Асистент_ка із закупівель/Procurement Assistant

Загальна інформація про програму

Фонд «Партнерство за сильну Україну» (ФПСУ) — це багаторічна донорська програма, що реалізується під управлінням Міністерства закордонних справ, справ Співдружності націй та розвитку (МЗС) Великої Британії. Мета ФПСУ — зміцнення стійкості українського уряду, економіки, ЗМІ та громадянського суспільства шляхом надання відповідним партнерам критично важливої підтримки в реалізації проєктів.

Опис посади

Асистент із закупівель відіграє ключову роль у супроводі закупівельних і логістичних процесів у ФПСУ. Посада передбачає виконання різних адміністративних і закупівельних завдань з метою забезпечення безперебійної роботи програми. Асистент тісно співпрацюватиме з менеджером із закупівель та логістики, а також з іншими співробітниками закупівельного та операційного підрозділів з метою забезпечення ефективної реалізації закупівельних процесів, точного обліку та відповідності політикам організації та донорів.

Крім того, помічник із закупівель готуватиме та публікуватиме різноманітну тендерну документацію, проводитиме аналіз ринку та братиме участь у роботі тендерних комітетів. Для роботи на цій посаді необхідні добре розвинені організаційні навички, увага до деталей, уміння ефективно займатися кількома завданнями одночасно. Надзвичайно важливими є також комунікативні навички та вміння працювати в команді, адже посада передбачає комунікацію з фінансовим підрозділом, постачальниками та іншими зацікавленими сторонами з метою збору необхідної інформації та документів.

В ідеалі кандидат повинен мати освіту у сфері бізнес-адміністрування, фінансів або суміжних галузей, а також досвід роботи на адміністративних чи операційних посадах, бажано у міжнародних донорських програмах. Обов’язково також володіння Microsoft Office та гарні знання англійської мови.

Основні обов’язки

· Управління життєвим циклом мікрозакупівель від замовлення до оплати.

· Допомога у підготовці закупівельної документації, в тому числі запитів на пропозиції, меморандумів про переговори, дозволів на передання на субпідряд, відмов від прав.

· Актуалізації та ведення проєктних трекерів, закупівельної та інвентаризаційної документації.

· Підготовка та подання пакетів закупівельної документації та рахунків на оплату в співпраці з менеджером із закупівель.

· Ведення зрозумілих і прозорих закупівельних файлів для фіксування відповідності політикам Кімонікс і МЗС Великої Британії.

· Моніторинг субпідрядних договорів і договорів про закупівлю, забезпечення їхньої відповідності умовам, надання регулярних звітів.

· Контроль за роботою субпідрядників, досягненням результатів, рахунками, забезпечення відповідності погодженим замовленням на виконання робіт.

· Підготовка, проведення та публікація запрошень до участі в торгах (RFI, RFP, RFQ) та іншої тендерної документації.

· Проведення досліджень ринку.

· Участь у тендерних комітетах та складання супровідної документації.

· Підготовка договорів, субпідрядних договорів, додаткових угод.

· Допомога менеджеру з закупівель на всіх етапах тендерного процесу.

· Комунікація з фінансовим підрозділом і постачальниками з метою збору необхідної інформації та документації.

· Участь у архівуванні фінансової та закупівельної документації.

· Участь у підготовці щотижневих, піврічних, річних, а також позапланових звітів.

· Забезпечення відповідності політикам і процедурам Кімонікс і МЗС Великої Британії.

· Виконання інших завдань за дорученням менеджера із закупівель.

Кваліфікаційні вимоги

· Ступінь бакалавра в галузі бізнес-адміністрування, фінансів, права або суміжних галузей.

· Від 1 року відповідного досвіду роботи на адміністративних або операційних посадах (бажано у міжнародних донорських програмах).

· Досвід збору та аналізу бухгалтерських даних.

· Високий рівень комунікаційних навичок (усних і письмових).

· Добре розвинені організаційні та командні навички.

· Вміння одночасно працювати з великою кількістю завдань і розставляти пріоритети, висока увага до деталей.

· Володіння програмами Microsoft Office (Word, Outlook, Excel, PowerPoint).

· Уміння працювати в різноманітному колективі та підтримувати гарні робочі стосунки в умовах багатоетнічного, багатокультурного та багатодисциплінарного середовища.

· Усні та письмові навички англійської мови на середнього рівня чи вище.

