Фахівець(чиня) з закупівель і логістики/Procurement and Logistics Officer

Інформація про програму

Фонд «Партнерство за сильну Україну» (ФПСУ) — це багаторічна донорська програма, що реалізується під управлінням Міністерства закордонних справ, справ Співдружності націй та розвитку (МЗС) Великої Британії. Мета ФПСУ — зміцнення стійкості українського уряду, економіки, ЗМІ та громадянського суспільства шляхом надання відповідним партнерам критично важливої підтримки в реалізації проєктів із підвищення стійкості.

Короткий опис посади

Фахівець(чиня) з закупівель і логістики керуватиме всіма адміністративними, договірними та операційними питаннями, пов’язаними з закупівлею обладнання, товарів, робіт і послуг для ФПСУ в Україні. Він(вона) забезпечує дотримання стандартів якості та економічної ефективності всіх закупівель і відповідності правилам Кімонікс і МЗС Великої Британії. Фахівець(чиня) надаватиме рекомендації та контролюватиме дотримання співробітниками ФПСУ, грантоотримувачами та постачальниками вимог щодо закупівельних процесів, а також тісно співпрацюватиме з технічними підрозділами, в тому числі фондовим, проєктними менеджерами, технічними радниками, а також надаватиме іншу технічну допомогу протягом усієї програми.

Шукаємо ентузіастів, які прагнуть змінити життя людей в Україні на краще.

Основні обов’язки

Управління закупівлями

· Управління повним життєвим циклом закупівель товарів, обладнання, робіт і послуг.

· Допомога в розробці, аналізі та вдосконаленні технічних специфікацій для закупівельної документації.

· Оцінка заявок на закупівлю на предмет повноти, правильності та доцільності.

· Планування, розробка та проведення тендерів (RFI, RFQ, RFP) та інших тендерних процесів.

· Узгодження цін і договірних умов із постачальниками.

· Проведення аналізу обґрунтованості ціни/вартості.

· Керування роботою або участь в оціночних комісіях і розробка супровідних документів.

· Проведення комплексної перевірки постачальників, у тому числі аналізу реєстраційних даних.

· Збір і підготовка документації на переддоговірному етапі.

· Розробка, підписання та управління договорами та додатковими угодами, забезпечення виконання договірних зобов’язань.

Відносини з постачальниками

· Комунікація з постачальниками з метою збору необхідних даних і документації.

· Моніторинг і оцінка роботи постачальників.

· Ведення бази даних постачальників, контактів та списків попередньої кваліфікації.

Логістика та координація

· Управління графіком і статусом по кожному етапу поставки товарів чи надання послуг.

· Планування, координація та складання графіків прогнозування бюджету.

· Збір та аналіз даних на предмет правильності, управління ними.

· Підготовка та подання пакетів документів на оплату у співпраці з фінансовим підрозділом.

· Ведення та архівування закупівельних і фінансових файлів.

Звітність і дотримання правил

· Участь у підготовці планової та позапланової звітності за потреби.

· Забезпечення відповідності політикам і процедурам Кімонікс і МЗС Великої Британії.

· Допомога менеджеру із закупівель протягом тендерних процедур (за потреби).

· Виконання інших обов’язків за запитом.

Кваліфікація, досвід і навички

· Ступінь бакалавра в галузі ділового адміністрування, комерції, логістики, ланцюжків постачання або інженерних наук.

· Мінімум 3 роки відповідного досвіду на закупівельній посаді, бажано в міжнародній донорській програмі.

· Відмінне знання програм Microsoft Office 365.

· Володіння письмовою та розмовною англійською мовою на середньому рівні чи вище.

· Мотивація та високий рівень відданості командній роботі та гуманітарним принципам.

· Гнучкість, ентузіазм і готовність вчитися.

· Уміння працювати самостійно та бути ефективним членом команди.

· Впевненість в управлінні проєктами та персоналом.

· Уміння організовувати виконання численних завдань та розставляти пріоритети.

· Уміння працювати в різноманітному колективі та підтримувати гарні робочі стосунки в умовах багатоетнічного, багатокультурного та багатодисциплінарного середовища.

Додаткові переваги

· Сертифікати з закупівель або управління ланцюжками постачання.

· Професійний досвід роботи з системою планування ресурсів підприємства (ERP) чи інструментами електронних закупівель.

