Фахівець/чиня / Procurement Manager

Міжнародний благодійний фонд savED (надалі – фонд) – це українська благодійна організація, створена в липні 2022 року для реагування на нагальні потреби освітньої галузі, яка серйозно постраждала від російської агресії. savED була однією з перших українських організацій, яка безпосередньо взаємодіяла з постраждалими від війни та нещодавно звільненими громадами для проведення оцінки потреб в освітньому секторі та підготовки приблизних обчислень збитків, завданих українським закладам освіти (школам, дитячим садочкам, закладам професійної та вищої освіти). Основна мета фонду в 2025 році – відновлювати життя в громадах, які постраждали від війни, через освітні, соціальні та інфраструктурні рішення.

Фонд оголошує збір пропозицій на надання послуг Фахівець із закупівель для проєкту “Підтримка покращення якості шкільного навчання в Криворізькому районі” (надалі – проєкт). Даний проєкт реалізується за фінансової підтримки Proman (надалі – донор).

Зацікавлених кандидатів просимо відправляти свої пропозиції на електронну адресу [email protected] з темою листа “Фахівець із закупівель_Підтримка покращення якості шкільного навчання в Криворізькому районі”. Пропозиція має включати резюме кандидата.

Пропозиції будуть прийматись до 24 січня 2024 року, до 18:00 (Київський час). Тільки відібрані кандидати отримають повідомлення в рамках даного оголошення.

Опис проєкту:

Проект спрямований на підвищення якості освіти дітей Криворізького району Дніпропетровської області, які стикаються з непростими обставинами під час повномасштабного вторгнення росії в Україну. Навчальні втрати, проблеми з організацією онлайн і офлайн-навчання, а також психоемоційний стан учнів і викладачів вимагають негайного втручання та підтримки.

Цілі проекту включають:

• Кризова підтримка: розробка адаптованих освітніх програм і ресурсів, які відповідають потребам дітей, які пережили травми та виклики війни.
• Безпечне середовище для навчання: Створення умов, що забезпечують емоційний та психологічний комфорт для дітей під час навчання, в тому числі через програми підтримки ментального здоров’я.
• Ресурсна допомога: надання навчальних матеріалів і технологій для допомоги вчителям та учням ефективно працювати в нових умовах.
•  Гнучкі формати навчання: впровадження гібридних форматів навчання, які дозволяють дітям отримувати навчання у власному темпі, навіть під час перерв у навчальному процесі.

Тривалість проєкту: 3 роки

I-ша фаза проєкту: 1 січня – 31 грудня 2025 року

Очікуване навантаження: 100%

Обов’язковою умовою є зазначення бажаного рівня заробітної плати у вашій заявці.

Основні обов’язки:

• Співпраця та планування:

• • • Розробка та реалізація плану закупівель разом із проектним менеджером проєкту.
    • Взаємодія з бухгалтером проєкту щодо обслуговування активів та фінансових питань.
    • Співпраця з юристом фонду з підготовки договорів на закупівлю товарів/послуг.
    • Командна робота з іншими учасниками проєкту для досягнення поставлених цілей.

• Організація процесу закупівель:

• • • Проведення аналізу ринку товарів і послуг відповідно до потреб проєкту.
    • Підготовка пропозицій щодо закупівель та супровідної документації (запити на пропозиції, технічні завдання, тендерна документація тощо).
    • Проведення переговорів із постачальниками для отримання оптимальних умов ціни та якості.
    • Моніторинг репутації постачальників, дотримання ними етичних стандартів.
    • Реалізація закупівель у різних форматах: прямі закупівлі, збір пропозицій, відкриті тендери.

• Контроль договорів та фінансів:

• • • Контроль проведення платежів за рахунками та договорами.
    • Організація логістики товарів і послуг, контроль своєчасної доставки.
    • Перевірка отримання товарів/послуг, забезпечення документального супроводу і безпеки активів до передачі бенефіціарам.
    • Контроль виконання постачальниками умов договорів (якість, повнота, строки виконання).

• Документація та звітність:

• • Систематизація і ведення закупівельної документації.
  • Забезпечення передачі бухгалтеру первинної документації та перевірка її коректності.
  • Підготовка звітності щодо закупівель і аналіз виконання договірних зобов’язань постачальниками.
  • Передача даних про закупівлі MEAL-фахівцю фонду.

Кваліфікаційні вимоги та навички:

До участі у конкурсі запрошуються фізичні особи – підприємці усіх форм власності, які відповідають наведеним кваліфікаційним вимогам:

Необхідні:

• Вільне володіння українською мовою, знання англійської буде перевагою.
• Високий рівень володіння ПК (Microsoft Office, Google сервіси).
• Знання основ бухгалтерського обліку та податкового законодавства.
• Розуміння основ договірного права.
• Досвід ведення переговорів і організації логістики.

Бажані:

• Наявність посвідчення водія (категорія «B») та власного автомобіля.

Особисті якості:

1. Високий рівень комунікації та вміння працювати в команді.
2. Фінансова доброчесність та етичність.

Пропозиції повинні супроводжуватись повним пакетом документів, які підтверджують правовий статус надавача послуг:

– фізична особа – підприємець (ФОП) – копії свідоцтва про державну реєстрацію (для зареєстрованих до 07.05.2011 року, якщо їм не було видано Виписку) або Виписка з Єдиного державного реєстру юридичних осіб та фізичних осіб-підприємців, витяг з реєстру платників податків.