· Гнучкість, ентузіазм, бажання навчатися.

Місце роботи

Робота в Україні.

Підпорядкування

Асистент із закупівель безпосередньо підпорядковується менеджеру із закупівель та логістики чи еквівалентній посаді.

Інструкції щодо подання резюме:

Подавайтеся за допомогою цього посилання до 21 березня 2025 р. Для позицій, де англійська мова є обов’язковою, бажано (але не обов’язково) надсилати резюме на англійській мові.  Закликаємо подавати заявки людям з інвалідністю. Заявки розглядатимуться на постійній основі. Без запитань по телефону, будь ласка. Кімонікс зв’яжеться з фіналістами.

PFRU-2 Recruitment – Candidate Application

Programme Background
The Partnership Fund for a Resilient Ukraine is a multi-year, multi-donor funded programme managed by the UK’s Foreign, Commonwealth and Development Office (FCDO). The aim of PFRU is to strengthen the resilience of the Ukrainian government, economy, media, and civil society by delivering essential resilience project support to relevant partners.

 Summary of Position

The Procurement Assistant plays a crucial role in supporting the procurement and logistics functions within the Partnership Fund for a Resilient Ukraine (PFRU). This position involves a variety of administrative and procurement-related tasks aimed at ensuring the smooth operation of the programme. The Procurement Assistant will work closely with the Procurement and Logistics Manager and the broader procurement and operations team to facilitate efficient procurement processes, maintain accurate records, and ensure compliance with organisational and donor policies.

 Additionally, the Procurement Assistant will draft and publish various solicitation documents, conduct market research, and participate in evaluation committees. This position requires strong organizational skills, attention to detail, and the ability to manage multiple tasks simultaneously. Effective communication and teamwork are essential, as the role involves liaising with the finance department, vendors, and other stakeholders to collect necessary information and documentation.

The ideal candidate will have a background in business administration, finance, or a related field, with experience in administrative or operations roles, preferably within international donor-funded programs. Proficiency in Microsoft Office and a good command of English are also required.

  Main Duties and Responsibilities

• Manage the order-to-pay lifecycle for micro-purchases.
• Assist in drafting procurement documents, including solicitations, negotiation memos, consents to subcontract, and waivers.
• Update and maintain project trackers, procurement, and inventory records.
• Prepare and submit procurement packages and invoices for payment in coordination with the Procurement Manager.
• Maintain clear and concise procurement files to document compliance with Chemonics and FCDO policies.
• Monitor subcontracts and purchase orders, ensuring compliance with terms and conditions. Provide regular status reports.
• Manage subcontractor activities, deliverables, and invoices, ensuring they align with approved work orders.
• Draft, conduct, and publish Invitations to Tender (RFIs, RFPs, RFQs) and other solicitation documents.
• Conduct market research.
• Participate in evaluation committees and draft supporting documents.
• Draft contracts, subcontracts, and modifications.
• Assist the Procurement Manager throughout the tender process.
• Liaise with the finance department and vendors to collect required information and documentation.
• Assist in archiving financial and procurement files.
• Contribute to weekly, semi-annual, annual, and ad hoc reporting.
• Ensure compliance with Chemonics and FCDO policies and procedures.
• Perform other duties as assigned by the Procurement Manager or design.

 Qualifications

• Bachelor’s degree in business administration, finance, legal, or other relevant fields.
• 1+ years of relevant administrative or operations experience (preferably in an international donor-funded program).
• Experience with the collection and analysis of accounting data.
• Strong communication skills, both oral and written.
• Good organisational and teamwork skills.
• Ability to manage and prioritise multiple tasks with excellent attention to detail.
• Proficiency in Microsoft Office programs (Word, Outlook, Excel, PowerPoint).
• Ability to work within a diverse team and maintain good working relations in a multi-ethnic, multi-cultural, and multi-disciplinary environment.
• Intermediate or higher proficiency in written and spoken English.
• Flexible, enthusiastic, and willing to learn.

 Place of Assignment

This position will be based in Ukraine.

Reporting
The Procurement Assistant will report directly to the Procurement and Logistics Manager or equivalent.

Application Details

Apply using the following link by March 21st. For roles requiring English language skills, English language CVs are preferred (but not required). We encourage to apply people with disabilities. Applications will be considered on a rolling basis. No telephone inquiries, please. Chemonics will contact finalists.

PFRU-2 Recruitment – Candidate Application