Місце роботи

Київ, Україна

Підпорядкування

Фахівець(чиня) з закупівель і логістики безпосередньо підпорядковується менеджеру із закупівель та логістики чи еквівалентній посаді.

Інструкції щодо подання резюме:

Подавайтеся за допомогою цього посилання до 21 березня 2025 р. Для позицій, де англійська мова є обов’язковою, бажано (але не обов’язково) надсилати резюме на англійській мові.  Закликаємо подавати заявки людям з інвалідністю. Заявки розглядатимуться на постійній основі. Без запитань по телефону, будь ласка. Кімонікс зв’яжеться з фіналістами.

PFRU-2 Recruitment – Candidate Application

Programme Background

The Partnership Fund for a Resilient Ukraine (PFRU) is a multi-year, multi-donor funded programme managed by the UK’s Foreign, Commonwealth and Development Office (FCDO). PFRU aims to strengthen the resilience of the Ukrainian government, economy, media, and civil society by delivering essential project support to relevant partners.

Summary of Position

The Procurement & Logistics Officer will manage all administrative, contractual, and operational aspects related to the procurement of equipment, commodities, works, and services for the Ukraine PFRU programme. This role ensures quality standards are met and all procurements are cost-effective and compliant with Chemonics and FCDO regulations. The officer will provide guidance and oversight to PFRU staff, grantees, and vendors regarding procurement processes and work closely with the technical team, including Fund department, Project Managers, Technical Advisors, and other technical assistance throughout the programme.

We seek individuals passionate about making a difference in the lives of people in Ukraine.

 Main Duties and Responsibilities

Procurement Management

• Manage the full lifecycle of procurements for commodities, equipment, works, and services.
• Assist in developing, reviewing, and refining technical specifications for procurement requests.
• Assess purchase requisitions for completeness, correctness, and appropriateness.
• Plan, draft, and conduct Invitations to Tender (RFIs, RFQs, RFPs) and other solicitation documents.
• Negotiate prices and contract terms with vendors.
• Conduct price/cost reasonability analysis.
• Lead or participate in evaluation committees and draft supporting documents.
• Conduct vendor due diligence, including assessment of registration data.
• Gather and develop pre-award documentation.
• Draft, sign, and manage contracts and modifications, ensuring fulfillment of contractual obligations.

 Vendor Relations

• Liaise with vendors to collect required data and documentation.
• Monitor and evaluate vendor performance.
• Maintain vendor database, contacts, and pre-qualification lists.

 Logistics and Coordination

• Manage the schedule and status for each delivery or service phase.
• Plan, coordinate, and schedule budget forecasts.
• Collect and analyse data for correctness and manage them.
• Prepare and submit payment request packages in collaboration with the finance department.
• Maintain and archive procurement and finance files.

 Reporting and Compliance

• Contribute to regular and ad hoc reporting as requested.
• Ensure compliance with Chemonics and FCDO policies and procedures.
• Assist the Procurement Manager throughout the tender process if required.
• Perform other duties as assigned.

 Qualifications, Background & Skills

• Bachelor’s degree in business administration, Commerce, Logistics, Supply Chain, or Engineering.
• Minimum of 3 years’ relevant experience in a procurement position, preferably in an international donor-funded program.
• Excellent knowledge of Microsoft Office 365 applications.
• Intermediate or higher proficiency in written and spoken English.
• Self-motivated with a strong commitment to teamwork and humanitarian principles.
• Flexible, enthusiastic, and willing to learn.
• Ability to work independently and as an effective team member.
• Confidence in managing projects and staff.
• Ability to organise and prioritize multiple tasks.
• Ability to work within a diverse team and maintain good working relations in a multi-ethnic, multi-cultural, and multi-disciplinary environment.

 Additional Assets

• Certificates in Purchasing, Procurement, or Supply Chain Management.
• Professional experience using an Enterprise Resource Planning system (ERP) or e-procurement tools.

 Place of Assignment

Kyiv, Ukraine

Reporting

The Procurement & Logistics Officer will report directly to the Procurement and Logistics Manager or equivalent.

Application Details

Apply using the following link by March 21st. For roles requiring English language skills, English language CVs are preferred (but not required). We encourage to apply people with disabilities. Applications will be considered on a rolling basis. No telephone inquiries, please. Chemonics will contact finalists.

PFRU-2 Recruitment – Candidate Application