Як ефективно управляти командою та підтримувати її ресурс

Асоціація сприяння самоорганізації населення

Будь-яка команда навіть з кількох людей не може існувати в хаосі.  Її злагодженість і результати напряму залежать від системи процедур і рішень всередині. Водночас яка б не була ідеальна система менеджменту, вона не працюватиме, якщо лідер/ка або відповідальна людина в організації не піклуватиметься про ресурсність працівників. 

5 рішень для ефективного менеджменту у команді із реального життя ГО “WE WORLD”

Стратегуйте. Інсайт 2024  року – це важливість участі команди у стратегуванні. Все змінюється, коли команда самостійно розробляє план  руху в новому році, обирає те, що їй подобається і відкидає зайве. Головне, щоб це було їх, вони відчували свою участь в цьому і вони хотіли реалізували свої плани. Як наслідок, кожен знатиме свою зону відповідальності і результат, який очікують від нього/неї. А ще це відповідь на питання “Як мотивувати команду?”. Її не треба мотивувати, вона сама мотивує себе, лише створіть умови. 

Усе що можна делегувати, делегуйте. Головна задача керівника організації – формування стратегічного бачення, вектора вашого руху, тому вам треба простір для думок, аналізу і прийняття складних рішень. Ну і не забуваємо, що вам треба регулювати атмосферу в команді і розвивати її. Делегування – це про ДОВІРУ до команди. Ви вірите в те, що вони зроблять краще, ефективніше і цікавіше. Ви знімаєте контроль над задачами і даєте проявитися таланту інших, взяти відповідальність за результат на себе.

One to One. Як добре ви знаєте кожного члена своєї команди? Інструмент One to One допомагає точно дізнатися більше про кожного, а в деяких випадках віднайти таланти, які не очевидні. Важливо проводити це спілкування регулярно, щоб відстежувати зміни які відбулися. По-перше, ви побачите чи змінилася людина та її настрої за конкретний період, чи виконані ваші спільні домовленості з минулого разу. 

Використовуйте таск-менеджер системи. Усні домовленості можна не виконувати. Саме так вони сприймаються, тому важливо все фіксувати в єдиній системі, де кожен може бачити свої задачі до виконання і прогрес на зараз. Це може бути Jira, Asana, Trеllo або навіть нагадування в iPhone – будь-яка система, де можна фіксувати задачу, визначати відповідального, дату виконання, додавати опис та відривати доступ для команди. Забудьте про паперові блокноти: це є тільки у вас і ніхто інший не знає, що там написано. Ми живемо в швидкому світі, тому час один одного дуже цінний. Таск-менеджер допомагає позбавити людей беззмістовного спілкування і підвищити особисту та командну ефективність. 

Автоматизуйте все, що можливо. сьогодні ера AI, але це не так страшно, як може звучати. Це інструмент і важливо ним навчитися користуватися. Коли я почав використовувати його під виконання конкретних задач в команді, якість зросла на 50%, а часу пішло менше, ніж очікувалося. Наприклад написання політики, розробка бізнес-процесів або аналітика даних. А ще ви можете замінити комунікацію в соціальних мережах за допомогою API, ChatGPT  або працювати з документами та даними (підготовка великих звітів) використовуючи Gemini AI 2.0.

5 рішень для підтримки ресурсу команди із реального життя КОО ВГО «Асоціація сприяння самоорганізації населення»

Що означає «бути в ресурсі»? Це означає, що людина спроможна (має фізичні та психоемоційні ресурси) справлятися із труднощами, стресом, приймати важкі рішення і вмотивована досягати цілей. Джерело впливів на ресурс людини може бути з різних сторін (згадайте колесо балансу) і робота – одне із них. 

Безпечний простір у команді. Це атмосфера й стосунки, у яких люди в команді готові говорити правду, критикувати і пропонувати нові рішення, не боячись просити про допомогу та, за потреби, ділитися особистими труднощами та болями. Іншими словами, довіра і безпека, а не токсичне середовище.

Ритуали та звички в рутинній комунікації. Поскільки багато роботи повʼязано із комунікацією між собою, її важливо налагодити і зробити зрозумілою. У нашій організації всі розуміють коли використовується чат, а коли пошта; куди писати з питаннями узгодження прес-релізу і де питати про фінанси. У нас прийнято вітатися щоранку в чатику, ділитися сімейними успіхами, особистими досягненнями, просити про допомогу і говорити, коли потрібен додатковий онлайн. Якщо хтось планує працювати уночі і щось надсилати у чат, то просить вимкнути звук сповіщень і не реагувати на повідомлення до робочого часу.

Ресурсні наради. Командні наради поза онлайном та офісом і в локаціях для відпочинку вихідного дня, чані чи парку. У нашій організації помісячне планування, тож організувати наради з виїздом нескладно. За вибір місця відповідає людина, яка любить мандрувати. 

Традиції. Щороку напередодні різдвяно-новорічних свят наша команда грає у Таємного санту. Окрім того, в організації прийнято дарувати одна одній подарунки на свята, дні народження та привозити сувеніри із мандрів. 

Місце для всіх емоцій та емоційні чекіни. «Як ти зараз?» – це звичне питання в командній роботі. Якщо людині треба зараз побути самій і зникнути з чату, їй дають таку можливість. Якщо комусь потрібна підтримка або просто поплакати з кимось, нормально про це сказати або написати словами. У роботі ми постійно тримаємо руку на «емоційному тонометрі» команди (наприклад, через рефлексії, особисті розмови) і профілактуємо вигорання, якщо помічаємо його прояви.

Матеріал підготували: Владислав Кодацький, засновник та операційний керівник МГО «WE WORLD” та Світлана Дубина-Литвиненко, заступниця голови КОО ВГО “Асоціація сприяння самоорганізації населення”.