Конкурс на закупівлю готельних послуг та ресторанних послуг

В межах реалізації проєкту “Комплексна гуманітарна допомога постраждалим від конфлікту жителям України та громадянам третіх країн в Україні, Польщі, Румунії та Молдові”, що впроваджується у партнерстві з Diakonie Katastrophenhilfe за фінансування Міністерства закордонних справ Німеччини, Громадська організація “Психологічна підтримка та реабілітація “Вільний Вибір” проводить тендер на закупівлю готельних та ресторанних послуг для організації та проведення таборів для родин загиблих у відносно безпечних регіонах України, таких як Івано-Франківська, Львівська та Закарпатська області.

Про нас: Громадська організація “Вільний вибір” працює у сфері ветеранських справ з 2015 року. Ми надаємо індивідуальну та групову психологічну підтримку ветеранам та ветеранкам, захисникам та захисницям членам їхніх сімей, членам сімей загиблих, військовополонених та зниклих безвісти. 

Опис послуги:

В рамках проєкту заплановано проведення трьох таборів для родин загиблих. Кожен табір розрахований на 40 учасників (приблизно 10 родин і команда організаторів) та проходитиме у період з травня по жовтень 2025 року.

Точні дати проведення  

• 24.05.2025 – 03.06.2025; 

• 01.07.2025 – 12.07.2025;

• 01.09.2025 – 12.09.2025. 

Порядок надання послуг (24.05.2025 – 03.06.2025):

1. 24.05 – заїзд 15 організаторів, вечеря.
2. ⁠25.05 – заїзд учасників (приблизно 25 осіб).
3. 25.05 – 01.06 – проживання усіх осіб, трьохразове харчування
4. ⁠02.06 – сніданок та обід для 25 учасників (трьохразове харчування для 15 організаторів), виїзд учасників 
5. ⁠03.06  – сніданок, виїзд працівників (15 організаторів).

Порядок надання послуг (01.07.2025 – 12.07.2025):

1. 01.07 – заїзд 15 організаторів, вечеря.
2. ⁠02.07 – заїзд учасників (приблизно 25 осіб).
3. 02.07 – 10.07 – проживання усіх осіб, трьохразове харчування.
4. 11.07 – сніданок та обід для 25 учасників (трьохразове харчування для 15 організаторів), виїзд учасників.
5. 12.07  – сніданок, виїзд працівників (15 організаторів). 

Порядок надання послуг (01.09.2025 – 12.09.2025):

1. 01.09 – заїзд 15 організаторів, вечеря.
2. ⁠02.09 – заїзд учасників (приблизно 25 осіб).
3. 02.09 – 10.09 – проживання усіх осіб, трьохразове харчування.
4. 11.09 – сніданок та обід для 25 учасників (трьохразове харчування для 15 організаторів), виїзд учасників.
5. 12.09  – сніданок, виїзд працівників (15 організаторів). 

Послуги, які необхідно забезпечити:

1. Готельне розміщення: 
   • Проживання для 25 осіб (матері з дітьми) та 15 членів команди організаторів, загалом 40 осіб.
   • Розміщення у комфортних умовах (2-3 місні номери з окремими санвузлами).
   • Окреме розміщення команди від учасників.
   • Можливість організації трьох просторів для психологічних майстерень та групових занять.
   • Наявність рекреаційних зон поруч з готелем для активностей на вулиці (зелена зона, спортмайданчики тощо). 
2. Харчування:
   • Триразове харчування з можливістю врахування дієтичних обмежень та алергій.
   • Організація 9 кава-брейків.
3. Додаткові послуги:
   • Технічне оснащення – наявність проєктора, екранів, фліпчартів, аудіосистеми та стабільного Wi-Fi.
   • Ігрові зони та простір для занять дітей.
   • Перевагою буде можливість організувати рекреаційні заходи (екскурсії, поїздки до термальних вод, туристичні маршрути тощо). 

Вимоги до постачальників:

• Відповідність стандартам безпеки та комфорту.
• Гнучкість у наданні послуг та можливість адаптації під програму табору.
• Конкурентоспроможна цінова пропозиція
• Наявність на території готелю укриття або розташування в 10-хвилинній пішій доступності до укриття.
• Наявність генератора на випадок відключень електроенергії буде перевагою. 
• Належний рівень безпеки (та охорона і безпека гостей та їхнього особистого майна під час перебування в готелі).

Критерії оцінки пропозицій:

1. Можливість забезпечення проживання 40 учасників.
2. Можливість надання трьох просторів для групових занять.
3. Наявність рекреаційних зон поруч з готелем.
4. Можливість забезпечити трьохразовим харчуванням 40 осіб.
5. Можливість забезпечити кава-брейки.
6. Відповідність стандартам безпеки та комфорту.
7. Наявність на території готелю укриття або розташування в 10 -хвилинній пішій доступності до укриття.
8. Наявність генератора та належний рівень безпеки.
9. Наявність стабільного Wi-Fi.
10. Наявність ігрових зон та просторів для занять дітей.
11. Вартість послуг. 
12. Можливість розміщення в локації на всі 3 табори.
13. Логістична зручність (розташування, доступність транспорту).
14. Буде перевагою, якщо ви можете надати додаткові заходи (екскурсії, поїздки до термальних вод, туристичні маршрути тощо). В ціновій пропозиції вкажіть окремо прорахунок по цьому.

Кваліфікаційні вимоги до надавача послуг: 

• Суб’єкт підприємницької діяльності за законодавством України (юридична або фізична особа) з  досвідом роботи не менше 2-х років.

• Юридична особа, яка є учасником, не внесена до Єдиного державного реєстру осіб, які вчинили корупційні або пов’язані з корупцією правопорушення.
• Юридична особа, яка є учасником, не має заборгованості із сплати податків і зборів (обов’язкових платежів). 

Інші деталі: 

• Валютою тендерної пропозиції є гривня. Розрахунки здійснюватимуться у національній валюті України.
• Повна оплата здійснюється за фактично надані послуги шляхом перерахування коштів на розрахунковий рахунок Учасника на підставі рахунку та акту виконаних послуг. В заявці ви можете уточнити зручний для вас спосіб оплати.
• Готель, відповідно до чинного законодавства України, несе відповідальність за шкоду, заподіяну життю, здоров’ю або майну, що виникла в зв’язку з недоліками при наданні послуг. 

Умови подачі тендерних пропозицій:

Зацікавлені компанії мають подати комерційні пропозиції, що містять:

• Загальний опис послуг із зазначенням вартості.
• Документи, що підтверджують реєстрацію підприємства та право на здійснення відповідної діяльності.
• Бажана форма оплати (післяплата, відсоток передплати тощо).

Кінцевий термін подання пропозицій:

Заявки приймаються до 14.03.25 включно.

Контактна інформація:

Цінову пропозицію та супровідні документи надсилайте  на електронну пошту [email protected]

із темою листа “Готельні та ресторанні послуги до ГО “Вільний вибір”

Контактні номери:

+380 50 732 09 60

Ангеліна Актемірова – проєктна менеджерка 

+380 93 592 56 91

Замотайло Катерина – менеджерка по закупівлях