у тендерних пропозиціях, не більше ніж на 3 (три) робочих дні.

Результати процедури закупівлі буде повідомлено всім учасникам не пізніше 5 (п’яти) робочих днів з дати прийняття рішення про визначення переможця шляхом надсилання відповідних повідомлень учасникам тендеру поштою або електронною поштою. Переможцю процедури закупівлі упродовж 5 (п’яти) робочих днів, з моменту визнання його переможцем, буде надіслане електронною поштою письмове повідомлення про акцепт його пропозиції.

Фундація залишає за собою право вимагати від учасників конкурсних торгів (тендеру) додаткові матеріали або інформацію, що підтверджують відповідність окремих положень пропозицій вимогам специфікації.

Учасники конкурсних торгів погоджуються з тим, що Фундація не повертає матеріали, подані на будь-якій стадії проведення конкурсних торгів.

Будемо раді бачити Вас у нашій команді!