Надсилаючи заявку, кандидат дає згоду на обробку персональних даних.

Примітка щодо запобігання сексуальній експлуатації та нарузі: 

Сексуальна експлуатація та наруга заборонені в усіх формах. МБФ «СЕЙВД» впроваджує політику запобігання сексуальним домаганням, сексуальній експлуатації та нарузі, в тому числі на робочому місці. Процедури регулюються відповідно до політики ЗСЕН та внутрішніх правил і положень організації.

International Charitable Fund savED is a Ukrainian charitable organization, incorporated in July 2022 to respond to urgent needs of the educational sector seriously affected by russian aggression. savED was one of the first Ukrainian organizations engaged in direct interaction with war-affected and recently liberated communities to conduct a needs assessment in the educational sector and prepare estimated calculations of the infrastructural damage to Ukrainian preschools, schools and VET institutions.The Fund’s primary goal in 2025 is to restore life in war-torn communities through educational, social and infrastructure solutions.

ICF savED (the Fund) announces a call for proposals for the provision of the Procurement Manager services for the project “Support to Improvement of School Education in Kryvyi Rih Raion” (the project). The project is implemented under the financial support of the Proman (the donor).

Interested candidates should send their applications to [email protected] with letterhead “ Procurement Manager_Support to Improvement of school education in Kryvyi Rih Raion”. An application shall include a CV.

Applications will be accepted until January 24, 2024, by 6 p.m. (Kyiv time). Only shortlisted candidates will be contacted in response to this job advertisement.

Project Background:

The project focuses on improving the quality of education for local children in Kryvyi Rih raion of the Dnipropetrovsk region who are facing challenging circumstances during the full-scale invasion of russia in Ukraine. Educational losses, issues with organizing online and offline learning, and the psycho-emotional state of students and teachers require immediate intervention and support.

The project objectives include:

• Crisis Support: Developing adapted educational programs and resources that address the needs of children who have experienced trauma and challenges due to the war.
• Safe Learning Environment: Creating conditions that provide emotional and psychological comfort for children during their studies, including through mental health support programs.
• Resource Assistance: Providing educational materials and technologies to help teachers and students work effectively in the new conditions.
• Flexible Learning Formats: Implementing hybrid learning formats that allow children to receive education at their own pace, even during interruptions in the learning process.

Duration of the project: 3 years, 

Phase I of the project: January 1 – December 31, 2025

Workload: 100%

It is mandatory to include your desired salary level in your application.

Position Duties and Responsibilities:

• Collaboration and Planning:
  • Work with the Project Coordinator to develop and execute procurement plans.
  • Cooperate with the Project Accountant on asset servicing and financial matters.
  • Liaise with the Legal Advisor on contract preparation for goods and services.
  • Collaborate with team members to ensure project goals are met.

• Procurement Process Management:
  • Conduct market research to identify goods and services that meet project requirements.
  • Prepare procurement proposals and related documentation (e.g., requests for proposals, technical specifications, tender dossiers).
  • Negotiate with suppliers to secure optimal prices and quality.
  • Monitor supplier reputation and ensure compliance with ethical standards.
  • Execute procurement using various methods: direct purchases, proposal collection, open tenders.

• Contract and Financial Oversight:
  • Monitor payments according to invoices and contracts.
  • Organize and oversee the logistics of goods and services to meet project timelines.
  • Verify the receipt of goods and services, ensuring documentation and asset security until transfer to beneficiaries.
  • Oversee supplier compliance with contract terms, including quality, completeness, and timeliness of deliveries or services.

• Documentation and Reporting:
  • Systematize and manage procurement documents.
  • Ensure the project accountant receives all primary financial documentation, verifying its accuracy.
  • Prepare reports on procurement activities and analyze supplier performance to determine future collaboration.
  • Submit procurement data and reports to the MEAL Specialist.

Qualifications and Skills:

Individual entrepreneurs of all forms of ownership who meet the following qualification requirements are invited to participate in the tender:

Essential:

• Proficiency in Ukrainian, with English language skills being an advantage.
• Strong knowledge of PC tools (Microsoft Office Suite, Google services).
• Understanding of basic accounting and tax regulations.
• Familiarity with contract law principles.
• Experience in negotiation and logistics organization.

Preferred:

• Driver’s license (Category B) and access to a personal vehicle.

Personal Qualities:

• Excellent communication and interpersonal skills.
• Financial integrity and ethical conduct.

Proposals must be accompanied by a complete package of documents confirming the legal status of the service provider:

• individual entrepreneur – copies of the certificate of state registration (for those registered before May 7, 2011, if they were not issued an Extract) or Extract from the Unified State Register of Legal Entities and Individual Entrepreneurs, excerpt from the taxpayer registry.

By sending the application, the candidate solely consents to the personal data processing. 

Note about Prevention of sexual exploitation and abuse: 

Sexual exploitation and sexual abuse are prohibited in all its forms. ICF savED implements policies to prevent sexual harassment in the workplace, sexual exploitation and abuse. The procedures are regulated according to the PSEA policy and organizational rules and regulations.