Спеціаліст/ка з управління документацією

The USAID Harvest Activity enables supported male and female grain and oilseed farmers, including marginalized and underserved groups, to return production and income for target commodities to at least pre-war levels while improving production efficiency and profitability and position farmers to market their crops more successfully and profitably in the wartime context.  

Position Description: 

The Records Management Specialist is responsible for the proper handling and storage of important records and information. This includes organizing, cataloging, and preserving documents in both digital and physical formats to ensure they can be easily accessed when needed. Works closely with other teams to develop and implement policies and procedures that meet regulatory compliance standards while also optimizing efficiency. Additionally responsible for training staff on proper record-keeping practices and ensuring that all employees understand their roles in the process. Applies expertise in managing data and Chemonics Records Management Policy to ensure the appropriate destruction of outdated records and maintenance of records for long-term retention. 

Responsibilities:  

• Organize and manage physical and electronic records in compliance with the laws of Ukraine, USAID requirements, and Chemonics policies and best practices.
• Develop and maintain policies, procedures, and guidelines for record keeping.
• Educate and train staff on proper record-keeping practices and policies.
• Conduct audits and assessments to ensure compliance and accuracy of record keeping systems.
• Serves as point of contact for the home office project management unit (PMU), providing feedback (constructive and positive) on corporate records management tools and policies.
• Identify and address risks and issues related to confidential and sensitive information.
• Coordinate with other departments and agencies to establish standard record keeping practices.
• Monitor and evaluate the performance of record keeping systems and make recommendations for improvements.
• Dispose of records in accordance with legal and organizational requirements.
• Develop and implement disaster recovery plans for critical records.
• Maintain up-to-date knowledge of record keeping regulations and related USAID and U.S. Government federal regulations and policies.
• Performs other duties as required.

Qualifications   

• University degree in finance, business administration, international development, or related field 
• Minimum two years of progressively responsible experience in operational and financial management of large-scale, complex, international development assistance programs, experience with USAID activities highly preferred
• Possessing a comprehensive understanding of USAID rules and regulations for project implementation is preferred
• Demonstrated ability to work with diverse teams and deliver in a fast-paced environment 
• Demonstrated ability to communicate clearly, concisely, and persuasively both orally and in writing, and deliver presentations, training, and facilitate meetings effectively
• Excellent computer skills (MS Word, Excel, Power Point, and Outlook) are required to effectively implement, analyze, monitor, and manage activity goals, inputs, outcomes, and achievements 
• Strong analytical skills and demonstrated ability to solve complex problems 
• Demonstrated leadership, versatility, and integrity 
• Fluency in Ukrainian and proficiency in English required, with excellent oral and written communication skills.

Supervision and Reporting  

The Record Management Specialist reports to and is supervised directly by the Compliance Manager.  

Location  

This position is based in Kyiv, Ukraine.  

Level of Effort   

This assignment is full time and long-term employment. The assignment will begin upon receiving USAID approval.  

If you are interested in this position, please send your CV and Cover letter to [email protected]

Please submit your resume in English as they will be reviewed by international colleagues.

Програма USAID Harvest допомагає фермерам, які вирощують зернові та олійні культури, включаючи малозабезпечені групи, відновити виробництво та доходи за цільовими видами продукції щонайменше до довоєнного рівня. Водночас програма сприяє підвищенню ефективності виробництва та рентабельності, а також допомагає фермерам успішніше та вигідніше продавати свою продукцію в умовах воєнного часу.

Опис посади:

Спеціаліст з управління документацією відповідає за належне зберігання та обробку важливої документації та інформації. Це включає організацію, каталогізацію та збереження документів у цифрових та фізичних форматах, щоб забезпечити їх легкий доступ за потреби. Тісно співпрацює з іншими командами для розробки та впровадження політик та процедур, які відповідають стандартам регуляторної відповідності, а також оптимізують ефективність. Також відповідає за навчання персоналу щодо належних практик ведення документації та забезпечення того, щоб усі працівники розуміли свої ролі в цьому процесі. Застосовує експертизу в управлінні даними та керується Політикою Chemonics щодо управління документацією для забезпечення належного знищення застарілої документації та збереження документів для довгострокового зберігання.

Обов’язки:

• Організовувати та керувати фізичними та електронними документами відповідно до законів України, вимог USAID та політик Chemonics.
• Розробляти та підтримувати політики, процедури та інструкції щодо ведення документації.
• Навчати та тренувати персонал щодо належних практик та політик ведення документації.
• Проводити аудити та оцінки для забезпечення відповідності та точності систем ведення документації.
• Виступати контактною особою для підрозділу управління проектами головного офісу (PMU), надаючи відгуки (конструктивні та позитивні) щодо корпоративних інструментів та політик управління документами.
• Виявляти та вирішувати ризики та проблеми, пов’язані з конфіденційною та чутливою інформацією.
• Координувати роботу з іншими відділами та агентствами для встановлення стандартних практик ведення документації.
• Проводити мон6іторинг та оцінку ефективності систем ведення документації та вносити рекомендації щодо покращень.
• Утилізувати документи відповідно до юридичних та організаційних вимог.
• Розробляти та впроваджувати плани відновлення після стихійного лиха для критичних документів.
• Підтримувати актуальність знань щодо нормативних актів з ведення документації та пов’язаних федеральних нормативних актів та політик USAID та уряду США.
• Виконувати інші відповідні завдання за запитом.

Кваліфікації

• Університетський ступінь у галузі фінансів, ділового адміністрування, міжнародного розвитку або пов’язаній галузі
• Мінімум два роки послідовно відповідального досвіду в операційному та фінансовому управлінні великомасштабними, складними програмами міжнародної допомоги розвитку, досвід роботи з діяльністю USAID буде перевагою
• Володіння комплексним розумінням правил та положень USAID для реалізації проекту буде перевагою
• Продемонстрована здатність працювати з різноманітними командами та досягати результатів у швидкозмінному середовищі
• Продемонстрована здатність чітко, стисло та переконливо спілкуватися як усно, так і письмово, а також ефективно проводити презентації, навчання та вести засідання
• Вимагаються відмінні комп’ютерні навички (MS Word, Excel, Power Point та Outlook) для ефективної реалізації, аналізу, моніторингу та управління цілями, вкладами, результатами та досягненнями діяльності
• Сильні аналітичні навички та продемонстрована здатність вирішувати складні проблеми
• Лідерство, універсальність та доброчесність
• Володіння українською мовою є обов’язковим, а володіння англійською мовою з сильними навичками усного та письмового спілкування є перевагою

Керівництво та звітність

Спеціаліст з управління документацією підпорядковується та знаходиться під безпосереднім керівництвом менеджера з комплаєнсу.

Місце роботи

Посада базується у Києві, Україна.

Зайнятість

Це завдання передбачає повну зайнятість та довгострокове працевлаштування. Початок роботи відбудеться після отримання схвалення USAID.

Якщо вас цікавить ця посада, будь ласка, надішліть своє резюме та супровідний лист на адресу [email protected]

Просимо надсилати резюме англійською, оскільки його розглядатимуть міжнародні колеги.